会议纪要撰写与执行标准化模板.docVIP

会议纪要与执行标准化模板

适用会议类型与场景

常规例会：部门周例会、月度总结会、季度规划会；

专项会议：项目启动会、需求评审会、问题研讨会、跨部门协调会；

决策会议：方案评审会、资源分配会、风险应对会；

临时会议：突发问题处理会、紧急事项部署会。

通过标准化流程，保证会议信息传递准确、决议事项落地可追溯，提升团队协作效率。

标准化操作流程

一、会前准备：明确目标与分工

会议发起人：提前1-2个工作日确定会议主题、目标、议程，并通知参会人员；涉及跨部门协作时，需提前同步相关材料（如项目背景、数据报表、方案初稿等）。

记录人：提前熟悉会议议程，准备纪要模板（可提前填充会议基本信息），确认需重点记录的内容（如争议点、决策结论、执行动作）。

参会人员：提前阅读会议材料，梳理本部门/岗位需讨论或反馈的问题，保证会议高效推进。

二、会中记录：聚焦关键信息

记录核心要素：

会议基本信息：会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人。

议题与讨论过程：按议程顺序记录各议题的讨论要点，重点关注不同观点的碰撞、争议焦点及最终共识（避免记录无关细节或个人情绪化表述）。

决议事项：明确每个议题的结论，需包含“做什么、谁负责、何时完成、资源支持”等关键信息。

待办事项：对未当场决议的问题，记录后续跟进计划（如“需*部门补充数据，下次会议前反馈”）。

记录技巧：

使用“结论先行”原则，优先记录决议而非讨论过程；

涉及数据、时间、责任人等信息需当场与参会人确认，避免歧义；

对复杂议题可辅以简单图表或关键词标注，便于会后整理。

三、会后整理：形成标准化纪要

纪要撰写：会议结束后2个工作日内完成初稿，内容包括：

[会议类型]-[主题]-[日期]（例：“部门周例会-项目进度同步-2023年10月16日”）；

基本信息：按会中记录要素整理，清晰列出；

议题纪要：按议程分点阐述，每点包含“讨论要点-决议结论-待办事项”（若有）；

执行跟踪表：单独列出“决议事项-执行负责人-协作人-完成时间-交付成果”，明确可量化的验收标准（如“完成方案初稿”“提交测试报告”）。

审核与分发：

纪要初稿提交主持人审核，保证决议信息准确、无遗漏；

审核通过后，1个工作日内分发至所有参会人员及相关协作部门，并抄送上级领导（若需）；

纪要需标注“抄送”范围及“存档部门”（如行政部/项目组），便于后续查阅。

四、执行跟进：闭环管理

负责人落实：执行人收到纪要后1个工作日内确认任务理解无误，如有疑问需及时与主持人或记录人沟通；

进度跟踪：记录人每周/每项目周期通过进度表（可结合项目管理工具）更新执行状态，标注“进行中”“已完成”“延期”及原因；

复盘反馈：在下次会议中优先回顾上期决议事项执行情况，对未完成的需说明原因及调整计划，保证“事事有跟进、件件有结果”。

会议纪要与执行跟踪表单

会议基本信息

会议名称

例：“*项目Q4目标启动会”

时间

2023年10月16日14:00-16:30

地点

*会议室3/线上会议（腾讯会议：X）

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、（部门）、（*部门）

缺席人员及原因

（出差）、（请假）

议题与讨论内容

决议结论

执行跟踪

议题1：*项目当前进度风险

部门反馈：开发阶段延迟3天，因模块接口未定；部门建议协调资源支持

1.由负责协调部门，10月18日前确定接口方案；2.*部门调整开发计划，10月20日前完成延期部分补工

议题2：*活动预算申请

部门申请活动预算元，原预算剩余元可调剂；需增加项物料采购费用*元

1.预算总金额调整为元，由财务部审核，10月17日前完成批复；2.*部门负责10月19日前完成物料供应商比选

议题3：跨部门协作流程优化

现有流程存在审批环节重复，建议合并与步骤；*部门提出需明确各环节SLA

1.由部门牵头，、*部门配合，10月25日前修订《跨部门协作流程手册》；2.新流程自11月1日起试运行，首月收集反馈并优化

关键实施要点

信息准确性：纪要中涉及的责任人、时间、数据等信息必须经当事人确认，避免因信息偏差导致执行延误；

可执行性：决议事项需明确“交付成果”而非抽象任务（如“完成报告”需细化为“提交*版市场分析报告，含数据图表及3条建议”）；

时效性管理：严格执行“2日内出纪要、1日内确认任务、定期跟踪进度”的时间要求，避免拖延；

责任到人：每个决议事项需指定唯一执行负责人，多人协作时明确“主责”与“协作”分工，避免推诿；

闭环反馈：对未按期完成的事项，需在后续会议中说明原因并制定补救措施，保证问题不悬而不决；

存档规范：纪要需按“年度-会议类型”分类存档（电子档+纸质档），保存期限不少于2年，便于后续追溯与复盘。