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企业内部通讯制度及执行规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业内部信息传递与沟通行为，确保信息传递的准确性、及时性、安全性与有效性，提升组织运营效率，保障企业战略目标的顺利实现，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司章程，结合企业实际运营需求而制定。

（二）适用范围

本制度适用于企业全体员工，包括正式员工、试用期员工及其他为企业提供劳务的人员。企业内部各级部门、各分支机构的所有内部通讯活动，均须遵循本制度规定。

（三）基本原则

1.目标导向原则：通讯内容应服务于企业经营管理目标，有助于工作开展与问题解决。

2.准确规范原则：信息表述应清晰、准确，避免歧义与误导；行文应符合企业规范与商务礼仪。

3.及时高效原则：重要信息应迅速传递，确保接收方及时获取并处理，避免延误工作。

4.保密安全原则：严格遵守企业保密规定，对涉密信息的传递与处理执行相应保密流程，严防信息泄露。

5.尊重协作原则：通讯过程中应尊重他人，语言文明，倡导积极健康的沟通氛围，促进团队协作。

二、组织与职责

（一）管理部门

企业综合管理部门（或指定专项部门，如行政部或办公室）为本制度的归口管理部门，负责制度的解释、修订、监督执行及通讯工具的统筹协调与管理。

（二）各部门职责

1.部门负责人：对本部门内部及与其他部门间的通讯质量与效率负总责，确保本部门人员理解并遵守本制度，及时处理通讯中出现的问题。

2.信息发布者：对所发布信息的真实性、准确性、完整性及合规性负责，明确信息的发送范围、重要程度及保密级别。

3.信息接收者：及时查收、阅读并根据信息要求进行相应处理或反馈，对接收信息的保密性承担责任。

4.全体员工：均有维护良好内部通讯秩序的义务，有权对违反本制度的行为进行举报。

三、通讯内容与规范

（一）通讯内容分类

1.公司层面信息：包括但不限于公司战略、经营决策、重要通知、规章制度、企业文化、业绩公告、重大活动等。此类信息通常由公司指定部门（如总经办、人力资源部、综合管理部）统一发布。

2.部门层面信息：包括但不限于部门工作计划、工作总结、项目进展、业务协调、会议纪要、内部培训等。此类信息由各部门负责人或其授权人员发布。

3.工作协同信息：包括但不限于任务分配、工作指令、进度汇报、问题研讨、资源协调等日常工作沟通内容。

4.其他经批准的信息：如员工关怀信息、内部招聘、合理化建议征集等。

（二）信息发布要求

1.真实性：发布信息必须基于事实，严禁虚构、夸大或传播未经证实的消息。

2.准确性：用词精准，数据无误，避免模糊不清或容易引起误解的表述。

3.及时性：在信息形成或决策确定后，应尽快发布，确保信息的时效性。

4.相关性：发布的信息应与工作相关，避免发送与工作无关的闲聊、娱乐、广告等内容（特定允许的内部活动除外）。

5.简洁性：语言精炼，突出重点，避免冗余信息，提高阅读效率。

（三）保密信息管理

1.严格区分公开信息、内部信息、保密信息。涉密信息的传递必须使用指定的加密通讯渠道，并严格控制知悉范围。

2.严禁通过非保密渠道传递、存储涉密信息。

3.未经授权，任何员工不得擅自将内部信息，特别是保密信息泄露给外部人员或无关人员。

4.对于标注保密级别的文件或信息，接收者应妥善保管，不得随意复制、转发或带出工作场所。

四、通讯渠道与工具

（一）渠道选择原则

应根据信息的性质、紧急程度、重要性、保密级别及目标受众，选择合适的通讯渠道与工具，确保信息高效触达。

（二）常用通讯渠道及规范

1.企业电子邮箱：作为正式、规范的主要通讯渠道，适用于发送重要通知、正式文件、工作汇报、合同协议等需要留存记录、具有一定严肃性的信息。邮件主题应清晰明了，注明核心内容；正文应条理清晰，必要时附上相关附件；发送前仔细核对收件人、抄送人。

2.内部即时通讯工具：适用于日常工作的快速沟通、即时问答、简短通知、非正式信息交流。使用时应注意场合与对象，避免过度打扰；重要事项仍需以邮件或书面形式确认。工作群组应命名规范，成员需为相关人员，无关人员应及时退出。

3.内部公告/通知系统：用于发布公司级或部门级的正式通知、公告、规章制度等，确保信息的统一发布与广泛知晓。

4.内部会议：包括线下会议与线上会议，适用于复杂问题研讨、决策制定、信息同步、团队建设等。会议应提前明确议题、参会人员、时间，并做好会议记录与行动项跟踪。

5.内部文件共享平台：用于存储、共享各类工作文档、资料，便于团队协作与信息查阅。文件命名应规范，存储路径应清晰，并设置相应的访问权限。

（三）工具使用规范

1.所有用于工作的通讯工具，均应使用企业分配或认可的账号，实行实名制管理。

2.员工应保持通讯工具的畅通，及时