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行政办公用品申请与采购流程标准化模板

一、适用范围与场景说明

二、标准化操作流程步骤

（一）第一步：需求发起与申请

操作主体：需求部门员工/部门指定对接人

操作说明：

员工根据实际工作需要，填写《办公用品申请表》（详见配套表格模板），准确填写物品名称、规格型号、单位、申请数量、用途说明（需明确用于日常办公/专项工作等）、预计使用日期等信息。

对于新增品类（如公司未使用过的办公用品）或单次申请金额超过500元的物品，需在申请表中补充“采购理由”（如现有库存不足、新项目需求等）及“预算参考”（可查询历史采购价或市场预估价）。

申请表填写完成后，提交至部门负责人进行初审。

（二）第二步：部门初审

操作主体：需求部门负责人

操作说明：

部门负责人核对申请表内容的完整性与合理性，重点确认：

申请物品是否为部门工作必需；

申请数量是否符合实际需求（避免过量申领导致积压）；

用途说明与部门工作计划是否匹配。

初审通过后，在部门负责人意见栏签字确认，并将申请表转交至行政部；若初审不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）第三步：行政部复核与审批

操作主体：行政部专员/行政部负责人

操作说明：

行政部收到申请表后，3个工作日内完成复核，重点核查：

物品是否在《办公用品采购目录》范围内（若为目录外物品，需额外说明必要性）；

现有库存是否满足需求（如库存充足，告知申请人直接领用；库存不足，则启动采购流程）；

申请数量与预算是否符合公司办公用品管理规定（如单次申请金额超1000元，需报请分管领导审批）。

复核通过后，行政部在审批意见栏签字确认，并分类处理：常规物品汇总后按月度采购；紧急物品（如3日内必须使用）启动紧急采购流程。

（四）第四步：采购执行

操作主体：行政部采购专员/指定采购人员

操作说明：

行政部根据审批通过的申请表，制定采购计划，明确采购物品清单、数量、预算及交付时间。

采购方式遵循“质优价廉、合规透明”原则：

常规物品（如A4纸、签字笔等）：与公司定点供应商对接，按协议价格采购；

新增品类或特殊物品：需进行至少2家供应商比价（比价记录需留存），选择性价比最优的供应商；

紧急采购：可临时联系供应商，但需保证物品质量与价格合理，事后补办比价手续。

采购完成后，供应商开具《送货单》，行政部核对物品名称、规格、数量是否与采购计划一致，确认无误后签字接收。

（五）第五步：入库验收与登记

操作主体：行政部仓库管理员

操作说明：

物品送达后，仓库管理员与采购专员共同验收，重点检查：

物品外观是否完好、无破损；

规格型号、数量是否与采购计划及《送货单》一致；

部分物品需验证质量（如打印机的打印效果、计算器的运算准确性等）。

验收合格后，填写《办公用品入库登记表》（详见配套表格模板），记录入库日期、物品名称、规格、数量、供应商、采购单价等信息，并更新《办公用品库存台账》；验收不合格的，及时联系供应商退换货。

（六）第六步：领用发放与登记

操作主体：需求部门员工/仓库管理员

操作说明：

申请人凭审批通过的《办公用品申请表》（原件或复印件）到行政部仓库领用物品。

仓库管理员核对申请表与实际领用物品信息，确认无误后发放物品，并要求申请人在《办公用品领用登记表》（详见配套表格模板）上签字确认（需注明领用日期、物品名称、数量等信息）。

对于部门批量领用的，可由部门指定对接人统一领取，再分发至员工个人，但需做好内部领用记录备查。

三、配套表格模板

表1：办公用品申请表

申请单号

申请人

部门

联系方式

申请日期

物品名称

规格型号

单位

申请数量

用途说明

预算金额（元）

预计使用日期

新增品类（是/否）

采购理由（如需）

部门负责人意见：

签字：

日期：

行政部审批意见：

签字：

日期：

备注：

表2：办公用品入库登记表

入库单号

入库日期

物品名称

规格型号

单位

数量

供应商

采购单价（元）

总价（元）

验收人

入库人

备注：

表3：办公用品领用登记表

领用单号

领用日期

领用人

部门

物品名称

规格型号

单位

领用数量

领用事由

库存数量

领用人签字

发料人签字

备注：

四、执行要点与注意事项

（一）需求真实性管理

申请人需对申请信息的真实性负责，严禁虚报、多报物品需求或挪作他用。部门负责人需加强初审把关，避免不合理需求进入后续流程。

（二）审批时效要求

部门负责人需在收到申请表后1个工作日内完成初审；行政部需在收到申请表后3个工作日内完成复核与审批（紧急物品需在24小时内反馈），保证流程高效，不影响办公需求。

（三）采购合规性把控

采购必须遵守公司采购管理规定，优先选择定点供应商，严格执行比价流程（紧急采购后需补办手续），禁止违规采购或向不合格供应商采购。

（四）库存动态管理

行政部仓库管理员每月末对库存物品进行盘点，保证账实相符；对临近保质期的物品（