采购需求清单与审批模板.docVIP

采购需求清单与审批模板工具说明

一、适用范围与常见应用场景

二、从需求提报到采购完成的标准化流程

第一步：需求发起与清单填写

操作主体：需求部门经办人（如行政专员、项目负责人）

具体操作：

明确采购目的（如“新员工入职办公物资配置”“项目实验材料补充”）及必要性，避免重复采购或超量申请。

根据实际需求填写《采购需求清单模板》（详见第三部分），逐项列明物品/服务名称、规格型号、技术参数（如尺寸、材质、功能要求）、数量、预估单价、总价、用途说明、期望交付时间等关键信息。

附件补充：对于有特殊要求（如定制化产品、技术认证）的采购项，需附上详细说明、图纸或技术参数表，保证采购部门准确理解需求。

关键点：预估单价需参考历史采购数据或市场行情，避免过高或过低；规格参数需具体可量化（如“A4复印纸，80g，500张/包，白色”而非“普通复印纸”）。

第二步：部门内部审核

操作主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）

具体操作：

审核采购需求的合理性：是否符合部门工作计划？是否为必要支出？是否存在替代方案（如内部调剂、租用代替购买）？

核对数量与规格：避免超量申请（如月度用量10个却申请50个）或参数模糊导致采购偏差。

确认预算匹配：检查采购总金额是否在部门年度/季度预算额度内，超预算需提前说明理由并附预算调整申请。

审核通过后，在清单“部门负责人意见”栏签字确认，并注明审核日期；若不通过，需反馈具体修改意见给经办人。

第三步：采购部门复核

操作主体：采购部门专员（如采购主管、物资管理岗）

具体操作：

接收需求清单后，重点核查以下内容：

需求信息完整性：是否填写所有必填项（名称、规格、数量、预估价等）；

合规性：是否符合公司采购管理制度（如是否属于集中采购目录、是否需公开招标）；

市场可行性：预估单价是否与近期市场行情差异过大（如偏差超20%需要求需求部门补充报价依据）。

对于常规标准化物品（如电脑、打印机），可提供历史合作供应商报价供参考；对于定制化或特殊物品，需启动供应商寻源流程（如询价、比价）。

复核通过后，在“采购部门意见”栏签字，并标注“建议审批”或“需补充材料”；若不通过，注明原因并退回需求部门。

第四步：分级审批与决策

操作主体：根据采购金额及类型，由不同层级领导审批（以下为通用分级参考，企业可根据自身权限设置调整）：

小额采购（如≤5000元）：由采购部门负责人审批；

中额采购（如5000元-5万元）：由分管采购副总/总监审批；

大额采购（如＞5万元）：需提交总经理/总经理办公会审批，涉及重大资产或战略采购的，可增加法务部会签环节。

具体操作：

审批人根据需求必要性、预算合规性、性价比等因素进行决策，在对应审批栏签署“同意”“不同意”或“需补充说明”意见，并注明日期。

若“不同意”，需明确退回理由；若“需补充说明”，由需求部门补充材料后重新进入审批流程。

第五步：采购执行与反馈

操作主体：采购部门专员

具体操作：

审批通过后，采购部门根据清单需求启动采购：

标准化物品：从合格供应商库下单，明确交付时间、验收标准；

非标准化物品：与供应商签订采购合同，约定双方权责（如质量、售后、违约条款）。

采购完成后，及时将供应商信息、订单号、交付时间等反馈给需求部门，并同步更新采购台账。

第六步：资料归档

操作主体：采购部门专员、需求部门经办人

具体操作：

采购部门：将审批通过的《采购需求清单》、采购合同、订单、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年（按公司档案管理规定执行）。

需求部门：留存采购清单复印件及验收记录，作为部门资产管理和后续复盘依据。

三、采购需求清单模板（含审批流程）

采购需求清单

申请编号：____________申请日期：____年__月__日

基本信息

申请部门

_________________

申请人

_________________（经办人）

联系方式

_________________（内部分机/办公电话）

需求用途

□日常办公□项目采购□维修维护□其他：_________________

预算科目

_________________（如“行政办公费-物料采购”）

期望交付时间

____年__月__日前

物品/服务明细

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明（可另附页）

示例：A4复印纸

80g，500张/包，白色，环保认证

包

20

25.00

500.00

月度行政办公使用

示例：笔记本电脑

Inteli5处理器，8G内存，256G固态

台

1

4500.00

4500.00

新员工开发使用

合计金额（大写）

人民币________________________元整

合计（小写）

______________元

审批流程

审批意见

签字

日期