采购流程规范化操作工具集.docVIP

采购流程规范化操作实用工具集

一、适用场景与价值定位

本工具集适用于企业采购部门日常管理、跨部门协作规范、新员工培训指导及审计合规支持等场景。通过标准化流程与模板工具，帮助采购团队提升效率、降低操作风险，保证采购活动“流程合规、成本可控、质量达标”，同时为管理层提供清晰的采购数据追溯依据。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与审批

操作主体：需求部门、采购部、财务部、相关审批人

关键动作：

需求部门根据业务计划填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期及预算来源，经部门负责人*经理签字确认后提交至采购部。

采购部收到需求后，1个工作日内审核需求的合理性（如规格是否明确、预算是否超限），对模糊需求与需求部门沟通补充；对超出年度预算的需求，需额外提交《预算调整申请表》，经财务部*主管及总经理审批。

审批通过后，采购部在《采购需求审批台账》中登记编号，启动采购流程。

（二）供应商选择与管理

操作主体：采购部、供应商评估小组

关键动作：

采购部根据需求类型（如标准化物料、定制化服务）确定供应商选择方式：公开招标、邀请招标、询价或单一来源采购（仅适用于独家产品或紧急情况，需经总经理特批）。

采用询价/招标方式的，至少邀请3家合格供应商参与，要求供应商在规定时间内提供《报价单》（含产品规格、单价、交付周期、质保条款等）。

采购部组织供应商评估小组（含采购、技术、质量部门人员）对供应商进行资质审核（营业执照、相关行业许可证、过往合作业绩）及综合评分（价格权重40%、质量权重30%、交付权重20%、服务权重10%），评分结果记录于《供应商评估表》。

评分最高且合格的供应商被确定为候选对象，经采购部负责人*总监签字确认后，纳入《合格供应商名录》，动态更新（每季度复核一次）。

（三）采购合同签订与执行

操作主体：采购部、法务部（可选）、供应商

关键动作：

采购部与供应商拟定《采购合同》，明确标的物信息、价格、付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例）、交付时间与地点、验收标准、违约责任等条款，重大合同需经法务部*专员审核。

合同经双方签字盖章（供应商需提供授权委托书）后生效，采购部在《合同台账》中登记合同编号、对方单位、金额、履行期限等信息，同步抄送财务部。

合同执行中，采购部跟踪供应商生产/备货进度，对延期交付风险提前预警，要求供应商提交《延期说明》及改进计划。

（四）订单下达与交付跟踪

操作主体：采购部、供应商、需求部门

关键动作：

采购部根据审批通过的《采购需求申请表》及签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，注明订单编号、物品明细、数量、交付地址、联系人及电话。

供应商收到订单后，需在1个工作日内确认回传；采购部建立《订单跟踪表》，每日跟踪物流信息（如适用），保证货物按期送达。

货物送达后，需求部门指定收货人*（如仓库管理员或使用人）核对实物与订单信息（数量、外观、规格），确认无误后在《送货单》上签字；如发觉异常（如破损、型号不符），需当场拍照记录，并在24小时内书面反馈采购部。

（五）验收与付款结算

操作主体：需求部门、质量部（如需）、采购部、财务部

关键动作：

对于需质量检测的物料（如生产原材料），由质量部*工程师在3个工作日内完成检验，出具《质量验收报告》；无需检测的物料，由需求部门直接确认使用功能，填写《到货验收单》。

验收合格后，采购部收集《到货验收单》《质量验收报告》《发票》等资料，在《付款申请审批表》中填写付款金额、供应商信息、合同编号，提交财务部审核。

财务部核对单据无误后，按合同约定付款方式安排付款（如电汇、承兑汇票），并在《付款台账》中记录付款日期、金额、对方账户信息；质保金到期无质量问题后，由需求部门确认无异议，财务部完成质保金支付。

三、实用工具模板清单

模板1：采购需求申请表

申请编号

需求部门

申请人

联系方式

申请日期

需求明细

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

需求背景说明

审批意见

部门负责人签字：

日期：

采购部审核意见：

签字：

日期：

财务部审核意见：

签字：

日期：

总经理审批意见：

签字：

模板2：供应商评估表

供应商名称

评估日期

基本信息

统一社会信用代码

注册资本

主营业务

联系人及电话

资质文件（附件清单）

□营业执照□行业许可证□ISO认证□过往合作合同复印件

报价信息

物品名称

规格型号

报价（元）

交付周期（天）

综合评分

评分项

评分标准

得分（满分100）

权重

价格（40%）

最低价得40分，每高于最低1%扣1分

40%

质量（30%）

资质齐全+过往无质量问题得30分，每项不符扣5分

30%

交付（20%）

按期交付得20分，每延期1天扣2分

20%

服务（10%）

响应及时、服务方案完