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企业日常行政工作流程标准化管理规范与执行

一、适用工作场景

本规范适用于企业内部各类日常行政工作的标准化管理，涵盖行政事务审批、会议组织与管理、办公物资管理、行政档案管理、印章使用管理、差旅与接待管理等场景。通过统一流程与标准，保证行政工作高效、规范运行，减少沟通成本，提升管理透明度，同时为行政工作复盘与优化提供依据。

二、标准化操作流程

（一）行政事务审批流程

发起申请

责任人：申请人（部门员工或负责人）

操作内容：根据事项性质（如办公用品采购、场地使用申请、费用报销等），填写《行政事务审批单》，明确申请事项、详细说明、所需预算（涉及费用时）、附件材料（如报价单、场地使用需求表等）。

输出成果：《行政事务审批单》（纸质版或电子版，需申请人签字确认）。

部门初审

责任人：申请人所在部门负责人

操作内容：审核申请事项的必要性、预算合理性、与部门工作计划的关联性，确认无误后签字；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

时限要求：1个工作日内完成。

输出成果：部门负责人审批意见的《行政事务审批单》。

行政部审核

责任人：行政部专员

操作内容：初审通过后，行政部对申请事项的合规性（是否符合公司制度）、资源匹配性（如库存物资是否充足、场地是否可安排）进行审核；涉及费用事项，需核对预算额度及标准。

时限要求：1个工作日内完成。

输出成果：行政部审核意见的《行政事务审批单》。

分管领导审批

责任人：分管行政工作领导

操作内容：根据事项重要性（如单笔费用超过元、涉及跨部门协调等），对最终方案进行审批；重大事项需提交总经理审批。

时限要求：2个工作日内完成（重大事项可延长至3个工作日）。

输出成果：领导审批意见的《行政事务审批单》。

执行与反馈

责任人：行政部专员/申请人

操作内容：审批通过后，行政部根据事项类型组织执行（如采购物资、安排场地、办理报销等）；执行过程中需同步进度给申请人，完成后将结果反馈至申请人及相关部门。

时限要求：按审批意见中明确的时间节点完成。

输出成果：执行结果（如物资入库单、场地使用记录、报销凭证等）。

归档

责任人：行政部档案专员

操作内容：将《行政事务审批单》及相关附件、执行结果整理归档，电子档存入指定文件夹，纸质档按时间顺序装订存档。

时限要求：执行完成后3个工作日内完成。

（二）会议组织与管理流程

会议发起

责任人：会议申请人（部门负责人或项目组）

操作内容：明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板等），提前3个工作日填写《会议申请表》提交至行政部。

输出成果：《会议申请表》。

行政部协调

责任人：行政部专员

操作内容：根据会议申请，协调会议室（保证设备可用性）、准备物料（提前1天调试设备、摆放文具），并通过邮件/企业向参会人员发送会议通知（含议程、时间、地点、联系人）。

时限要求：会议申请提交后1个工作日内完成协调与通知。

输出成果：会议通知、会议室及物料准备确认。

会议召开

责任人：会议主持人、行政部现场支持人员

操作内容：主持人按议程主持会议，控制时间；行政部提前30分钟到场检查设备、签到（若需），发放会议材料（若有）；参会人员提前10分钟入场，关闭手机静音。

输出成果：会议记录（由专人负责记录关键内容、决议事项及行动项）。

会议纪要与归档

责任人：会议记录人、行政部专员

操作内容：会议结束后2个工作日内，整理会议纪要（含决议、行动项、责任人及完成时限），经主持人确认后发送至参会人员及相关部门；行政部将《会议申请表》、会议纪要、签到表等资料归档。

输出成果：正式会议纪要、归档材料。

三、常用模板工具

（一）《行政事务审批单》

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

申请事项

□办公用品采购□场地使用□费用报销□其他_________

详细说明

（需注明事由、用途、数量、预算等，可另附页）

附件材料

□报价单□需求表□其他_________

部门负责人意见

签字：_________日期：_________

行政部审核意见

签字：_________日期：_________

分管领导审批意见

签字：_________日期：_________

执行结果

（由执行人填写，如“已采购入库”“场地已安排”等）

归档编号

（由行政部填写）

（二）《会议申请表》

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

会议主题

会议目的

建议时间

年月日时分至时分

建议地点

□第一会议室□第二会议室□其他_________

参会人员

（姓名/部门/职务，可另附页）

会议议程

1._________2._________3._________

所需物料

□投影仪□白板□麦克风□其他_________

行政部协调意见

签字：_________日期：_________

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