采购流程标准合同评审与批准工作单.docxVIP

一、适用情形

本工作单适用于公司各类采购业务的合同评审与批准管理，具体包括但不限于以下场景：

首次合作供应商的采购合同签订；

单笔采购金额超过预设阈值的合同（如人民币XX万元以上）；

涉及重要原材料、核心设备或长期服务的采购合同；

合同条款中包含特殊技术要求、知识产权约定或违约责任等复杂内容的情形；

需跨部门协作评审的采购业务（如涉及生产、技术、财务、法务等多部门）。

二、操作流程指引

（一）合同评审发起

发起人：采购部门经办人（采购专员）

发起时机：与供应商就合同主要条款（如价格、交货期、质量标准等）达成初步一致后，正式签订前。

提交材料：

拟签订的采购合同文本（需为最终版，标注修订痕迹）；

采购申请审批单（已通过部门负责人审批）；

供应商资质文件（营业执照、相关资质证书复印件等）；

技术规格书或质量验收标准（如涉及）；

比价/议价记录（如适用）。

系统操作：通过公司OA或采购管理系统创建“合同评审工作单”，上述材料，填写合同基本信息（合同编号、供应商名称、采购内容、合同金额等），选择需参与的评审部门。

（二）多部门并行评审

业务部门评审（如生产部、使用部门）：

评审重点：采购物资/服务是否符合实际需求，技术参数、规格型号是否满足生产或使用要求，交货周期是否与项目计划匹配。

评审时限：收到材料后2个工作日内完成，在系统内填写评审意见，明确“同意”“需修改”或“不同意”，并说明理由。

财务部门评审：

评审重点：合同价格是否合理（与历史采购价、市场价对比），付款方式、账期是否符合公司财务制度，税费条款是否合规，是否存在潜在财务风险（如预付款比例过高）。

评审时限：收到材料后2个工作日内完成，重点标注价格合理性及资金风险点。

法务部门评审：

评审重点：合同主体是否合法有效，条款是否完整（如双方权利义务、违约责任、争议解决方式、保密条款等），是否存在法律漏洞（如知识产权归属、不可抗力约定），是否符合相关法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）。

评审时限：收到材料后3个工作日内完成，对法律风险点提出修改建议，必要时提供修订后的合同条款。

采购部门初审：

评审重点：汇总各部门评审意见，与供应商沟通协调修改条款，保证最终合同文本满足所有部门要求；检查合同与采购申请、比价记录的一致性。

（三）合同审批决策

审批层级（根据合同金额或重要性划分）：

一般合同（金额XX万元以下）：采购部门负责人（采购经理）审批；

重要合同（金额XX万-XX万元）：分管采购副总（副总）审批；

重大合同（金额XX万元以上）：总经理（总经理）审批，必要时提交总经理办公会集体审议。

审批动作：

审批人查看各部门评审意见及合同修订版，确认无异议后，在系统内“批准”；

若需进一步修改，退回采购部门，明确修改意见后重新发起评审。

（四）合同签订与归档

签订主体：经审批通过的合同，由采购部门负责人（采购经理）或其授权人代表公司签订，加盖公司合同专用章（严禁使用公章或财务章）。

归档要求：签订完成的合同文本（原件）、评审工作单（含各部门评审意见及审批记录）、相关附件（如资质文件、比价记录）由采购部门统一整理，扫描存档至公司档案管理系统，纸质版交行政部归档保存，保存期限不少于合同履行期结束后5年。

三、工作单模板

采购流程标准合同评审与批准工作单

合同基本信息

合同编号

供应商名称

采购内容/物资名称

合同总金额（元）

合同期限

自_年_月_日至_年__月__日

采购申请人

（采购专员）

联系方式

（内部短号/办公电话）

评审发起日期

____年__月__日

评审环节

评审部门

评审人

评审意见（可勾选或填写）

评审日期

修改说明（如适用）

业务需求评审

生产部/使用部门

部门负责人

□同意□需修改□不同意

____年__月__日

财务合规性评审

财务部

财务经理

□同意□需修改□不同意

____年__月__日

法律条款评审

法务部

法务专员

□同意□需修改□不同意

____年__月__日

采购部门综合意见

采购部

采购经理

□同意□需修改□不同意

____年__月__日

审批环节

审批人

审批意见

审批日期

备注

部门负责人审批

采购经理

□批准□退回

____年__月__日

分管领导审批

副总

□批准□退回

____年__月__日

总经理审批

总经理

□批准□退回

____年__月__日

合同签订与归档

签订人

签订日期

合同份数

归档编号

采购经理

____年__月__日

四、使用要点提示

材料完整性：发起评审前需保证所有附件材料齐全（如合同文本、供应商资质、比价记录等），避免因材料缺失导致评审延误。

评审时效性：各部门需在规定时限内完成评审，若需延期需提前在系统中说明原因，最长不超过5个工作日。

风险重点规避：重点关注合同中的“付款条件”“违约责任”