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库存物品编码与管理制度指导手册

为规范企业库存物品管理，提升库存数据准确性、管理效率及信息化水平，实现库存物品的标准化识别与追溯，特制定本指导手册。本手册旨在明确库存物品编码规则、管理流程及执行要求，为企业各部门提供统一、规范的库存管理操作指引，保证库存管理工作的有序开展。

一、适用范围与目标

（一）适用范围

本手册适用于企业内部所有涉及库存物品管理的场景，包括但不限于：

仓库日常收发存管理；

采购计划与供应商管理；

生产领料与成本核算；

资产盘点与报废处置；

信息化系统（如ERP、WMS）数据录入与维护。

（二）管理目标

统一标识：通过标准化编码，实现每个库存物品的唯一性识别，避免重码、错码；

高效管理：简化物品分类、检索、统计流程，提升库存周转率；

数据准确：保证库存信息与实物一致，为决策提供可靠数据支持；

责任明确：规范编码申请、变更、使用流程，明确各部门管理职责。

二、编码体系构建与实施步骤

（一）成立专项工作小组

由仓储管理部牵头，联合采购部、财务部、使用部门（如生产部、行政部）成立专项小组，明确职责分工：

组长*（仓储管理部负责人）：统筹编码体系搭建，审批重大规则调整；

组员*（采购部、财务部、使用部门专员）：负责物品分类调研、编码规则评审、流程测试及培训推广。

（二）物品分类与层级划分

大类划分：根据物品属性及管理需求，将库存物品分为一级大类（如01-原材料、02-半成品、03-产成品、04-办公用品、05-备品备件等）；

中类/小类划分：在一级大类下，按物品用途、材质、功能等细分二级中类、三级小类（例：01-原材料下分01-金属材料、01-非金属材料；01-金属材料下分01-钢材、01-铝材）；

细目层级：针对小类物品，按规格型号、品牌等进一步细分至最小管理单元（例：01-钢材下分01-热轧钢板、01-冷轧钢板；01-热轧钢板下分δ=10mm、δ=20mm）。

（三）编码规则设计

采用“分类码+属性码+流水码”的组合结构，保证编码的稳定性、扩展性及唯一性，具体规则

编码段

位数

规则说明

示例

分类码

6位

一级大类（2位）+二级中类（2位）+三级小类（2位），不足位补“0”

01-01-01（原材料-金属材料-钢材）

属性码

4位

规格型号（2位）+品牌/供应商（2位），用字母或数字组合，统一编码字典

10-A（δ=10mm，品牌A）

流水码

3位

按物品启用顺序从001起编，同属性物品唯一

001

完整编码

13位

分类码+属性码+流水码，中间用“-”分隔

01-01-01-10-A-001

（四）编码试运行与优化

选取典型物品（如高频使用物料、高价值资产）进行编码试点，验证分类合理性、编码规则可行性；

收集试点部门反馈（如编码长度是否便于记忆、分类是否满足业务需求），调整优化分类层级及属性码定义；

修订《库存物品分类及编码规则表》（见附件1），形成正式版本。

（五）全面推行与培训

组织全部门培训，讲解编码规则、系统操作流程及管理要求，保证相关人员熟练掌握；

在ERP/WMS系统中维护编码字典，禁止新增未编码物品入库；

设定3个月过渡期，过渡期内对编码错误进行免费修正，过渡期后严格执行编码规范。

（六）动态维护机制

新增物品：使用部门填写《库存物品编码申请表》（见附件2），经部门负责人、仓储管理部审核后，由专项小组分配新编码并更新系统；

物品变更：物品规格、品牌等属性变更时，需提交《库存物品编码变更申请表》（见附件3），经审批后启用新编码，原编码同时废止；

物品淘汰：长期闲置或报废物品的编码由仓储管理部冻结，保留1年后无使用需求的正式删除，保证编码库唯一性。

三、配套管理表格模板

附件1：库存物品分类及编码规则表

一级大类（2位）

二级中类（2位）

三级小类（2位）

物品名称

属性码规则（规格-品牌）

编码示例

01-原材料

01-金属材料

01-钢材

热轧钢板

δ=厚度mm-品牌首字母

01-01-01-10-A-001

01-原材料

01-金属材料

02-铝材

冷轧铝板

δ=厚度mm-品牌首字母

01-01-02-05-B-002

04-办公用品

04-纸制品

01-A4纸

复印纸

克重g-品牌首字母

04-04-01-80-C-003

附件2：库存物品编码申请表

申请部门

申请人*

申请日期

物品名称

规格型号

品牌/供应商

预计年用量

生产一部

张*

2023-10-08

精密轴承

Φ60×20mm

进口品牌D

5000套

一级大类

二级中类

三级小类

建议编码

备注

02-半成品

02-标准件

01-轴承

02-02-01-Φ60-D-001

需优先测试兼容性

附件3：库存物品编码变更申请表

申请部门

申请人*

变更日期

原编码

变更原因（规格/品牌/淘汰）

新编码

审批人*

仓储管理部

李*

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