公司会议预订与设施申请工具一体化模板.docVIP

公司会议预订与设施申请一体化工具模板说明

一、适用工作情境

本工具适用于企业内部各类会议及配套设施申请场景，覆盖以下常见需求：

常规会议：部门周会、月度总结会、项目进度同步会等固定周期会议；

专项研讨：产品方案评审、技术难点攻克、跨部门协作对接等议题型会议；

活动接待：客户来访洽谈、合作伙伴交流、内部培训讲座等需外部参与或特殊安排的会议；

应急会议：突发事务讨论、临时决策会议等需快速响应的紧急安排。

通过一体化流程，实现会议预订与设施申请（如投影设备、会议室、茶歇、白板等）的同步管理，避免重复沟通，提升资源调配效率。

二、全流程操作指南

步骤1：发起申请——填写基础信息

登录公司内部办公系统，进入“会议与设施预订”模块，“新建申请”；

填写会议核心信息：

会议主题：简洁明确，如“Q3产品迭代方案评审会”；

会议类型：下拉选择“常规会议/专项研讨/活动接待/应急会议”；

申请人：自动关联工号，无需手动填写；

申请部门：选择对应部门，如“产品研发部”；

会议时间：精确到开始-结束时间（需避开已预订时段，系统自动冲突检测）；

预计时长：填写会议预计持续时间（如“2小时”）；

参会人数：预估参会人数（含申请人），用于匹配会议室容量；

会议地点：系统根据人数、设备需求推荐可选会议室（或手动指定）；

会议目的：简要说明会议核心目标（如“确定产品功能优先级”）。

步骤2：设施需求——勾选配套资源

在“设施申请”板块，根据会议需求勾选所需设施（支持多选）：

基础设备：投影仪、音响系统、视频会议终端、麦克风、白板、马克笔；

环境布置：横幅制作、桌型排列（课桌式/圆桌式/剧院式）、绿植摆放；

服务支持：茶歇（含饮品、点心）、会议记录、摄影摄像、技术支持人员；

其他需求：特殊说明（如“需提前测试视频会议设备连接稳定性”）。

勾选后系统自动关联资源状态（如“投影仪-3号会议室可用”），若资源冲突需更换备选方案。

步骤3：提交审批——触发流程流转

确认信息无误后，“提交申请”；

系统根据会议类型及部门层级自动匹配审批链：

常规会议：部门负责人*经理审批→行政部备案；

跨部门会议：部门负责人经理审批→涉事部门负责人总监会签→行政部备案；

大型活动/接待类会议：部门负责人经理审批→行政部负责人总监审批→分管副总*总审批；

应急会议：申请人直接提交至部门负责人*经理加急审批，1小时内完成流程。

审批通过后，系统自动发送确认通知至申请人及参会人员；驳回时需注明原因，申请人修改后可重新提交。

步骤4：预订确认——资源锁定与准备

行政部收到审批通过通知后，1个工作日内完成以下操作：

锁定会议室及设施资源，在系统内更新“已预订”状态；

按需求联系供应商（如茶歇、横幅）确认交付时间；

若需技术支持，提前协调IT人员到场调试设备；

通过系统向申请人发送《会议预订确认函》，包含：会议地点、设施清单、联系人及电话（内部短号）。

步骤5：会议前准备——二次核对与提醒

会议前1天，申请人登录系统查看“会议准备清单”，确认：

会议室设备（投影仪、麦克风等）是否正常可用；

茶歇、横幅等是否按时送达；

参会人员是否收到会议提醒（系统自动发送日历邀请）；

如遇特殊情况（如设备故障、时间冲突），行政部需提前2小时联系申请人协商调整方案。

步骤6：会后反馈与归档

会议结束后，申请人需在系统内填写《会议反馈表》：

实际参会人数、会议时长、设施使用情况（如“投影仪使用正常，麦克风音量清晰”）；

设施损坏或遗失需注明（如“白板笔遗失1支，后续申请补领”）；

会议纪要（作为附件，便于查阅）；

行政部确认反馈信息后，标记该申请为“已完成”，资源状态释放至可用池；系统自动归档所有数据，形成部门会议记录台账。

三、核心工具表格模板

表1：会议预订与设施申请表（发起阶段填写）

字段名称

填写要求

示例

会议主题

简洁明确，不超过20字

Q3产品迭代方案评审会

会议类型

下拉选择（常规/专项/接待/应急）

专项研讨

申请人

系统自动关联，无需填写

——

申请部门

选择对应部门

产品研发部

会议时间

精确到“YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM”

2023-10-2014:00-16:00

预计时长

数字+单位（小时/分钟）

2小时

参会人数

预估总人数（含申请人）

8人

会议地点

系统推荐或手动选择

3号会议室（20人）

会议目的

简述核心目标

确定产品功能优先级及排期

所需设施

勾选（多选）

投影仪、白板、马克笔、茶歇

特殊需求

文本框填写（选填）

需提前30分钟调试视频会议设备

附件

会议议程（如有）

《Q3产品迭代议程.pdf》

表2：会议设施使用清单与反馈表（会后填写）

字段名称

填写要求

示例

会议编号

系统自动

MT20231020001

实际参会人数

填写实际到场