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档案数字化管理操作规程集

引言

档案作为机构历史记忆的载体，其管理的规范化与高效化是保障信息资源有效利用、维护历史真实面貌的关键。随着信息技术的飞速发展，档案数字化已成为提升档案管理水平、拓展档案服务能力的必然趋势。本规程集旨在为档案数字化管理工作提供一套系统、严谨、可操作的行为准则，确保数字化过程的质量可控、数据安全及成果有效利用。本规程集适用于各类机构开展的档案数字化加工与管理工作，相关人员均应严格遵照执行。

第一章总则

1.1基本原则

档案数字化管理工作应遵循以下基本原则：

*真实性原则：确保数字化成果与档案原件内容、形式及特征的一致性，维护档案的原始性和凭证性。

*完整性原则：保证档案数字化过程覆盖档案的全部要素，数字化成果完整无缺。

*可用性原则：数字化成果应具备良好的可读性、可检索性和可利用性，满足各类用户的查询需求。

*安全性原则：严格执行保密规定，采取有效技术与管理措施，确保档案原件及数字化数据在整个生命周期中的安全。

*规范性原则：遵循国家及行业相关标准规范，统一数字化加工流程、技术参数和数据格式。

1.2适用范围

本规程集规定了档案从接收、整理、扫描、著录、质检、存储、备份到利用等各环节的数字化管理操作要求。适用于本机构内所有需进行数字化处理的各类纸质档案、声像档案等（特殊载体档案可参照执行或另行制定细则）。

1.3引用文件

本规程集的制定引用了国家及行业现行相关法律法规、标准规范（如《档案法》、《电子档案管理基本术语》、《纸质档案数字化规范》等）。

第二章档案接收与整理

2.1档案接收

档案接收是数字化工作的起始环节，应严格履行交接手续：

1.档案管理部门（或档案形成部门）与数字化加工部门（或团队）需共同对拟数字化的档案进行清点核对。

2.核对内容包括：档案的全宗号、目录号、案卷号（件号）、题名、起止日期、页数等，确保与移交清单一致。

3.对档案的物理状况进行检查，记录档案的破损、霉变、粘连、字迹褪变等情况，评估数字化加工的可行性及所需特殊处理。

4.交接双方在《档案数字化加工交接登记表》上签字确认，明确责任。

2.2档案整理

在数字化扫描前，应对符合扫描条件的档案进行规范化整理：

1.件级整理：按照《归档文件整理规则》要求，对需数字化的档案以“件”为单位进行整理，确保每件档案材料的顺序正确、页码连续。

2.登记著录：依据档案著录规则，对档案的基本著录项进行登记，著录信息应准确、规范。著录数据将作为数字化成果元数据的重要来源。

3.扫描前处理：

*对破损、脆弱的档案页面，应先进行修复、加固处理。

*对装订成册的档案，根据其装订方式和纸张状况，决定是否拆卷。拆卷时应小心操作，避免损坏档案。拆卷后，原有的装订物应妥善保管，以便数字化完成后复原。

*去除档案页面上的金属物（如订书钉、回形针等），以防损坏扫描设备或影响扫描质量。

*对字迹模糊或易褪色的页面，应采取适当保护措施，或采用特殊扫描方式。

第二章数字化扫描

2.1扫描设备选择与调试

根据档案的类型、纸张状况和数字化要求，选择适宜的扫描设备，如平板扫描仪、高速文档扫描仪等。扫描前应对设备进行如下检查与调试：

*确保扫描设备清洁，无灰尘、污渍。

*校准扫描设备，保证扫描图像的清晰度、色彩还原度及几何精度。

*测试扫描参数，选择最佳的扫描分辨率、色彩模式和文件格式。

2.2扫描参数设置

扫描参数的设置直接影响数字化成果的质量和存储效率，应根据档案类型和利用需求合理确定：

*分辨率：通常情况下，文书档案扫描分辨率不低于200dpi；如档案中有需要长期保存的细小文字、图表或印章，可适当提高至300dpi。特殊类型档案（如工程图纸）的分辨率应根据实际情况确定。

*色彩模式：一般档案采用黑白模式扫描；若档案页面包含多色文字、图片或有褪色情况，可采用灰度模式；对具有重要历史价值或色彩丰富的档案，可采用彩色模式扫描。

*文件格式：应选择通用、稳定且有利于长期保存的格式。推荐采用TIFF格式作为归档格式；为便于网络传输和日常利用，可同时生成JPEG等压缩格式。

*图像质量：扫描图像应清晰、完整，无歪斜、无黑边、无失真，确保文字清晰可辨，图表准确无误。

2.3扫描过程控制

扫描操作人员应严格按照设定的参数和操作规范进行扫描：

*扫描过程中应仔细核对扫描页数与档案实际页数，防止漏扫、多扫。

*对扫描后的图像进行即时检查，发现模糊、缺页、错页等问题，应及时重扫或补扫。

*保持扫描区域的整洁，避免档案在扫描过程中被污染或损坏。

*对于大幅面档案，可采用分区扫描后拼接的方式处理，拼接处应平滑过渡，信息完整。

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