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物流管理库存管理及发货流程模板

一、适用场景与业务范围

二、核心流程操作指引

1.库存入库管理

步骤说明：

收货准备：提前核对采购订单/到货通知单，明确到货商品名称、规格、数量、供应商信息，安排收货人员及验收区域。

实物验收：到货后，与送货人员共同清点商品数量，检查外包装完整性（破损、浸湿等），核对商品条码/批次号是否与订单一致。对生鲜、易碎等特殊商品，需额外检查保质期、温度等状态。

-差异处理：若发觉数量不符、质量异常，当场拍照留证，与供应商确认后填写《到货差异反馈单》，同步更新订单状态（拒收/部分收货），通知采购部门跟进。

上架登记：验收无误的商品，根据WMS系统提示或仓库库位规划（按品类、属性分区），由叉车工/上架人员运送至指定库位，扫描商品条码及库位码绑定，完成系统入库操作，记录上架人、时间信息。

2.库存储存与日常管理

步骤说明：

库位规划：采用“分区分类、原则”设置存储区（如常温区、冷藏区、贵重品区）、拣选区、暂存区，库位编号规则统一（如“区-排-列-层-位”），保证定位清晰。

库存监控：每日通过WMS系统查询库存动态，关注低库存预警（可设置安全库存阈值，如某SKU库存低于50件时触发预警）、滞销品（如超过90天未出库商品），及时反馈给采购/销售部门。

定期盘点：实行“日清日结+全盘抽盘”结合模式——每日对出入库频繁的商品进行动态盘点（核对系统数据与实际库存）；每月/季度组织全盘，由仓库主管、财务人员共同参与，填写《库存盘点表》，对差异原因分析（如串货、损耗、系统错误）并调整库存。

库存优化：对滞销、临期商品启动促销、调拨或报废流程，减少资金占用；对周转快的商品，靠近出库口存储，缩短拣货路径。

3.订单接收与审核

步骤说明：

订单接收：通过ERP系统、电商平台后台或客户对接系统接收发货订单，自动同步订单信息（客户名称、地址、商品清单、数量、配送要求）。

订单审核：检查订单完整性：收货信息（电话、地址是否清晰）、商品库存（是否充足）、特殊要求（如加急发货、定时达、冷链运输），确认无误后审核通过；若库存不足，及时与客户沟通（改期/拆单发货），并更新订单状态为“待分配库存”。

4.拣货与打包作业

步骤说明：

拣货分配：根据订单类型（整批/拆零）选择拣货方式——整批订单直接从存储区拣选；拆零订单采用“波次拣货”（合并多个同类订单集中拣选）或“分区拣货”（按库位分区拣选后合并），《拣货单》（含商品信息、库位、数量）。

拣货执行：拣货员*携带PDA（手持终端）或拣货单，按库位顺序拣选商品，扫描商品条码确认数量，避免错拣、漏拣；拣货过程中发觉商品破损/批次不符，立即更换并记录。

复核与打包：打包员*对拣选商品进行二次复核（与订单、拣货单核对），确认无误后开始打包：根据商品特性选择包装材料（如纸箱、气泡膜、保温箱），填充缓冲物，保证运输安全；粘贴快递面单（含客户信息、订单号、条码），面单信息需清晰、无覆盖。

5.发货准备与交接

步骤说明：

集货与分拨：将打包好的包裹按物流公司/配送区域分类放置至指定暂存区（如“顺丰专区”“华东区域”），《发货清单》（包裹编号、物流单号、收件人、商品明细）。

出库复核：仓库主管或发货员对照《发货清单》和包裹实物进行最终复核，确认包裹数量、面单信息与清单一致，扫描出库码完成系统出库操作，更新库存状态为“已发货”。

物流交接：与物流公司交接人员共同清点包裹数量，签字确认《物流交接单》，留存底单；同步在系统中物流单号，便于客户查询物流轨迹。

6.异常处理与售后跟进

步骤说明：

发货异常：若出现漏发、错发、包裹破损等问题，立即联系物流公司拦截或追回，同时通知客服*与客户沟通（道歉、补发/退款），24小时内处理完毕并记录《异常处理记录表》。

物流异常：客户反馈延迟、丢件时，通过物流系统查询节点，协调物流公司核实原因，要求48小时内给出解决方案（如赔偿、重新配送），同步跟进进度并反馈客户。

三、常用模板表格示例

表1：库存台账表

商品编码

商品名称

规格

单位

入库数量

出库数量

当前库存

库位

供应商

入库日期

负责人

SKU001

塑料收纳盒

L30cm

个

100

30

70

A-01-01

A供应商

2024-05-01

张*

SKU002

保温杯

500ml

个

200

150

50

B-02-03

B供应商

2024-05-03

李*

表2：发货清单

订单编号

发货日期

物流单号

收件人

联系方式

收货地址

商品编码

商品名称

数量

包裹状态

负责人

DD2405001

2024-05-20

SF

王女士

5678

上海市XX区XX路

SKU001

塑料收纳盒

2

已发货

赵*

DD2405002

2024-05-20

YTO987654321

陈先生

1398765

北京市XX区XX街