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合同管理文档编制与审批模板

一、适用业务场景

二、合同编制与审批全流程指引

步骤1：需求发起与合同类型判定

发起主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部等）根据业务需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的（产品/服务名称、规格型号、技术参数等）、核心权利义务（交付时间、验收标准、价款及支付方式等）、预算金额及业务背景。

判定主体：法务部门收到申请后，根据《合同分类管理办法》判定合同类型（如买卖合同、技术服务合同等），并匹配对应的标准合同模板（如无标准模板，需启动定制化合同流程）。

步骤2：合同初稿编制

编制主体：由业务部门指定专人（如业务专员*）或法务部门牵头，联合业务、技术（如需）等相关部门，基于标准模板或定制化需求编制合同初稿。

核心内容要求：

合同主体：双方全称、法定代表人/授权代表人、地址、联系方式等需准确无误；

合同标的：明确产品/服务的名称、数量、质量标准（如国标、行标或约定标准）、技术参数（如适用）；

权利义务：双方主要权利（如收款权、交付请求权）、主要义务（如供货义务、验收义务）、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围等）；

履行条款：履行期限（起始/截止日期）、履行地点（如交货地、服务地）、支付方式（如银行转账、分期支付节点）、票据类型（如增值税专用发票）；

争议解决：明确争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖机构（如“向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”）。

步骤3：内部多部门审核

审核顺序及重点：

业务部门审核：由业务负责人审核合同内容是否符合业务需求，合作方资质（如营业执照、相关行业许可证）是否齐全，价款、交付周期等是否与预算及谈判结果一致，保证业务可行性。

法务部门审核：重点审核条款合法性（如是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）、合规性（如是否涉及行政审批事项）、权利义务对等性（是否存在单方加重企业责任的“霸王条款”）、法律风险点（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰），并提出修改意见。

财务部门审核：审核合同金额准确性、支付方式是否符合财务管理制度（如大额支付是否需要分期）、税费承担约定（如增值税是否含在价款中）、资金支付与发票开具的关联性（如“先票后款”或“款到票到”），评估财务风险。

反馈机制：各部门需在2个工作日内完成审核，通过OA系统或书面形式反馈审核意见，编制人汇总意见修订合同，直至无重大异议。

步骤4：最终审批

审批权限：根据合同金额及重要性划分审批层级：

金额≤10万元：业务部门负责人+法务部门负责人双签审批；

10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部门负责人+分管副总审批；

金额＞50万元：业务部门负责人+法务部门负责人+分管副总+总经理审批。

审批要求：审批人需审核合同整体合理性、风险可控性及与企业战略的一致性，审批通过后形成《合同审批确认单》，作为后续用印、签署的依据。

步骤5：用印与签署

用印申请：审批通过后，由行政部/综合管理部根据《合同用印管理办法》，核对《合同审批确认单》与合同文本一致性，确认无误后加盖合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）。

签署规范：由授权代表人（需提供《授权委托书》）与合作方当面签署，保证双方签字/盖章清晰、完整；若为异地签署，可采用扫描件签署+邮寄原件方式，但需提前在合同中明确“本合同自双方签字盖章并邮寄原件交换之日起生效”。

步骤6：归档与台账管理

归档责任：签署完成的合同原件，由行政部/法务部统一编号（编号规则：年份+合同类型+流水号，如“2024采字001号”），登记《合同台账》（含合同编号、名称、合作方、签订日期、金额、履行期限、归档日期等），并将纸质版合同（含附件、审批流程记录）及电子版档案同步归档保存，保存期限不少于合同履行完毕后10年。

三、核心模板表格说明

表1：合同编制审批表

栏目

填写要求

合同基本信息

合同编号（按归档规则填写）、合同名称（如“XX设备采购合同”）、合同类型（勾选：买卖/服务/合作等）、合作方全称及统一社会信用代码、签订地点、签订日期、合同有效期（起始至截止日期）、合同金额（大写/小写）、币种

编制信息

编制部门、编制人、联系方式、编制日期

审核流程

业务部门审核：审核人、审核日期、审核意见（需明确“同意”或“修改意见”，如“合作方资质需补充近三年审计报告”）法务部门审核：同上财务部门审核：同上最终审批：审批人、职务、审批日期、审批意见（“同意签署”或“修改后重新报批”）

附件清单

列明附件名称（如“合作方营业执照复印件”“技术协议”）、份数

备注

其他需说明事项（如“本合同需报上级单位备案”）

表2：合同台账（简化版）

合同编号

合同名称

合作方

签订日期

合同金额（元）

履行期限

归档日期

责任人

2024服字005

XX系统运维服务合同

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