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机关单位文印管理操作流程

一、总则

机关单位文印工作是保障日常办公高效运转、信息有效传递的重要环节，直接关系到工作质量、信息安全及行政成本。为进一步规范文印管理，提高工作效率，确保信息安全，降低办公耗材消耗，特制定本操作流程。本流程适用于机关单位内部所有涉及文件打印、复印、扫描、传真（若有）等文印活动的人员。

二、文印管理基本原则

1.保密优先原则：严格遵守国家及单位保密规定，严禁泄露任何涉密信息和内部敏感信息。涉密文件文印须严格执行涉密载体管理规定。

2.按需文印原则：坚持“必要、精简、高效”，杜绝无意义、超数量的文印行为，倡导无纸化办公，减少不必要的纸张消耗。

3.规范操作原则：所有文印操作均需遵循本流程及设备操作规程，确保设备安全稳定运行，保障文印质量。

4.责任到人原则：文印申请人对所申请文印内容的真实性、必要性及保密性负责，文印操作人员对操作过程的规范性负责。

三、文印操作基本流程

（一）打印/复印/扫描申请与审批

1.常规文件：工作人员因工作需要进行常规文印（非涉密、非敏感），应根据文件性质和数量，判断是否确有必要。对于可通过电子方式流转的文件，应优先采用电子版，减少纸质输出。

2.重要或大量文件：涉及重要事项、篇幅较大或数量较多的文印任务，需事先向本部门负责人请示，经同意后方可进行。若文印数量超出日常办公合理范围，可能还需按单位规定履行相应的审批手续，注明文印用途、份数等。

3.涉密文件：严格按照单位保密管理规定执行，须经单位指定保密管理部门或分管领导审批，并在符合保密要求的专用文印设备上进行操作，严禁在非涉密设备上处理涉密信息。

（二）文件提交与设置

1.文件准备：提交文印的电子文件应确保内容准确、排版规范。打印前，申请人应仔细校对文件内容，避免因内容错误导致重复文印和资源浪费。

2.打印参数设置：

*纸张规格：根据文件实际需求选择合适的纸张大小，优先使用已有的标准规格纸张。

*双面打印：在无特殊要求情况下，应默认采用双面打印方式，以节约纸张。

*份数控制：严格按照审批数量或实际需求设置打印份数，避免多打、错打。

*色彩选择：除正式对外文件或有特殊格式要求的材料外，一般采用黑白打印。

3.文件提交：通过单位内部局域网连接文印设备，或通过指定的文件传输方式提交。提交后应记录文件名及提交时间，以便后续查询。

（三）文印设备操作与取件

1.设备选择：根据文印需求（如黑白/彩色、A3/A4、单张/批量、复印/扫描等）选择合适的文印设备。涉密文件必须使用指定的涉密文印设备。

2.身份验证：部分单位文印设备可能配备身份验证功能（如刷卡、输入密码等），操作人员应按规定进行身份验证后再进行操作。

3.操作执行：在设备操作面板上选择对应的文印功能，调取已提交的文件或放置待复印/扫描的原稿，确认参数无误后启动文印操作。操作过程中注意观察设备运行状态，如遇卡纸、缺纸、墨粉不足等情况，应先尝试按照设备提示进行简单处理，无法解决时及时联系设备管理员或技术支持人员。

4.即时取件：文印任务完成后，应立即前往设备处取走文件，防止文件遗失、混淆或信息泄露。取件时核对文件份数与内容是否与申请一致。

5.设备复位：完成文印操作后，如进行了特殊设置（如放大缩小比例、纸张类型等），应将设备参数恢复至默认状态，方便后续人员使用。

（四）用后处理与登记

1.废页处理：文印过程中产生的错误页、废纸等，应妥善处理。非涉密废纸可集中收集，由单位统一进行保密销毁或回收利用；涉密废纸必须按保密规定，使用碎纸机即时粉碎处理，严禁随意丢弃。

2.文件保管：取走的文印文件，特别是含有敏感信息或重要内容的文件，应妥善保管，防止在传递、使用过程中发生泄密。

3.登记备案：对于部分单位规定的重要文印事项或涉密文件文印，操作人员需在《文印登记簿》上准确记录文印日期、申请人、文件名称、份数、用途、审批人等信息，以备查验。

四、特殊文件文印管理

1.涉密文件：严格执行“涉密不上网，上网不涉密”原则。必须在符合保密要求的涉密计算机上编辑，并连接至涉密文印设备进行处理。文印过程需有两人在场（即“双人双锁”等保密管理要求），文印完成后，所有涉密载体（包括原件、复印件、废页）均需按涉密载体管理规定进行登记、使用、保管和销毁。

2.内部敏感信息文件：虽未达到涉密等级，但包含内部工作安排、数据统计、人事信息等敏感内容的文件，参照准保密要求管理，文印后不得随意传播，用后及时清理。

3.对外公开文件：此类文件在内容审核上需严格把关，确保信息准确无误、符合政策规定，文印格式应规范统一，体现单位形象。

五、文印设备日常使用与维护

1.规范操作：操作人员应熟悉所用文印设备的基本性能和操作方法，