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企业内部文件管理规范

一、总则

企业内部文件是承载信息、记录决策、规范流程、沉淀知识的重要载体，其规范管理是保障企业高效运营、维护信息安全、促进知识传承的基础。为进一步提升企业内部文件管理的科学化、标准化水平，确保文件的完整性、准确性、安全性和可追溯性，特制定本规范。本规范适用于企业所有部门及全体员工在日常工作中产生、接收、处理、流转、存储和销毁各类内部文件的行为。

二、文件的创建与命名

（一）文件创建

文件创建应基于实际工作需求，提倡精简高效，避免不必要的文件产生。创建者应对文件内容的真实性、准确性和合规性负责。

（二）命名规范

为确保文件易于识别、检索和管理，所有内部文件命名应遵循以下原则：

1.统一性：文件名应能清晰反映文件的核心内容、所属部门/项目及版本（如适用）。

2.规范性：建议采用“[部门/项目标识]-[文件主题]-[日期（可选）]-[版本号（可选）]”的结构。例如：“市场部-2024Q1推广方案-V1”。

3.简洁性：避免使用过长或意义模糊的文件名，尽量使用规范的中文或英文词汇。

4.唯一性：在同一存储路径下，避免出现完全相同的文件名。

5.禁用字符：文件名中不得包含操作系统禁止的特殊字符，如\/:*?|等。

三、文件内容规范与审核

（一）内容要求

1.准确性：文件内容应真实、准确，数据可靠，观点明确。

2.规范性：涉及专业术语、数据格式、图表制作等应符合企业相关标准或行业惯例。

3.合规性：文件内容不得违反国家法律法规、公司规章制度及行业规范。

4.保密性：根据文件内容的敏感程度，明确标注保密级别（如“公开”、“内部”、“秘密”、“机密”），并按相应级别进行管理。涉密文件的生成、存储、流转应严格遵守企业保密规定。

（二）格式规范

1.企业应根据需要，针对常用文件类型（如报告、通知、合同、会议纪要等）制定统一的模板，包括字体、字号、行距、页眉页脚、页码、LOGO位置等。

2.图表、图片应清晰，并有规范的图题、表题。

3.引用外部资料或他人成果时，应注明出处。

（三）审核与签发

1.重要文件（如规章制度、对外报告、合同协议等）在发布前必须经过相应层级的审核和签发流程，确保内容无误、权责清晰。

2.审核人应对文件内容的准确性、合规性、完整性进行审查；签发人对文件的最终质量和发布负责。

3.审核及签发过程应有相应记录，可追溯。

四、文件流转与共享

（一）流转渠道

文件流转应优先通过企业内部指定的安全通讯工具或文件管理系统进行，确保可追溯性和安全性。

（二）共享权限

1.根据文件的保密级别和工作需要，合理设置文件的共享范围和权限（如只读、可编辑、可转发等）。

2.原则上，文件共享仅限于工作必需的人员，不得随意扩大共享范围。

3.接收共享文件的人员，应遵守文件使用规定，不得擅自扩散或用于非工作目的。

（三）传递要求

1.传递涉密文件应通过加密方式或专人送达，严禁通过非加密邮件、公共网盘、即时通讯工具（非企业指定）等不安全渠道传递。

2.文件传递时，应明确接收人、传递事由和期限。

五、文件归档与保管

（一）归档范围

凡属企业经营管理、业务开展、技术研发、行政管理等活动中形成的具有查考利用价值的各类文件（包括电子文件和纸质文件），均应按规定进行归档。

（二）归档要求

1.及时性：文件办理完毕后，应及时整理归档。

2.完整性：归档文件应齐全、完整，每份文件的正本、定稿、重要附件等应一并归档。

3.系统性：归档文件应按照企业统一的分类方案进行分类、组卷和排列，便于检索。分类方案应具有逻辑性和稳定性。

4.规范性：电子文件归档应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并符合相关技术标准。对于需要长期保存的电子文件，应考虑其格式的通用性和可读性。

（三）保管措施

1.电子文件：应存储在企业指定的服务器或存储设备中，定期进行备份和检查，防止数据丢失或损坏。重要电子文件应进行多重备份，并异地存放。

2.纸质文件：应存放在专用的文件柜中，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗。

3.涉密文件：应按照企业保密规定进行专项管理，存放于符合保密要求的场所和设备中，严格控制接触人员范围。

（四）保管期限

文件保管期限分为永久、长期、短期三种，具体划分标准应根据文件的性质和重要程度确定，并在归档时明确标注。超过保管期限且无继续保存价值的文件，应按规定程序进行销毁。

六、文件销毁

（一）销毁范围

对于已超过保管期限、经鉴定无保存价值的文件，或因其他特殊原因确需销毁的文件，方可进行销毁。

（二）销毁程序

1.文件销毁前，应由相关部门提出销毁申请，列出销毁文件清单，报经有权限的负责人审批。

2.涉密文件的销毁必须严格按照保