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财务审批流程标准化管理工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织内部涉及资金支出的财务审批管理，旨在通过标准化流程规范审批行为、提高效率、防控风险。典型应用场景包括：

日常费用报销：员工差旅费、办公费、业务招待费等常规支出；

采购付款审批：原材料采购、设备购置、服务外包等供应商付款；

预算调整申请：因业务变化需增加或减少部门预算的专项申请；

项目资金拨付：研发项目、工程项目等阶段性资金支出的审批；

预付款与保证金：合作预付款、投标保证金、履约保证金等资金申请与退还。

二、标准化操作流程指引

财务审批流程遵循“申请-审核-审批-执行-归档”闭环管理，具体步骤

步骤1：发起申请（申请人操作）

操作主体：支出事项的直接经办人或部门负责人；

明确支出事由、金额、用途及对应预算科目，填写《财务审批申请表》（模板见第三部分）；

准备附件材料：根据支出类型提供合规证明（如合同、报价单、验收单、行程单等），保证材料真实、完整、与申请内容一致；

通过企业OA系统、审批软件或纸质表格提交申请，注明紧急程度（如“常规”“加急”）及预计支付时间。

步骤2：部门审核（部门负责人操作）

操作主体：申请人所在部门负责人；

审核要点：

真实性核查：确认支出事项是否真实发生，是否与部门业务需求匹配；

合理性判断：支出金额、标准是否符合公司制度（如差旅住宿标准、招待费限额）；

预算匹配性：检查支出是否在部门年度/月度预算内，超预算支出需同步提交《预算调整申请表》；

审核结果：通过OA系统或纸质表单签署“同意”“补充说明”或“不同意”意见，并注明理由。

步骤3：财务复核（财务部门操作）

操作主体：财务部门指定审核员（如费用会计、资金会计）；

复核要点：

合规性审查：支出是否符合国家财经法规及公司财务制度（如报销范围、票据类型、审批权限）；

材料完整性：检查附件是否齐全、金额计算是否准确（如报销总额=票据金额+其他费用）；

流程规范性：确认审批环节是否完整（如部门审核是否通过、是否需跨部门会签）；

复核结果：对合规申请签署“同意付款”，对材料不全或流程瑕疵的标注退回原因并通知申请人补充，对违规支出标注“否决”并说明依据。

步骤4：分级审批（按权限审批人操作）

操作主体：根据支出金额及类型划分审批权限（示例：

5000元以下：部门负责人+财务审核员；

5000-20000元：分管副总+财务负责人；

20000元以上：总经理+财务负责人+董事长（若需））；

审批要点：

重大支出（如项目资金、大额采购）：重点评估业务必要性、投资回报及风险；

超预算支出：需同步审批《预算调整申请表》，确认调整理由充分；

审批时限：常规事项2个工作日内完成，加急事项4个工作小时内完成；

审批意见：明确“同意”“不同意”或“补充材料”，对“不同意”需书面说明原因并反馈至申请人。

步骤5：资金支付（财务部门操作）

操作主体：财务部门出纳或资金专员；

核对审批通过的《财务审批申请表》及附件，确认收款方信息（名称、账号、开户行）准确无误；

按公司支付方式（银行转账、支票、公务卡等）办理付款，同步登记《资金支付台账》；

特殊情况（如预付款）需签订付款协议，明确支付条件及后续结算要求；

付款完成后，在OA系统中标记“已支付”，并将支付凭证同步至申请人及相关部门。

步骤6：资料归档（财务部门操作）

操作主体：财务档案管理员；

归档要求：

按月度/季度将审批表、附件、支付凭证等资料分类整理，装订成册；

电子档案备份至企业服务器，纸质档案存放于专用档案柜，保存期限符合会计档案管理规定（通常3-10年）；

建立档案索引目录，保证后续查阅便捷。

三、核心审批表单模板

模板1：财务审批申请表（通用版）

基本信息

填写说明

申请人

姓名*、所属部门、联系方式（内线）

申请日期

年/月/日

申请类型

□费用报销□采购付款□预算调整□其他

支出事由

简要说明（如“项目差旅费”“办公设备采购”）

预算科目

对应公司预算编码（如“管理费用-办公费”）

支出明细

序号

支出内容

1

例：北京至上海交通费

2

例：住宿费

合计金额

大写：_________________________元

审批意见

部门负责人

签字：__________日期：____________

财务审核员

签字：__________日期：____________

分管副总（若需）

签字：__________日期：____________

总经理（若需）

签字：__________日期：____________

附件清单

（□合同□报价单□验收单□其他：__________）

模板2：预算调整申请表（专项版）

基本信息

填写说明

申请部门

申请人

姓名*、职务

申请日期

年/月/日

原预算金额

元（科目：