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企业资产管理与维护工具集

一、工具应用场景

本工具集适用于企业各类固定资产（如生产设备、办公设备、运输工具、仪器仪表等）的全生命周期管理，覆盖从资产入库、日常使用、巡检维护到报废处置的全流程，具体场景包括：

新购资产入账：企业新增资产时，完成信息登记、验收与建档；

资产日常巡检：定期对在用资产进行状态检查，及时发觉潜在问题；

故障维修与维护：资产出现故障或需定期保养时，规范申请、审批与执行流程；

闲置资产调配：对闲置或低效使用资产进行跨部门调配，提高资源利用率；

资产报废处置：对达到使用年限或损坏无法修复的资产，完成鉴定、审批与核销。

二、标准化操作流程

（一）新购资产入账流程

目标：保证新增资产信息准确、完整，实现资产台账及时更新。

步骤：

资产信息登记

采购专员根据采购合同与供应商发货单，在《资产基本信息表》中填写资产编号（按“类别-年份-序号”规则编制，如“EQ-2024-001”）、资产名称、规格型号、供应商、采购日期、采购金额、资产类别（生产类/办公类/运输类等）、存放位置等信息。

输出物：《资产基本信息表》（电子版）。

部门联合验收

资产运抵后，使用部门负责人、资产专员、采购专员共同参与验收：核对资产实物与登记信息是否一致（如型号、数量、配件），检查外观是否完好，测试基本功能是否正常。

验收合格后，三方在《资产基本信息表》上签字确认；若存在差异，需联系供应商处理并记录问题详情。

输出物：签字版《资产基本信息表》。

入库与台账更新

资产专员将验收合格的资产录入企业资产管理系统，分配唯一资产编号，并粘贴资产标签（含编号、名称、责任人等信息）。

更新《资产总台账》，同步记录资产状态为“在用”，并通知使用部门领用。

输出物：更新后的《资产总台账》（电子+纸质）。

资料归档

将采购合同、验收单、保修凭证、资产基本信息表等资料整理存档，电子版备份至指定服务器，保存期限至资产报废后5年。

（二）资产日常巡检流程

目标：实时掌握资产运行状态，预防故障发生，延长资产使用寿命。

步骤：

制定巡检计划

资产专员根据资产类别、使用频率及重要性，制定月度/季度巡检计划：明确巡检范围（如生产设备每周1次，办公设备每月1次）、巡检项目（外观完整性、运行参数、安全附件、使用记录等）、责任部门（使用部门自行巡检，资产专员抽查）。

输出物：《资产巡检计划表》。

执行巡检作业

使用部门巡检人按计划对资产进行检查，逐项记录《资产巡检记录表》：填写资产编号、巡检日期、巡检人，检查各项目结果（正常打“√”，异常需描述具体问题，如“设备异响”“屏幕显示不全”），并初步判断是否需维修。

资产专员每周随机抽取20%的资产进行复查，保证巡检真实性。

输出物：《资产巡检记录表》（纸质+电子）。

问题处理与跟踪

对巡检中发觉的异常问题，使用部门需在24小时内提交《维修维护申请表》，说明故障详情及紧急程度；若无需维修，需在备注栏说明原因（如“正常磨损，不影响使用”）。

资产专员跟踪问题处理进度，保证维修完成后及时更新资产状态，并在《巡检问题跟踪表》中记录处理结果。

（三）故障维修与维护流程

目标：规范维修申请、审批与执行，保障资产快速恢复使用，控制维修成本。

步骤：

提交维修申请

资产使用人发觉故障后，填写《维修维护申请表》，注明资产编号、故障现象、发生时间、使用人姓名及联系方式，并选择维修类型（日常保养/紧急维修/计划性大修）。

紧急维修可直接电话通知资产专员，事后24小时内补填申请表。

输出物：《维修维护申请表》。

审批与派工

日常保养由使用部门负责人审批；紧急维修由资产专员审批后直接派工；计划性大修需资产管理部门负责人审批。

审批通过后，资产专员根据故障类型选择维修方式：内部维修（安排企业维修人员）或外部维修（联系供应商/第三方服务商），并在派工单中明确维修时限。

输出物：审批通过的《维修维护申请表》、派工单。

维修执行与验收

维修人员按派工单要求进行维修，记录维修过程、更换配件及维修费用（若涉及）。

维修完成后，使用部门与资产专员共同验收：测试资产功能是否恢复正常，确认维修质量，双方在《维修验收单》上签字。

输出物：《维修验收单》、维修费用明细（外部维修）。

费用与台账更新

财务部门根据《维修验收单》和费用明细完成报销或付款；资产专员更新《资产总台账》中的“维修记录”字段，并将维修资料存档。

（四）资产报废处置流程

目标：规范报废资产审批与处置，避免资产流失，保证账实相符。

步骤：

报废申请鉴定

使用部门对达到报废条件（如使用期满、技术淘汰、损坏无法修复）的资产，填写《资产报废审批表》，注明资产编号、名称、报废原因、原值、已计提折旧等信息。

资产管理部门组织技术人员、财务人员、使用部门负责人成立鉴定小组，对资产进行技术鉴定（确认是否可修复）和价值评估（残值估算），