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行政文件归档与存储管理标准化指南

一、前言

为规范企业行政文件的全生命周期管理，保证文件的完整性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，降低信息管理风险，特制定本指南。本指南明确了行政文件从形成到归档、存储、借阅至销毁的标准化流程，适用于企业各部门及所有涉及行政文件处理的人员。

二、适用范围与职责分工

（一）适用范围

本指南适用于企业各部门在日常行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质及电子文件，包括但不限于：

制度类文件（管理办法、规定、细则等）；

会议类文件（会议通知、议程、纪要、决议等）；

公文类文件（请示、报告、批复、函件等）；

合同协议类文件（各类业务合同、补充协议等）；

人事类文件（员工花名册、入职离职手续、考核记录等）；

资产类文件（资产台账、采购合同、验收报告等）；

其他具有保存价值的行政文件。

（二）职责分工

文件形成部门：负责本部门行政文件的规范拟制、审核、收集及初步整理，保证文件内容真实、格式完整。

行政管理部门：负责统筹文件归档与存储管理工作，制定分类规则、存储标准，监督各部门执行归档流程，定期组织档案清点与鉴定。

档案管理员：负责接收、登记、分类、编目、保管、提供利用档案，维护档案库房安全，执行档案借阅、销毁流程并做好记录。

分管领导：负责对重要文件的归档审批及销毁鉴定的最终审核。

三、行政文件归档管理标准化流程

（一）文件形成与收集

文件拟制

文件内容需符合企业公文规范，包含标题、主送机关、附件（如有）、发文机关、成文日期等要素；

电子文件采用统一格式（如Word、PDF），纸质文件使用A4纸张，字迹清晰、无涂改（特殊情况需加盖修改人印章）。

文件审核与签发

文件拟稿完成后，需经部门负责人审核，重要文件（如制度、合同）需报请分管领导签发；

审核通过后，标注“已审核”及审核人、签发人姓名（电子文件需添加电子签章）。

文件收集

部门指定专人*负责本部门文件的日常收集，保证文件正本与附件、电子版与纸质版同步收集；

收集范围：文件从拟稿至签发全过程的完整版本，不包括草稿（除非有特殊保存价值）。

（二）文件分类与编号

分类规则

采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；

二级分类（机构）：按文件形成部门划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”；

三级分类（问题）：按文件内容性质划分，如“制度文件”“会议纪要”“合同协议”。

编号规则

文件编号格式为：“部门代码-年度-流水号”，其中：

部门代码：用部门名称首字母缩写（如行政部为“XZB”，人力资源部为“RLB”）；

年度：文件形成年份的后两位（如2024年为“24”）；

流水号：按文件形成顺序从“001”开始编起，每年重新编号。

示例：“XZB-24-001”表示2024年行政部第1号归档文件。

（三）文件整理与装订

纸质文件整理

按文件编号顺序排列，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品；

检查文件页码是否连续，缺失页需补充并标注说明；

采用左侧装订，对超宽、超长的文件进行折叠，保证装订后平整不损毁。

电子文件整理

电子文件按“部门-年度-问题”建立文件夹层级，文件名与编号一致（如“XZB-24-001_2024年行政管理制度.docx”）；

电子文件需转换长期保存格式（PDF/A），重要文件需同时保存源文件及PDF版本；

电子文件禁止修改原始内容，确需修改需重新编号并标注版本号。

（四）归档移交

归档时间

纸质文件：每年6月30日前完成上一年度文件的归档移交；

电子文件：每月5日前完成上月文件的归档移交。

移交流程

移交部门填写《行政文件归档清单》（见模板1），详细列明文件编号、名称、页数、形成日期、密级等信息；

档案管理员核对文件数量、完整性及分类编号准确性，核对无误后在清单上签字确认；

双方各执一份《归档清单》，纸质文件由档案管理员入库，电子文件存储至企业档案管理系统。

（五）存储管理

纸质档案存储

档案库房需符合“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），配备温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%）；

档案柜采用统一规格，按编号顺序排列，柜面张贴“年度-部门”标签，便于查找；

定期（每季度）检查档案状况，发觉霉变、虫害等问题及时处理。

电子档案存储

电子档案存储于企业专用服务器或云存储平台，实施三级备份策略（本地服务器+异地容灾中心+云存储）；

定期（每月）验证备份数据的完整性，保证可恢复；

电子档案管理系统需设置权限管理，不同岗位人员按需分配读写、查看权限。

（六）借阅与利用

借阅申请

因工作需要借阅档案，需填写《行政文件借阅申请表》（见模板2），注明借阅文件编号、名称、用途、借阅期限及归还日期；

普通文件由部门负责人审批，密级文件（如涉密合同、未发布制度）需报