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采购流程及审批表单全解析

一、适用范围与典型场景

本流程及表单适用于企业各类采购业务，包括但不限于：日常办公用品采购、生产原材料采购、固定资产采购（如设备、办公家具）、服务类采购（如咨询、维修）等。典型场景包括：新项目启动需采购专用设备、办公耗材库存不足需补货、突发设备故障需紧急更换配件等。无论是常规采购还是紧急采购，均需遵循规范流程，保证采购合规、成本可控、责任可追溯。

二、采购全流程操作指南

采购流程需按以下步骤依次执行，各环节责任人需明确职责，保证信息传递准确、审批高效。

1.需求发起与部门初审

责任人：需求部门经办人（如行政专员、生产计划员）

操作说明：

需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间及预算科目。

需求部门负责人（如部门经理*）对采购的必要性、需求合理性及预算匹配性进行初审，确认无误后在《采购申请表》上签字审批，并提交至采购部门。

产出物：《采购申请表》（部门负责人签字版）

2.采购部门审核与预算核查

责任人：采购专员、采购经理

操作说明：

采购部门接收《采购申请表》后，重点审核：采购需求是否符合公司政策、规格参数是否明确、预估单价是否合理（可通过市场询价初步判断）。

财务部门同步核查采购预算，确认预算余额充足或是否需启动超预算审批流程。若预算不足，需求部门需调整采购需求或补充预算说明。

审核通过后，采购部门根据采购金额及物品类型确定采购方式（如公开招标、询价比价、单一来源采购等）。

产出物：审核通过的《采购申请表》、采购方式确认记录

3.采购执行与供应商选择

责任人：采购专员*、采购评审小组（如需）

操作说明：

询价比价：对于金额较小（如低于5000元）或标准化物品，至少向3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、交期、售后等，选择最优供应商。

招标采购：对于金额较大（如超过5万元）或重要项目，需组织公开招标，发布招标公告、接收投标文件，由评审小组（含采购、技术、财务人员）评标，确定中标供应商。

合同签订：确定供应商后，采购部门拟定采购合同，明确双方权利义务（如质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等），经法务部门（如设）审核、采购经理及分管领导签字后，与供应商正式签订。

产出物：询价比价记录、招标文件（含评标报告）、采购合同（签字版）

4.订单下达与履约跟踪

责任人：采购专员*

操作说明：

采购部门根据采购合同向供应商下达《采购订单》，订单内容需与合同一致（品名、规格、数量、价格、交付时间等）。

采购专员实时跟踪订单履约进度，提前与供应商确认发货时间、物流方式，保证物品按时交付。若遇延迟，需及时协调并通知需求部门。

产出物：《采购订单》、履约跟踪记录

5.验收与入库

责任人：需求部门验收人、仓库管理员

操作说明：

物品送达后，需求部门与仓库管理员共同验收：核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查外观质量、功能参数是否符合要求，并出具《验收单》。

对于服务类采购（如设备维修），需由需求部门确认服务内容、质量及完成时间，并在《验收单》上签字。

验收合格后，仓库管理员办理入库手续，登记库存台账；验收不合格的，需及时通知采购部门与供应商协商退换货或索赔。

产出物：《验收单》（验收人签字版）、入库记录

6.付款申请与财务审核

责任人：采购专员、财务审核员、财务经理*

操作说明：

采购部门收集完整付款资料（采购合同、《采购订单》、《验收单》、供应商发票等），填写《付款申请单》，提交财务部门。

财务部门审核资料完整性、金额准确性、合同条款与付款条件是否匹配，确认无误后按公司付款流程安排付款（如银行转账、支票支付）。

产出物：《付款申请单》、付款凭证

三、标准采购审批表单模板

采购申请表

基本信息

内容

申请部门

申请人

申请日期

年月日

采购类型□办公用品□原材料□固定资产□服务□其他：

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

预算信息

预算科目

资金来源

□部门预算□项目预算□其他：

审批意见

需求部门负责人

签字：日期：年月日

采购部门审核

□同意□不同意（请注明原因）：

财务部门审核

□预算充足□需超预算审批

分管领导审批

签字：日期：年月日

总经理审批（如需）

签字：日期：年月日

附件清单

□需求说明□比价记录□技术参数要求

采购验收单

基本信息

内容

采购订单号

供应商名称

验收日期

年月日

验收地点

验收明细

序号

物品名称

1

2

验收结论

□合格□不合格（不合格原因说明：）

需求部门验收人

签字：日期：年月日

仓库管理员

签字：日期：年月日

采购部门确认

签字：日期：年月日

四、关键操作要点与风险提示

1.预算与审批控制