会议纪要撰写规范与模板型文档.docVIP

会议纪要撰写规范与模板通用型文档

一、引言

会议纪要是会议过程与成果的书面化载体，准确、规范的会议纪要能够有效传递会议信息、明确责任分工、保障决策落地，为后续工作提供追溯依据。为统一公司内部会议纪要的撰写标准，提升信息传递效率，特制定本规范与通用模板。

二、适用范围

本规范适用于公司各类工作会议的纪要撰写，包括但不限于：

例会（如周例会、月度工作会）

专题会议（如项目推进会、问题研讨会、流程优化会）

决策会议（如预算审议会、方案评审会）

跨部门协调会议

临时性工作会议

三、撰写流程

会议纪要的撰写需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—定稿分发”的标准化流程，保证各环节衔接有序、信息完整。

（一）会前准备

明确会议核心信息

提前获取会议通知，记录会议主题、时间、地点、参会人员、议程及预期目标，明确会议类型（决策型、研讨型、通报型等），为后续记录方向奠定基础。

若涉及专项议题，提前收集相关背景资料（如项目方案、数据报表、上次会议纪要等），供记录时参考。

准备记录工具

根据会议规模选择记录方式：小型会议可优先采用电子文档实时记录（如Word、石墨文档），大型会议建议结合录音设备（需提前征得主持人同意）辅助记录，保证信息无遗漏。

预设会议纪要框架（如模板中的基础模块），按议程顺序预留记录区域，提升记录效率。

（二）会中记录

记录基础信息

准确填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人员（区分主持人、记录人、出席人员、列席人员，缺席人员需标注原因）。

聚焦核心内容

议程对应记录：按会议议程顺序逐项记录，避免信息混杂。每个议程需明确讨论背景、核心观点（标注主要发言人，如“总建议”“部门提出”）、分歧点及共识方向。

区分“讨论”与“决议”：对讨论过程中的不同观点可简要概括（如“部分成员认为方案A成本更低，另一部分成员担忧方案A周期过长”），但决议事项需记录最终结论（如“最终确定采用方案A，由*部门牵头优化成本预算”）。

标记关键行动项：对明确的任务、责任人和时间节点需重点标注（如“*需在X月X日前提交报告初稿”），避免后续遗漏。

注意语言客观性

记录时使用中性、客观的语言，避免加入个人主观评价（如“的发言毫无道理”应改为“对方案提出不同看法”）。

（三）会后整理

及时整理初稿

会议结束后24小时内完成初稿整理，趁记忆清晰时补充会中记录的简略信息（如未完整记录的数据、观点），保证内容连贯。

提炼核心信息

删除冗余内容（如重复讨论、与主题无关的闲聊），提炼决议事项、行动项、待办任务等关键信息，保证纪要逻辑清晰、重点突出。

对复杂议题可添加“会议小结”部分，简要总结会议成果（如“本次会议明确了项目Q3目标，分解为3项核心任务，责任到人”）。

信息核对与确认

初稿完成后，优先与主持人核对决议事项、行动项等关键内容，保证信息准确无误；涉及跨部门协作的，可请相关负责人确认责任分工及时间节点。

（四）定稿与分发

格式规范排版

按照本模板框架调整格式，保证字体统一（如标题黑体三号、宋体小四）、段落清晰、重点内容（如决议、行动项）可突出显示（如加粗、编号）。

按需分发与归档

纪要定稿后，根据会议范围分发至参会人员、相关部门及存档部门（如行政部、项目组），分发时注明“请查收并按行动项落实”。

电子版纪需统一存储至指定服务器或共享平台（如公司知识库），纸质版纪要需由记录人、审核人签字后归档，保存期限不少于2年。

四、模板框架

以下为通用会议纪要模板，可根据实际会议类型调整模块内容（如专题会议可增加“议题分析”模块，决策会议可增加“投票结果”模块）。

会议名称

会议编号

（按公司规则填写，如“ZY-2024-XX”）

会议时间

2024年X月X日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议XXX）

参会人员

主持人：总记录人：秘书出席人员：部门、部门、部门负责人列席人员：（项目组）

缺席人员

（事假）、（病假）

会议议程

1.议题一：XX项目进展汇报2.议题二：XX问题解决方案讨论3.议题三：下阶段工作安排

会议背景

（简述会议召开原因，如“为推进XX项目Q3目标落地，需协调解决跨部门资源调配问题”）

（一）主要讨论内容及观点

议程

讨论内容

核心观点（发言人）

议题一：XX项目进展汇报

*部门汇报当前项目进度、已完成工作、存在问题

*：项目已完成60%，但测试阶段发觉2个技术瓶颈，需研发部支持解决

议题二：XX问题解决方案讨论

针对客户反馈的XX问题，各部门提出解决方案

部：建议优化流程，缩短响应时间；部：需增加人员配置；*总：优先解决高频问题，3日内提交方案细化版

（二）决议事项

序号

决议内容

达成依据

1

确定XX问题解决方案：优化流程+增加1名临时支持人员，由*部负责3日内提交细化方