项目合同管理模板规范合同执行流程.docVIP

一、适用范围与典型应用场景

二、合同执行全流程操作指南

（一）合同签订前准备阶段

需求与可行性确认

项目发起部门（如项目部）需明确项目目标、交付范围、预算、时间节点等核心要素，形成《项目需求说明书》。

法务部协同业务部门对合作方（供应商/客户）的资质进行审查，包括营业执照、相关行业许可证、过往合作案例等，保证合作方具备履约能力。

合同条款拟定

业务部门根据需求拟定合同明确双方权利义务、交付标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。

法务部对条款合规性、法律风险进行审核，重点检查金额、期限、责任划分等关键内容，形成《合同审核意见表》。

内部审批

项目负责人将《项目需求说明书》《合同草案》《审核意见表》提交至部门负责人审批。

涉及重大金额（如超过万元）或高风险条款时，需升级至分管副总或总经理审批，审批通过后方可进入签订环节。

（二）合同签订与备案阶段

合同签署

双方授权代表在合同文本上签字盖章，保证签字人与授权委托书一致，合同份数满足双方及备案需求（如正本2份，副本X份）。

电子合同需通过合法电子签章平台签署，保证签署过程可追溯、文件不可篡改。

合同分发与备案

签署后3个工作日内，行政部将正本分存档案室，副本分发至项目部、财务部、法务部等相关部门。

法务部在合同管理系统中录入合同关键信息（编号、签订日期、金额、履行期限等），《合同台账》。

（三）合同执行过程跟踪阶段

任务分解与责任分配

项目部根据合同约定，将项目拆解为可执行的任务包，明确每个任务的责任人、起止时间、交付成果，形成《项目任务分解表》。

责任人需每周更新任务进度，在《合同执行进度跟踪表》中记录实际进展与计划的偏差情况。

进度与质量监控

项目部每周召开项目例会，同步执行进度，协调解决跨部门协作问题（如资源调配、需求变更）。

业务部门需按合同约定对交付成果进行阶段性验收，填写《阶段性验收确认单》，由双方签字确认后存档。

风险预警与应对

当进度滞后超过7天、成本超支超过5%或出现重大质量问题时，责任人需在24小时内提交《风险预警报告》，说明原因及应对措施，报项目负责人审批后执行。

（四）合同变更管理阶段

变更申请

因需求调整、外部环境变化等需变更合同时由需求部门提交《合同变更申请表》，注明变更内容、原因、对成本/进度/质量的影响及双方协商结果。

变更审批

《合同变更申请表》经原审批流程审核（重大变更需重新走审批），法务部根据审批结果拟定《合同补充协议》，明确变更条款及生效条件。

变更执行与备案

双方签署《合同补充协议》后，项目部更新《项目任务分解表》和《合同执行进度跟踪表》，法务部在合同管理系统中同步变更信息，保证台账与实际一致。

（五）项目验收与结算阶段

最终验收

项目完成后，项目部组织业务部门、法务部及合作方进行最终验收，对照合同约定检查交付成果的完整性、合规性，填写《项目验收报告》，双方签字盖章确认。

结算资料提交

乙方（或收款方）根据验收结果开具合规结算凭证（如结算清单、发票扫描件），附《验收报告》《合同执行进度跟踪表》等资料提交至甲方（或付款方）财务部。

付款审批与执行

财务部审核结算资料的完整性与合规性，确认无误后提交付款审批，按合同约定付款方式（如分期付款、里程碑付款）办理付款，保留付款凭证（如银行回单）存档。

（六）合同归档阶段

资料整理

项目部在合同履行结束后30日内，整理合同正本、补充协议、审批文件、验收报告、结算凭证、沟通记录等全套资料，形成《合同归档清单》。

档案移交与保管

行政部根据《合同归档清单》接收档案资料，按“一合同一档”原则编号归档，电子档案同步存储至企业档案管理系统，保管期限不少于合同履行结束后5年。

三、核心管理模板清单

1.合同基本信息表

字段名称

示例内容

填写说明

合同编号

CG-2024-IT-001

按年份-部门-类别-序号规则编制

合同名称

企业CRM系统开发项目合同

需体现项目核心内容

甲方信息

科技有限公司；地址：市区；联系人：*经理

全称、地址、联系人及职务

乙方信息

信息技术有限公司；地址：市区；联系人：*主管

同左

签订日期

2024年3月15日

实际签署日期

合同金额

人民币50万元（大写：伍拾万元整）

需注明币种及大小写

履行期限

2024年4月1日至2024年9月30日

起止日期

主要条款摘要

交付成果：CRM系统V1.0；验收标准：符合甲方《需求说明书》第3章

核心条款简要说明

负责人

项目部*主管

甲方项目负责人

2.合同执行进度跟踪表

任务名称

计划开始时间

计划完成时间

实际开始时间

实际完成时间

进度状态（正常/滞后/提前）

偏差原因（如有）

责任人

需求调研

2024-04-01

2024-04-15

2024-04-01

2024-04-18

滞后3天

甲方需求确认延迟

*专员

系统