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费用报销审核标准及操作指南

一、适用范围与工作情境

本指南适用于公司内部员工因履行工作职责产生的各项合规费用的报销管理，具体涵盖以下情境：

日常办公支出：如办公用品采购、通讯费、快递费等；

差旅相关费用：包括因公出差的交通、住宿、市内交通及必要餐费；

业务活动支出：如客户接待、会议组织、参展等产生的合理费用；

其他经审批的因公支出：需提前向部门负责人说明并获确认的特殊费用。

二、标准化操作流程

步骤1：费用发生与凭证准备

费用发生时，需同步获取合规的费用凭证（如行程单、采购明细单、收据等），保证凭证内容清晰（含日期、金额、事由、收款方等信息），并与实际费用一致；

涉及多人参与的费用（如业务招待），需注明参与人员及职务；

电子凭证需打印并由申请人签字确认，纸质凭证需保持原件完整，无涂改、破损。

步骤2：填写报销申请表

登录公司财务系统，进入“费用报销”模块，选择对应报销类型（如差旅费、办公费等）；

按系统提示准确填写信息：申请人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用事由（需具体至“项目会议差旅费”等细节）、费用明细（按类别分项填写，如交通费、住宿费等）；

步骤1准备的凭证扫描件，保证每项费用对应至少1份凭证，凭证名称与费用明细一致；

填写完毕后“暂存”，报销申请表编号（如“BT-202410001”），供后续查询使用。

步骤3：部门初审

申请人将的报销申请表（含附件）提交至部门负责人*经理处；

部门负责人审核以下内容：

（1）费用是否与部门工作计划相关，是否符合业务必要性；

（2）费用金额是否在部门预算范围内，超预算费用需说明原因并附预算调整审批单；

（3）凭证是否齐全、填写是否规范，无遗漏信息；

审核通过后，部门负责人在系统“部门审批”栏签字确认；若不通过，需注明退回原因（如“事由模糊”“凭证缺失”），申请人修改后重新提交。

步骤4：财务复审

部门审批通过后，报销申请流转至财务部门*会计处；

财务人员重点审核：

（1）费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准：一线城市不超过500元/晚，二线不超过350元/晚）；

（2）凭证金额与系统填报金额是否一致，计算是否准确（如多笔费用合计是否正确）；

（3）费用类别是否符合报销范围（如个人消费不得混入报销）；

审核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字；若发觉问题（如超标准未说明、凭证与费用不符），退回申请人并补充说明整改要求。

步骤5：领导审批

根据费用金额分级审批：

（1）5000元以下：由部门负责人*经理审批（已完成部门初审环节，此处为最终确认）；

（2）5000-20000元：需分管副总*总审批；

（3）20000元以上：需总经理*总审批；

审批人通过系统查看报销详情，确认费用合规性后签字，审批流程结束。

步骤6：报销款项支付

财务部门在完成所有审批后的3个工作日内，通过银行转账方式支付报销款项至申请人工资卡；

申请人可通过财务系统“报销进度查询”模块查看支付状态，到账后如有疑问，可联系财务部门*会计核对。

三、费用报销申请表模板

费用报销申请表

申请人信息

费用明细

附件清单

审批意见

备注

四、关键提示与风险规避

信息填写规范：申请人姓名、部门、费用事由等关键信息需真实、完整，不得漏填或虚构；费用事由需具体（如“项目调研差旅”而非“出差”），避免模糊表述。

附件完整性要求：每笔费用必须对应有效凭证，凭证抬头需为公司全称，不得以“办公用品”“礼品”等笼统名称代替实际购买内容；电子凭证需清晰可辨，关键信息（金额、日期、公章）不得缺失。

报销时限管理：费用应在发生后30日内提交报销，逾期需提交《逾期报销说明》并经部门负责人经理及财务总监审批；跨年度费用（如12月发生次年1月报销）需在次年1月15日前完成。

费用标准遵循：严格执行公司《费用管理办法》，如差旅餐费标准为100元/人/餐（超出部分需由申请人自行承担）；业务招待需提前填写《招待申请单》，注明招待对象、事由及预算，审批通过后方可发生。

禁止行为提示：不得将个人消费（如旅游、购物）混入报销；不得拆分费用规避审批（如将20000元费用拆为两笔10000元报销）；不得重复提交已报销的凭证，一经发觉将按公司规定处理。

沟通反馈机制：如报销流程超过5个工作日未完成，或对审核结果有异议，可及时联系财务部门会计（内线：），或通过OA系统“意见反馈”模块提出疑问，财务部门将在2个工作日内回复。

本指南自发布之日起执行，由财务部门负责解释，如有修订将另行通知。