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企业邮件与文档格式统一标准规范

一、标准适用范围与典型场景

本标准适用于企业内部所有正式邮件往来、对外商务沟通，以及各类内部文档（如工作汇报、项目方案、会议纪要、通知公告等）的格式规范。通过统一格式，保证信息传递清晰、专业，减少沟通成本，提升企业形象。典型场景包括：跨部门协作邮件、客户商务对接邮件、项目立项文档、月度/季度工作报告、内部制度文件等。

二、邮件格式规范操作步骤

（一）邮件主题命名

操作步骤：

明确核心要素：包含【发送部门】+【事项类型】+【关键内容】+【日期】+【接收人（可选）】。

按要素顺序组合：用“_”分隔各要素，避免使用空格或特殊符号。

示例：

对内：【人力资源部】关于10月考勤数据提交通知全体员工

对外：【市场部】产品合作方案需求函张经理

（二）称呼与问候语

操作步骤：

对外邮件：根据接收人身份使用“尊敬的先生/女士”或“尊敬的团队”，若已知职务，优先使用职务（如“尊敬的王总”）。

对内邮件：平级或下级可用“同事/部门”，上级可用“总/经理”。

问候语单独成行，使用“您好！”“各位好！”，顶格书写。

（三）内容结构

操作步骤：

开篇说明事由：首段直接点明邮件核心目的，如“关于项目进度的汇报”“附件为合同草案，请审阅”。

分点阐述：若内容较多，用“1.2.3.”分点说明，每点聚焦一个主题，避免信息混杂。

关键信息突出：重要数据、时间节点、需回复事项用加粗或标红标注（如“请于11月5日前反馈意见”）。

（四）结尾与署名

操作步骤：

结尾礼貌用语：根据邮件性质选择“顺祝商祺！”“此致敬礼！”“感谢您的支持！”，另起一行空两格书写。

署名信息：包括姓名、部门、工号（可选），右对齐；对外邮件需添加公司名称。

示例：

市场部|工号：2023001

科技有限公司

（五）附件处理

操作步骤：

添加附件：保证附件完整、最新，发送前预览确认内容无误。

附件命名：格式为“【文档类型】+文件名+版本号+发送人+日期”，如“【合同】项目合作协议V1.2_市场部docx”。

中提示：在结尾处注明“附件：文件”，避免接收人遗漏。

三、文档格式规范操作步骤

（一）文档标题与层级

操作步骤：

主居中，黑体二号，加粗，如“项目2024年Q1工作计划”。

一级左对齐，黑体三号，加粗，编号为“一、二、三、”，如“一、项目背景”。

二级左对齐，楷体GB2312三号，加粗，编号为“（一）（二）（三）”，如“（一）市场需求分析”。

三级左对齐，宋体四号，加粗，编号为“1.2.3.”，如“1.目标用户画像”。

（二）字体与段落格式

操作步骤：

内容：宋体小四，行间距固定值28磅，段前段后间距0.5行。

表格与图表：标题位于表格上方，宋体五号加粗，编号为“表1-1”“图2-1”，注明“表1-1项目进度表”；表格内文字宋体五号，居中对齐。

页眉页脚：页眉左侧为公司LOGO（可选），右侧为文档名称；页脚居中标注“第X页共Y页”，宋体五号。

（三）引用与注释规范

操作步骤：

文内引用：需注明来源的，用上标[1][2]标注，如“根据行业报告显示[1]”。

参考文献列表：文档末尾单独成页，标题“参考文献”黑体三号加粗，内容宋体五号，编号格式为“[1]作者.文献名称.出版信息,年份.”。

（四）文档保存与命名

操作步骤：

文档类型优先使用PDF（正式对外文件）或DOCX（内部协作文件），避免使用WPS等其他格式。

文件命名：邮件附件命名规则+文档版本号（如V1.0、V2.0），最终版标注“最终版”。

四、模板示例参考

（一）邮件模板

项目

内容要求

示例

主题

【部门】+事项+关键内容+日期+接收人

【财务部】关于11月费用报销截止日期提醒全体员工

称呼

根据接收人身份选择

各部门同事：

开篇点明事由→分点说明→关键信息突出

为保证月度财务结账工作顺利进行，现提醒：1.报销单提交截止日期：10月30日17:00；2.需附发票原件及明细清单。逾期将顺延至次月处理。

结尾

礼貌用语

感谢配合！

署名

姓名+部门+工号（可选）

财务部

附件

【文档类型】+文件名+版本号+发送人+日期

附件：【通知】11月费用报销指南V1.0_财务部pdf

（二）（报告类）

元素

格式规范

示例

主标题

黑体二号，居中，加粗

2023年第三季度销售工作报告

一级标题

黑体三号，左对齐，加粗，编号“一、”

一、销售业绩概述

二级标题

楷体GB2312三号，左对齐，加粗，编号“（一）”

（一）各产品线销售额

宋体小四，28磅行距

本季度总销售额达500万元，同比增长15%，其中A产品线贡献占比60%。

表格标题

宋体五号加粗，居中，编号“表1-1”

表1-120