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档案资料转递操作流程及通知模板

档案资料的规范转递是确保信息准确性、安全性与连续性的关键环节，对于维护组织管理秩序、保障各项工作顺利开展具有重要意义。为进一步规范档案资料转递行为，明确各环节职责，提高工作效率，降低操作风险，特制定本操作流程及配套通知模板，供相关部门及人员参考执行。

一、档案资料转递操作流程

档案资料转递应遵循“准确、安全、及时、规范”的原则，严格按照以下步骤进行：

（一）需求提出与确认

1.转递申请：由档案需求部门或个人（以下简称“申请人”）根据工作需要，向档案管理部门或档案保管人（以下简称“转出方”）提出档案资料转递申请。申请时需明确转递档案的名称、编号、份数、接收单位/部门、接收人及联系方式、转递原因、紧急程度等关键信息。

2.需求核实：转出方接到申请后，应对申请事由的真实性、必要性以及所涉档案的保密性、敏感性进行初步审核。对于不符合转递条件或手续不全的申请，应及时向申请人说明情况并退回。

3.内部审批：根据档案的重要程度及组织内部规定，转递申请可能需要经过相应层级的审批。转出方负责将审核通过的申请按审批流程提交，获取审批意见。

（二）档案梳理与核对

1.档案定位与调取：审批通过后，转出方档案管理员根据申请信息，准确从档案存储位置调取相应档案资料。调取过程中需注意档案的完整性，避免遗漏或错拿。

2.内容清点与核对：转出方需对拟转递档案的内容、份数、页数、附件等进行仔细清点和核对，确保与申请信息一致，档案材料无缺页、污损、涂改等情况。如有电子档案，需检查其可用性及完整性。

3.信息登记：在《档案资料转递登记簿》中详细记录转递档案的相关信息，包括但不限于：转递日期、档案编号、档案名称、份数、转出部门/人、接收部门/人、转递方式、经办人、审批人等。

（三）转递审批

1.复核确认：对于重要或敏感档案，在完成梳理核对后，应由转出方负责人或指定复核人员进行再次复核，确保信息无误、手续齐全。

2.审批签章：根据组织规定的审批权限，由相关负责人在转递申请单或《档案资料转递登记簿》上签字或盖章，批准转递。

（四）封装与标识

1.档案封装：根据档案的类型和数量，选择合适的封装材料（如档案袋、纸箱、密封袋等）。纸质档案应平整放入，防止折叠、破损；电子档案宜使用不可擦写的存储介质，并进行病毒查杀。封装时应确保牢固，防止档案在途散落或遗失。

2.规范标识：在封装好的档案外包装上清晰、准确地标注以下信息：

*接收单位/部门全称

*接收人姓名及联系方式

*转出单位/部门全称

*转递档案简要说明（如“XX项目档案资料一批”）

*件数、重量（如需）

*保密级别（如有）

*封装日期

*备注（如“请于X月X日前送达”等特殊要求）

（五）选择转递方式与发出

1.方式选择：根据档案的性质（秘密等级、紧急程度、价值等）和实际情况，选择安全、可靠的转递方式。常见方式包括：

*专人送达：适用于绝密、机密档案或贵重、紧急资料，由转出方指派责任心强的专人直接送达接收方，并办理交接手续。

*机要交换：通过组织内部或外部认可的机要通信渠道进行传递。

*挂号/快递邮寄：对于普通档案资料，可选择信誉良好的快递公司，采用挂号信、EMS或其他可追踪的快递方式，并保留好邮寄凭证及trackingnumber。涉密档案原则上禁止通过普通邮寄方式传递。

2.发出交接：若为专人送达或机要交换，转出方需与接收载体（如快递员、机要员）办理交接，并索取签收凭证。

（六）跟踪与确认接收

1.状态跟踪：转出方应负责对已发出的档案资料进行跟踪，特别是通过邮寄方式发出的，应及时查询物流状态。

2.接收确认：档案发出后，转出方应主动与接收方联系，确认档案是否安全、完整接收。可通过电话、邮件或即时通讯工具等方式进行，并要求接收方在《档案资料接收回执》上签字盖章后反馈。

3.问题处理：如发现档案延迟、丢失或损坏等情况，转出方应立即启动应急预案，积极与相关方沟通协调，采取补救措施，并向上级汇报。

（七）归档留存

转递工作完成后，转出方应将转递申请、审批文件、交接记录、邮寄凭证、接收回执等所有相关材料整理归档，以备后续查询和审计。

二、档案资料转递通知模板

（一）档案资料转出通知（致接收方）

关于转递[档案名称]资料的通知

[接收单位/部门名称]：

根据[转递原因，如：工作调动安排/项目合作需要/业务对接要求等]，我单位/部门现将[档案名称]资料一批（具体清单及说明详见附件）转递给贵单位/部门，请贵单位/部门予以查收。

一、转递档案基本信息：

*档案名称：[例如：XX项目可行性研究报告]

*档案编号（如有）：[例如：XM-____X]

*数量：共[X]份