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技术资料编写与保管工具模板

一、适用工作场景

本工具模板适用于企业研发、工程实施、生产制造、技术维护等场景中技术资料的规范化编写与系统性保管，具体包括但不限于：

新产品研发：从需求分析、方案设计到测试验证的全流程技术文档记录；

技术改造/升级：现有设备、工艺或系统的优化方案、实施过程及验收资料归档；

项目交付：客户项目的技术协议、实施方案、竣工报告等资料的移交与留存；

知识传承：关键技术、操作规范、故障处理经验等知识的沉淀与复用；

合规审计：满足ISO、GMP等行业标准对技术资料完整性与可追溯性的要求。

二、标准化操作流程

（一）资料需求分析与规划

明确资料类型：根据项目性质或业务需求，确定需编写的技术资料类型（如《技术方案》《设计说明书》《测试报告》《操作手册》《维护规程》等）。

确定编写范围：梳理资料需覆盖的核心内容，例如《产品设计说明书》应包含设计依据、技术参数、结构图纸、关键部件说明等模块。

制定编写计划：明确各资料的编写责任人（如研发工程师、技术主管）、完成时间及审核节点，保证进度可控。

（二）资料内容编写

遵循规范格式：

文档标题统一为“[资料类型]-[项目/产品名称]-[版本号]”，例如《技术方案-智能传感器-V1.0》；

结构清晰，采用“章-节-条-款”层级，章节标题简洁明确；

图表、公式、符号需编号（如图1-1、公式(2-3)），并在中标注引用说明。

内容准确性要求：

技术参数、数据来源需经复核（如由测试工程师或数据分析师确认）；

图纸、流程图需使用专业工具绘制（如AutoCAD、Visio），保证线条、标注清晰无误；

引用标准、规范需注明最新版本号（如“GB/T19001-2016idtISO9001:2015”）。

版本控制：初稿版本号为V0.0，修订后依次升级为V1.0、V1.1，避免版本混乱。

（三）资料审核与定稿

三级审核机制：

自审：编写人完成初稿后，自查内容完整性、格式规范性及数据准确性；

互审：交由相关技术负责人（如研发经理、质量工程师）审核，重点审核技术可行性、合规性及逻辑连贯性；

终审：由部门主管或技术专家*最终审定，确认资料满足归档要求后，签字批准发布。

问题整改：针对审核意见，编写人需在2个工作日内完成修改，并重新提交审核，直至通过。

（四）资料分类与归档

分类规则：按“项目-资料类型-时间”三级分类，例如“智能传感器项目-设计类-2024年”；或按“部门-专业领域-资料类型”分类，例如“研发部-硬件设计-说明书”。

归档范围：包含所有审核通过的技术资料原件（含电子版及纸质版），以及修订过程中的版本记录、审核表等支撑文件。

登记入库：资料归档时，需填写《技术资料信息登记表》（详见第三部分），由资料管理员*录入档案管理系统，分配唯一档案编号。

（五）保管与维护

存储环境要求：

纸质资料存放于专用档案柜，环境需干燥、通风、避光（温度18-22℃，湿度45%-60%），防火、防虫、防潮；

电子资料存储于企业服务器或加密云盘，定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放。

保管责任：资料管理员为保管直接责任人，定期（每季度）检查资料完整性，纸质资料出现破损需及时修复，电子资料需验证备份可读性。

（六）借阅与使用

借阅流程：

借阅人填写《技术资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、编号、用途、借阅期限（一般不超过7个工作日）；

经所在部门负责人审批后，资料管理员办理借阅手续，纸质资料需签字登记，电子资料需授权访问权限。

使用规范：借阅资料仅限工作相关使用，不得涂改、撕毁、外传；借阅到期需及时归还，如需续借需提前2个工作日申请。

三、技术资料信息登记表

档案编号

资料名称

资料类型（设计/研发/测试/运维/其他）

所属项目/产品

编写人

审核人

终审人

版本号

密级（公开/内部/秘密）

存放位置（纸质柜号/电子路径）

归档日期

关联资料编号

更新记录（版本/日期/内容摘要）

TZ-2024-001

智能传感器技术方案

设计类

智能传感器

*张工

*李经理

*王总工

V1.0

内部

纸质-A01柜/电子-研发部/传感器

2024-03-15

TZ-2024-002

V1.0/2024-03-15/初稿完成

TZ-2024-002

智能传感器测试报告

测试类

智能传感器

*刘工

*赵工

*王总工

V1.1

内部

纸质-A02柜/电子-测试部/传感器

2024-04-02

TZ-2024-001

V1.1/2024-04-02/补充低温测试数据

TZ-2023-005

生产线维护规程

运维类

生产线

*陈工

*孙主管

*周经理

V2.0

公开

纸质-B03柜/电子-生产部/运维

2023-12-20

-

V2.0/2023-12-20/新增故障排查流程

四、关键管理要点

（一）规范性与一