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供应链收货验收及收据管理规范

第一章总则

1.1目的与意义

为确保公司供应链环节中所收货物的质量、数量及规格符合既定要求，保障公司资产安全，规范收货验收及后续收据管理流程，明确各相关部门及人员的职责，提高供应链整体运营效率与透明度，特制定本规范。本规范旨在为公司物料及产品的顺畅流转、准确核算及质量追溯提供坚实基础。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有通过外部采购、委外加工、客户退货、供应商换货等方式进入公司仓库或指定地点的各类物料、半成品及成品的收货验收及相关收据管理活动。公司内各相关部门，包括但不限于采购部、仓储部、质量部、生产部及财务部，均须遵照本规范执行。

1.3基本原则

收货验收及收据管理工作应遵循以下原则：

*准确性原则：确保验收数据真实、准确，与实物及相关单据一致。

*及时性原则：货物到库后应尽快组织验收，避免延误入库及后续生产经营活动。

*规范性原则：严格按照规定流程和标准进行操作，确保过程合规。

*责任追溯原则：明确各环节责任人，确保验收及收据管理过程可追溯。

*协作性原则：收货、检验、仓储、采购等部门应密切配合，确保流程顺畅。

第二章组织与职责

2.1收货部门（或仓库）职责

*负责货物到达后的接收、卸货、初步核对（如供应商、送货单信息）。

*负责按照本规范及相关订单要求，对货物的数量、外包装、标识等进行初步验收。

*负责将验收合格的货物及时办理入库手续，并准确记录。

*负责对验收不合格或有异议的货物进行隔离存放、标识，并及时通知相关部门处理。

*负责收货过程中相关单据的收集、整理、传递与归档。

*负责按规定开具收货凭证（收据）。

2.2质量检验部门职责

*负责对需要进行质量检验的物料、产品，按照既定的质量标准和检验规程进行检验或试验。

*负责出具检验报告，明确判定结果（合格、不合格、让步接收等）。

*参与对不合格品的评审与处理方案的制定。

*负责质量检验相关记录的保存与管理。

2.3采购部门职责

*负责提供完整、准确的采购订单等信息，作为收货验收的依据。

*负责与供应商沟通，协调解决收货验收过程中出现的与订单不符、质量异议等问题。

*参与对不合格品的处理，如退货、换货、索赔等事宜的跟进。

2.4其他相关部门职责

*需求部门（如生产部、使用部门）可根据需要参与或确认特定物料的验收。

*财务部门负责对收货收据等原始凭证的审核，以及与供应商账务的核对。

第三章收货验收管理流程

3.1收货准备与初步核对

*货物到达后，收货人员应首先核对供应商信息、送货单，确认是否为公司订购的货物。

*检查送货单与采购订单（或合同）的一致性，包括物料名称、规格型号、订单号等关键信息。如发现明显不符，应暂缓收货，并立即通知采购部门核实。

3.2数量验收

*收货人员应根据送货单及采购订单，对货物的数量进行清点。可采用计件、称重、丈量等方式。

*对于可立即清点的小件物品，应逐一或按包装单位清点；对于大宗或整批物品，可采用抽样清点方式，但抽样比例应具有代表性。

*数量清点完毕，应在送货单上记录实际接收数量。如发现数量短少或溢余，应在送货单上注明，并及时向主管汇报。

3.3外包装与标识验收

*检查货物外包装是否完好无损，有无破损、潮湿、污染、挤压变形等情况。

*检查外包装上的标识是否清晰、完整，包括产品名称、规格型号、生产日期/批号、保质期、供应商名称、毛重/净重等信息，是否与订单及送货单一致。

*对有特殊储存要求（如冷藏、避光）的货物，应检查其运输条件是否符合要求。

3.4外观及感官质量初步检查

*在条件允许的情况下，收货人员可对货物的外观质量进行初步检查，如有无明显的损坏、锈蚀、变形、变质等现象。

*对于有明确感官要求的物品（如颜色、气味等），进行初步判断。

3.5质量检验（如需）

*对于需要进行入库前质量检验的物料，收货人员在完成数量和外包装验收后，应填写检验申请单，连同相关单据，提交给质量检验部门进行检验。

*质量检验部门应在规定时限内完成检验工作，并出具检验报告。

*收货部门（仓库）依据检验合格报告办理正式入库手续。

3.6验收结果处理

*验收合格：数量、外包装、标识及质量（如需）均符合要求的，方可办理入库。

*数量不符：实际数量与订单或送货单数量不符，应立即通知采购部门与供应商联系，并根据公司规定和合同条款处理（如补送、扣款、整批拒收等）。

*外包装或外观不合格：如外包装破损可能影响内部货物质量，或外观存在明显缺陷，应进行记录、拍照，并通知采购部门及质量部门评估处理，必要时可要求供应商到