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产品开发流程文档管理模板（版本与修改记录型）

适用场景与价值

在产品开发全生命周期中，涉及需求文档、设计方案、测试报告、用户手册等多类核心文档。需求迭代、技术优化或团队协作推进，文档内容需频繁更新。本模板通过标准化版本控制与修改记录管理，保证文档变更可追溯、责任可明确，避免版本混乱导致的协作低效或信息偏差，尤其适用于跨部门协作、多版本并行开发及合规审计场景。

文档管理操作流程

1.初始文档创建与版本初始化

操作主体：文档编写人（如产品经理、研发工程师）

操作步骤：

（1）确定文档类型（如《需求规格说明书》《技术架构设计文档》），明确文档编号规则（示例：PRD-PROD-V1.0，其中PRD为文档类型缩写，PROD为产品代号，V1.0为初始版本号）。

（2）编写文档初稿，内容需完整覆盖当前阶段的核心信息（如需求背景、功能描述、技术参数等）。

（3）在文档封面或页眉标注“初始版本”，并填写《版本与修改记录表》中的初始信息（版本号、创建日期、创建人、文档状态为“草稿”）。

输出物：初始文档草稿、初始版本记录表。

2.修改申请与内容更新

操作主体：文档修改发起人（如需求方提出变更、研发人员发觉设计缺陷）

操作步骤：

（1）发起人填写《文档修改申请单》，说明修改原因（如“用户反馈功能操作不便，需优化交互流程”）、修改内容概要及影响范围（如“涉及前端界面调整，不改变后端接口逻辑”）。

（2）将申请单提交至文档负责人（如项目经理）或直接相关领域审核人（如技术负责人）。

（3）审核通过后，修改人根据申请内容更新文档，并在文档中使用修订模式标注修改处（如高亮文本、添加批注），保证修改痕迹可识别。

（4）更新《版本与修改记录表》，新增一条待审核记录，包含修改日期、修改人、修改内容摘要、当前文档状态为“待审核”。

输出物：文档修改申请单、修订版文档、待审核版本记录表。

3.审核与批准流程

操作主体：审核人（如产品负责人、技术负责人）、批准人（如项目总监*）

操作步骤：

（1）审核人对照《文档修改申请单》检查修订版文档，重点审核：修改必要性是否符合项目目标、内容准确性是否与技术方案一致、逻辑完整性是否覆盖变更需求。

（2）审核通过后，审核人在《版本与修改记录表》中填写审核意见并签字；若需修改，退回修改人并注明修改意见，重复步骤2-3。

（3）批准人审核通过后，在记录表中签字确认，文档状态更新为“已发布”，并新版本号（规则：原版本号末位数字+1，如V1.0→V1.1；若重大修订，可升级主版本号，如V1.1→V2.0）。

输出物：审核通过的版本记录表、已发布新版本文档。

4.版本发布与归档

操作主体：文档管理员（如行政支持或项目助理）

操作步骤：

（1）将已发布的最新版本文档至指定文档管理系统（如企业内网共享文件夹、协同平台），文件名格式统一为“文档编号_版本号_发布日期”（示例：PRD-PROD-V1.1。

（2）在文档管理系统中创建历史版本归档文件夹，将旧版本文档（如V1.0）移归档，并保留至少3个历史版本供追溯。

（3）更新《版本与修改记录表》中的文件存储路径、发布日期及文档状态为“已归档”。

（4）通知项目组所有成员最新版本文档的获取路径及生效日期。

输出物：归档的历史版本文档、最新版本文档存储记录、通知邮件/消息记录。

5.历史版本追溯

操作主体：项目组成员、审计人员

操作步骤：

（1）通过文档管理系统或《版本与修改记录表》查询文档历史版本列表，按版本号或日期筛选目标版本。

（2）从归档文件夹中调取历史版本文档，对比查看修改痕迹（如修订模式批注、版本记录表中的修改内容摘要）。

（3）如需追溯修改原因，查阅对应版本的《文档修改申请单》及审核意见，明确变更发起人、审核人及决策依据。

输出物：历史版本文档、修改追溯报告（如需）。

版本与修改记录表结构

序号

版本号

文档名称

修改日期

修改人

修改内容摘要

修改类型（新增/修订/废止）

审核人

审核意见

批准人

生效日期

文件存储路径

文档状态（草稿/待审核/已发布/已归档）

备注（修改原因说明）

1

V1.0

需求规格说明书

2023-09-01

张*

初始版本，包含产品背景、核心功能列表、用户角色定义

新增

李*

内容完整，通过

王*

2023-09-05

/PRD/PROD/PRD-PROD-V1.0docx

已归档

初始需求评审通过

2

V1.1

需求规格说明书

2023-10-15

赵*

优化用户登录流程，增加“记住密码”选项，调整权限管理模块的界面布局

修订

李*

符合用户反馈

王*

2023-10-20

/PRD/PROD/PRD-PROD-V1.1docx

已发布

用户调研需求变更

3

V2.0

需求规格说明书

20