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会议记录模板及多场景使用指南

第一章不同会议场景下的记录要点

第一节项目进度推进会议

此类会议聚焦任务跟踪、问题解决与计划调整，记录需突出“进度-问题-行动”三要素。重点包括：各任务当前状态（完成百分比/延期原因）、需协调的资源、具体待办（负责人+截止时间）。例如：“负责的模块开发进度滞后3天，原因为第三方接口调试延迟，协调增派1名测试人员协助，10月25日前完成联调。”

第二节跨部门协调会议

核心是明确职责边界、解决协作冲突，需记录各部门诉求、共识点及争议解决方案。例如：“市场部需11月5日前完成推广素材，设计部反馈需产品部提供最终功能清单，决议：产品部于10月28日前提交清单，设计部11月2日前完成初稿，市场部*11月4日反馈修改意见。”

第三节决策与评审会议

需清晰呈现决策背景、备选方案、投票结果（如有）及执行责任人。例如：“关于项目预算方案，方案A（预算20万，周期2周）与方案B（预算15万，周期3周）经讨论，选择方案B，由负责调整预算明细，10月30日前提交财务部审核。”

第四节工作总结与规划会议

记录阶段性成果、未完成事项分析、下阶段目标及分解动作。例如：“第三季度客户满意度达92%，目标未完成主因为区域售后响应延迟，第四季度重点优化售后流程，目标提升至95%，具体动作：负责建立快速响应机制，*每周跟进执行情况。”

第五节客户需求沟通会议

需准确记录客户核心诉求、疑问解答、承诺交付内容及时间节点。例如：“客户提出需增加‘数据导出Excel’功能，确认技术可行性，承诺11月10日前提供原型方案，客户表示需同步培训操作人员，决议：培训由*负责，11月15日前完成。”

第二章会议记录标准化操作流程

第一节会前：精准筹备，记录无忧

明确会议目标：提前与主持人沟通，确认核心议题（如“确定产品上线时间”“解决跨部门协作堵点”），避免记录偏离主题。

梳理参会角色：列出主持人、核心发言者、决策者，重点关注其职责相关内容（如技术负责人需记录技术方案细节，市场负责人需记录用户反馈）。

准备辅助工具：获取会议议程、背景资料（如项目计划表、需求文档），标注重点议题；复杂会议可准备录音设备（需提前告知参会人员）。

第二节会中：高效捕捉，关键不遗漏

实时记录基础信息：填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（标注“缺席”及原因）。

按议程分层记录：每个议题下按“讨论内容-结论-待办”结构记录，例如：“议题：用户反馈问题处理；讨论：提出登录按钮无响应，排查为前端代码bug；结论：优先修复；待办：*负责代码调试，今日18:前测试上线”。

突出核心信息：用符号标注（如“★”表决议，“△”表问题，“○”表待办），避免流水账，重点记录“谁-做什么-何时完成”。

即时存疑确认：对模糊信息（如数据、时间）当场提问，例如“刚才提到的*方案截止日期是11月5日，对吗？”，保证准确性。

第三节会后：规范整理，闭环管理

24小时内完成初稿：趁记忆清晰整理笔记，补充遗漏细节（如讨论中的补充观点、数据来源），语言需简洁客观。

交叉核对关键信息：与主持人核对决议事项、待办负责人及截止时间，避免责任不清（如“*负责的A任务与B任务截止时间冲突，需确认优先级”）。

补充背景说明：对专业术语、缩写添加简要解释（如“ROI（投资回报率）”），方便非参会人员理解。

形成正式记录：按模板排版，添加“抄送”列表（参会人员、相关领导、存档部门），注明“如有异议请在24小时内反馈”。

第四节归档：分类留存，便捷追溯

规范命名存储：以“会议类型-日期-主题”命名文件（如“项目例会第三季度复盘”），存储在共享服务器指定路径（如“公司会议记录-2023年”）。

关联重要附件：将会议记录与相关文档（如方案、进度表）合并存档，避免信息分散。

定期跟踪回顾：月末整理当期会议记录，提炼关键决策和待办，形成《会议执行跟踪表》，跟进任务完成情况。

第三章通用会议记录模板与填写示例

第一节会议记录表结构说明

模块

核心内容

基本信息

会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席）、会议类型

会议议程

按顺序列出各议题（如“1.进度汇报2.问题讨论3.计划调整”）

讨论内容

每个议题下的发言要点、不同观点、数据支撑（如“*：开发完成80%，测试发觉3个bug”）

决议事项

经讨论达成的共识（如“同意延期3天上线，由*负责协调客户”）

待办任务

任务描述、负责人、截止时间、优先级（如“优化登录流程，*，10月27日，高”）

下一步计划

后续工作安排（如“11月1日召开第二次进度复盘会”）

附件清单

相关文档名称（如“项目进度表v3.0”“用户反馈汇总”）

备注

其他需说明事项（如“下次会议需财务部负责人参加”）

第二节模板填写示