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销售合同撰写与审批标准化流程工具模板

一、适用场景与业务背景

本标准化流程适用于企业各类销售合同的签订管理，具体场景包括但不限于：

新客户首次合作：与企业未建立合作关系的客户签订首份销售合同，明确双方权利义务；

老客户续签与增量：与现有客户续签原有合同或新增采购订单、服务范围等；

合同条款变更：因业务需求调整（如价格、交付周期、服务内容等）需对已签订合同进行补充或修订；

特殊业务定制：针对非标产品、定制化服务或大额订单（金额超过万元）的合同签订。

通过标准化流程，可规范合同起草、审核、签署全流程，降低法律风险，提升审批效率，保证合同条款符合企业内部管控要求及外部法律法规。

二、标准化操作流程详解

销售合同管理遵循“需求明确—起草规范—审核严谨—确认无误—签署存档”的原则，具体步骤

步骤1：业务需求确认与客户资质初审

目的：明确销售需求，保证客户具备签约主体资格，从源头规避履约风险。

责任部门/人：销售代表、销售经理

操作说明：

需求对接：销售代表*与客户沟通，确认产品/服务名称、规格型号、数量、单价、交付时间、付款方式、交付地点等核心需求，填写《客户需求确认单》（见模板1），经客户方初步确认。

客户资质审查：销售代表*收集客户主体资格文件，包括：

企业客户：营业执照复印件（需加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若签约非法定代表人）；

个人客户：证件号码复印件、联系方式及地址确认；

特殊行业客户：需提供行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）。

初审反馈：销售经理对客户需求合理性及资质文件完整性进行审核，若客户资质存疑（如营业执照异常、超范围经营），需暂停流程并上报销售总监处理。

输出成果：《客户需求确认单》、客户资质文件扫描件。

步骤2：合同起草与内部框架审核

目的：依据客户需求及企业标准模板，起草合同初稿，保证核心条款完整、表述清晰。

责任部门/人：销售代表、法务专员、财务专员*

操作说明：

合同起草：销售代表*使用企业《销售合同标准模板》（见模板2），结合《客户需求确认单》填写具体条款，重点明确：

合同主体：甲方（企业全称、统一社会信用代码、地址、联系方式）、乙方（客户全称、证件号、地址、联系方式）；

标的物信息：产品名称、规格型号、数量、单价、总价（大写及小写）、质量标准（如符合国标/行标/企业标准）；

履行条款：交付时间、地点、方式（如送货/自提）、运输费用承担方；

付款条款：付款比例（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）、付款账户、发票类型（如增值税专用发票）；

违约责任：逾期交付/付款的违约金计算方式、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖法院）；

其他约定：保密条款、知识产权归属、不可抗力等。

框架审核：销售代表将合同初稿提交部门内部审核，销售经理重点核对业务条款与客户需求的一致性（如数量、价格、交付时间）；财务专员审核付款方式、税务处理、账户信息等财务相关条款；法务专员审核合同合法性、条款完整性、违约责任合理性，避免法律漏洞（如“霸王条款”、无效免责条款）。

输出成果：《销售合同（初稿）》、内部审核意见表。

步骤3：客户沟通与条款修订

目的：与客户就合同条款达成一致，保证双方对权利义务理解无偏差。

责任部门/人：销售代表、销售经理

操作说明：

条款传递：销售代表*将内部审核通过后的合同初稿（含法务、财务意见）发送给客户，同步说明核心条款及企业标准规则（如付款周期、违约金比例）。

客户反馈：收集客户对条款的修改意见，重点关注：

价格、交付时间等商务条款的调整需求；

质量标准、验收流程等技术条款的补充要求；

增加特殊条款（如独家代理、知识产权归属等）。

内部修订：销售代表根据客户反馈，结合企业内部管控要求（如价格调整需销售总监审批、特殊条款需法务专员*复审），修订合同条款，形成《销售合同（修订稿）》。

输出成果：《销售合同（修订稿）》、客户反馈意见记录。

步骤4：最终审核与审批

目的：保证合同条款最终符合企业利益及法律法规要求，完成内部授权审批。

责任部门/人：法务专员、财务负责人、销售总监、总经理（根据合同金额分级审批）

操作说明：

法务终审：法务专员*对《销售合同（修订稿）》进行最终审核，重点检查：

条款是否与《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规冲突；

权利义务是否对等，是否存在单方面免责或加重对方责任的不公平条款；

争议解决方式、管辖约定是否明确有效。

财务确认：财务负责人*审核合同中的财务条款，保证付款节点、开票信息、账户信息与财务制度一致，规避税务风险。

分级审批：根据合同金额及风险等级，提交相应层级领导审批：

金额≤10万元：销售总监*审批；

10万元＜金额≤50万元：销售总监+财务负责人联合审批；

金额＞50万元：销售总监+财务负责人+总经理*审批。

审批需在2个工作日内完成