企业采购标准化流程和表格工具.docVIP

企业日常采购标准化流程与表格工具指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业（尤其是中小型企业）的采购部门、行政部、财务部及相关业务部门，旨在解决日常采购中流程不清晰、审批效率低、成本控制难、数据追溯弱等问题。通过标准化流程和结构化表格，可实现采购需求透明化、审批节点规范化、供应商管理精细化，最终提升采购效率、降低运营风险、保证采购合规。

二、从需求到付款：标准化操作六步法

第一步：需求提报与初审

操作要点：

由需求部门（如行政部、生产部）填写《采购需求申请单》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预计单价、预算金额、用途说明、到货时间等关键信息，部门负责人签字确认后提交至采购部门。

采购部门收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核对需求合理性（如是否为重复采购、是否超出预算范围）、规格描述是否清晰，若信息不全或需求不合理，退回需求部门补充。

关键动作：需求部门保证“需求描述无歧义，预算金额有依据”，采购部门负责“需求合规性初审”。

第二步：需求审批与预算锁定

操作要点：

采购部门初审通过后，根据采购金额分级审批（示例）：

5000元以下：采购部门负责人审批；

5000-20000元：采购部门负责人+财务主管*华审批；

20000元以上：采购部门负责人+财务主管华+总经理总审批。

审批通过后，由财务部门锁定对应预算，并在《采购需求申请单》上标注“预算已确认”，同步反馈至采购部门。

关键动作：审批流程“分级明确，责任到人”，预算“先审批后执行，不超预算不采购”。

第三步：供应商选择与比价

操作要点：

采购部门根据需求类型（如办公用品、设备采购、服务外包）选择供应商来源：

标准品类（如文具、耗材）：从《合格供应商名录》中选择2-3家比价；

非标准品类/大额采购：需进行市场询价，至少获取3家供应商的报价单，并填写《供应商比价表》，记录各供应商的报价、交付周期、资质文件（如营业执照、相关资质证书）等信息。

若《合格供应商名录》无合适供应商，需启动供应商准入评估，评估通过后方可纳入比价范围。

关键动作：供应商选择“名录优先，名录外需评估”，比价过程“至少三家，记录留痕”。

第四步：采购订单下达与确认

操作要点：

采购部门根据比价结果，选择最优供应商，填写《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务明细（名称、规格、数量、单价）、总金额、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准等条款，经采购部门负责人签字盖章后发送至供应商。

供应商收到订单后，需在1个工作日内确认回复（如盖章回传或邮件确认），明确是否接受订单条款。若供应商对条款有异议，采购部门需与协商一致后修改订单。

关键动作：订单条款“完整无歧义，双方需确认”，订单编号“唯一可追溯”。

第五步：收货验收与差异处理

操作要点：

供应商按订单约定交货后，由需求部门+仓库管理员*强共同验收：

数量验收：核对实物数量与订单数量是否一致；

质量验收：根据订单约定的质量标准（如规格、型号、合格证）检查物品/服务质量，必要时可邀请技术部门参与验收；

填写《收货验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、验收时间、参与人员签字，供应商送货人员需签字确认。

若验收不合格（数量不符、质量不达标等），需在《收货验收单》上注明问题，并立即通知采购部门联系供应商处理（如换货、退货），同时启动不合格品记录流程。

关键动作：验收“双人参与，结果留痕”，不合格品“及时反馈，责任追溯”。

第六步：付款结算与归档

操作要点：

验收合格后，采购部门收集《采购需求申请单》《采购订单》《收货验收单》《供应商比价表》等全套资料，填写《付款申请单》，提交财务部门审核。

财务部门核对单据一致性（如订单金额、验收数量与付款申请是否匹配），确认无误后按企业付款流程安排付款（如转账、支票），并在《付款申请单》上标注“已付款”及付款日期。

所有采购单据（需求申请、审批记录、订单、验收单、付款凭证等）由采购部门统一整理归档，保存期限不少于3年，以备后续审计或查询。

关键动作：付款审核“单据齐全，金额匹配”，资料归档“分类清晰，长期保存”。

三、核心工具模板

模板1：采购需求申请单

字段名称

填写说明

申请部门

需求部门全称（如“行政部”）

申请人

需求提交人姓名

联系方式

申请人电话

申请日期

提交申请的年月日

物品/服务名称

具体名称（如“A4打印纸”“会议室清洁服务”）

规格型号/服务要求

详细规格（如“70g白色500张/包”）或服务内容（如“每周一、三、五下午清洁”）

需求数量

明确单位（如“10包”“1次/季度”）

预计单价

元/单位（如“25元/包”）

预算金额

数量×预计单价（如“250元”）

用途说明

采购目的（如“日常办公使用”“季度会议室维护”）

到货时间

要求的交付日期（如“2024年X月X日前”）

部门负责人签字