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行政文件归档管理模板文档分类与存档实用版

一、适用场景与核心价值

日常办公文件管理：对通知、报告、会议纪要、制度文件等常规行政文件进行系统性分类与存档；

项目周期文件归集：针对项目立项、实施、验收各阶段形成的合同、方案、总结等文件进行专项归档；

年度/专项审计支持：为年度审计、专项检查等提供规范、可追溯的文件档案；

历史文件查询与复用：通过标准化分类与编码，实现历史文件的快速定位与复用，提升办公效率。

通过使用本模板，可解决行政文件“归档随意、查找困难、管理混乱”等问题，保证文件分类科学、存档规范、使用便捷，同时满足合规性要求与内部管理需求。

二、标准化操作流程

（一）文件收集与初检

收集范围：涵盖行政活动中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：

上级单位下发的通知、批复、函件；

本单位发布的制度、规定、会议纪要、工作报告；

部门间往来的请示、批复、合作协议；

项目全过程的立项文件、实施方案、验收报告；

会议记录、活动方案、总结汇报等。

初检要求：

检查文件是否为最终定稿（非草稿、非修改稿），如为草稿需标注“草稿”字样；

确认文件内容完整，无缺页、漏页，附件齐全；

对破损、模糊的文件进行修复或复印，保证清晰可读。

（二）文件分类与编码

分类标准：采用“一级类目+二级类目+三级类目”三级分类法，保证分类逻辑清晰：

一级类目：按文件形成部门划分（如“综合管理部”“财务部”“人力资源部”“项目组”等）；

二级类目：按文件性质划分（如“制度类”“通知类”“会议类”“合同类”“项目类”等）；

三级类目：按文件年份或具体事项划分（如“2024年”“项目”“会议”等）。

示例：“综合管理部-制度类-2024年”“项目组-项目-实施阶段”。

编码规则：采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”组合编码，保证唯一性与可追溯性：

部门代码：用部门名称首字母缩写（如“综合管理部”为“ZHG”“财务部”为“CW”）；

文件类型代码：用文件性质首字母缩写（如“制度类”为“ZD”“通知类”为“TZ”“会议类”为“HY”）；

年份：用4位数字（如“2024”）；

流水号：用3位阿拉伯数字（按归档顺序从001开始）。

示例：“ZHG-ZD-2024-001”表示“综合管理部2024年制度类第1号文件”。

（三）文件整理与装订

整理要求：

同一编码的文件按形成时间顺序排列；

移除文件中的金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用牛皮纸袋或文件夹封装；

涉密文件需单独封装，标注“密级”及“保密期限”。

装订规范：

纸质文件采用左侧装订，保证页码完整、无倒页；

超过A4纸大小的文件按折叠标准（A4幅面）折叠，文字向外、标题露在外面；

装订后加装档案卷皮，卷皮需包含文件名称、编码、形成部门、归档日期、保管期限等基本信息。

（四）归档登记与上架

归档登记：使用《归档登记表》（详见第三部分）逐项登记文件信息，包括文件名称、编码、形成部门、责任人、归档日期、存放位置、页数、备注等，保证登记信息与实物一致。

上架存放：

按编码顺序排列档案盒，标注档案盒编号（与编码一致）；

档案盒垂直存放于专用档案柜，避免挤压；

档案柜外张贴分类标签，标注一级类目（如“综合管理部”）及编码范围，便于快速定位。

（五）借阅与归还管理

借阅申请：员工需填写《借阅登记表》（详见第三部分），注明借阅人信息、部门、借阅文件名称及编码、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人审批后借阅。

借阅规则：

涉密文件需经单位分管领导审批，借阅时由行政专员全程陪同；

借阅人对文件安全负责，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得擅自复制；

借阅期限届满需及时归还，如需续借需提前1天申请，续借不超过2个工作日。

归还核验：行政专员核对文件完整性无误后，在《借阅登记表》上标注归还日期，恢复档案原状。

（六）定期检查与销毁

定期检查：每季度对档案进行一次清点检查，查看是否有虫蛀、受潮、丢失等情况，发觉问题及时处理；每半年对档案存放环境（温湿度、防火防潮设施）进行检查，保证符合档案管理要求（温度14-24℃，湿度45-60%）。

到期销毁：对达到保管期限的文件（如保管期限为1年的临时通知、3年的常规报告等），由行政部牵头，会同形成部门及档案管理员共同鉴定，填写《文件销毁审批表》，经单位负责人审批后，由2人以上监销，保证信息无法恢复，并做好销毁记录。

三、核心工具表格模板

（一）文件分类目录表（示例）

一级类目

二级类目

三级类目

文件编码示例

备注（文件类型）

综合管理部

制度类

2024年

ZHG-ZD-2024-001

《公司考勤管理制度》

综合管理部

会议类

年度总结会

ZHG-HY-2024-002

2024年度总结会议纪要

财务部

报告类

季度财务

CW-BG-2024-003

2024年第一季度财务