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行政办公室工作流程手册

前言

本手册旨在规范行政办公室的日常工作流程，明确各岗位职责与操作标准，提高工作效率与质量，确保办公室各项事务有序运转，为单位整体运营提供坚实的行政保障。全体行政办公室人员应认真学习并严格遵照执行。本手册将根据实际工作情况适时修订与完善。

一、日常办公事务管理

1.1办公环境维护

办公环境是保障高效工作的基础。每日早晨上班后，值日人员应首先对公共办公区域进行清扫，包括地面整洁、桌面整理、绿植养护等。下班前，需检查各区域电源是否关闭、门窗是否锁好，确保安全。定期组织对办公环境的全面清洁与整理，营造整洁、有序、舒适的工作氛围。各部门人员应自觉维护个人办公区域的整洁，共同爱护公共环境。

1.2办公用品管理

办公用品的规范管理是控制成本、保障供应的关键。

*申领：各部门根据实际需求，填写《办公用品申领单》，经部门负责人签字后，提交至行政办公室。行政办公室对申领需求进行审核，确认合理性。

*采购：行政办公室根据审核通过的申领单及办公用品库存情况，制定采购计划。采购应遵循货比三家、性价比优先的原则，选择合格的供应商。

*入库与发放：办公用品采购回来后，需进行数量和质量核对，确认无误后登记入库。发放时，领用人需在领用登记本上签字确认，以确保账实相符。行政办公室应定期对办公用品库存进行盘点，确保库存合理，避免积压或短缺。

1.3文件收发与流转

文件是单位信息传递的重要载体，其流转效率直接影响工作开展。

*收文：外来文件由行政办公室统一接收、登记，包括文件名称、文号、来源、接收日期等信息。随后根据文件内容和性质，提出拟办意见，呈送相关领导批阅。领导批示后，按照批示意见分发给相关承办部门或人员。

*发文：各部门拟制的文件，需经部门负责人审核后，提交行政办公室进行格式规范、文字校对等初步审核。审核通过后，按规定程序报请领导签发。文件签发后，由行政办公室负责编号、排版、印制、用印，并进行发文登记、分发。

*传阅：对于需要多部门或多人传阅的文件，行政办公室应明确传阅顺序和时限，确保文件及时流转，阅后及时收回，避免遗失或延误。

1.4会议服务

高效的会议服务是保障会议顺利进行的重要环节。

*会前准备：接到会议通知后，行政办公室需确认会议时间、地点、参会人员、会议主题及议程。根据会议需求，预订会议室，准备会议所需的设备（如投影仪、麦克风、音响等）、文具、资料、茶水等，并提前进行调试和布置。如需发送会议通知，应确保通知及时、准确送达每位参会人员。

*会中服务：会议期间，行政办公室人员应提前到达会场，引导参会人员就座，检查设备运行情况。会议进行中，做好茶水供应、会议记录（根据需要）、突发事件的应急处理等工作，维持良好的会议秩序。

*会后工作：会议结束后，及时清理会场，整理会议资料，回收可重复使用的物品。根据需要，协助相关部门整理会议纪要，并按规定分发和存档。

1.5印信管理

单位印信是权力和责任的象征，必须严格管理，规范使用。

*印章保管：各类印章应指定专人保管，妥善存放于安全之处。保管人员离岗时，应将印章锁好，不得随意委托他人代管。

*用印审批：使用印章须履行审批手续，填写《用印申请单》，经相关领导批准后方可用印。对于重要文件或超出常规范围的用印，须报请单位主要领导审批。

*用印登记：每次用印均需在《用印登记簿》上详细记录用印日期、文件名称、用印事由、批准人、用印人等信息，以备查验。严禁在空白纸张、介绍信或未审核的文件上加盖印章。

*介绍信管理：开具介绍信同样需履行审批手续，内容应明确、具体。存根应妥善保管，以备核查。

1.6IT设备及网络支持

保障IT设备正常运行和网络畅通是现代办公的基本要求。

*设备日常维护：行政办公室应建立IT设备台账，对办公电脑、打印机、复印机、网络设备等进行登记管理。定期进行设备检查和维护，确保设备正常运行。

*故障处理：当IT设备或网络出现故障时，行政办公室人员应及时响应，进行初步诊断和处理。对于无法自行解决的故障，应及时联系专业维修人员或服务商，并跟踪维修进度，确保尽快恢复正常。

*软件与信息安全：负责办公软件的安装、升级与维护，指导员工正确使用。加强网络信息安全管理，提醒员工注意防范病毒、木马等安全风险，定期进行数据备份。

二、资产管理

2.1固定资产管理

固定资产是单位开展工作的重要物质基础，应加强全生命周期管理。

*登记入库：新购入的固定资产，由行政办公室负责组织验收，核对规格、型号、数量、金额等信息，验收合格后及时办理入库手续，建立固定资产卡片，详细记录资产信息。

*领用与转移：各部门领用固定资产时，需办理领用手续，明确使用责任人。资产在部门间转移时，应办理转移登记手续，更新