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文档归档与存储管理标准化指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类组织（包括企业、事业单位、社会团体等）在运营过程中产生各类文档（纸质/电子）的归档与存储管理，旨在统一管理标准、提升检索效率、保障文档安全。

典型应用场景包括：

新项目启动后，项目组需对策划方案、会议纪要、合同文件等进行系统归档；

年度审计期间，财务部门需整理凭证、报表、审计报告等支撑性文档；

员工离职或部门调整时，需交接岗位相关文档并完成归档移交；

合同到期或文档保管期满后，需启动鉴定与销毁流程；

跨部门协作项目结束后，需汇总各方成果文档并统一存储。

二、核心操作流程与步骤详解

（一）第一步：文档分类与编码

操作目标：建立清晰的文档分类体系，通过唯一编码实现精准检索。

确定分类维度：

按业务属性：如“行政类”“财务类”“人力资源类”“研发类”“市场类”等；

按文档类型：如“合同”“报告”“制度”“会议纪要”“图纸”“邮件”等；

按密级：如“公开”“内部”“秘密”“机密”（根据组织实际需求划分）；

按保管期限：如“永久”“10年”“5年”“3年”“1年”（参考《档案保管期限表》）。

制定编码规则：

编码结构建议为“分类代码-年份-流水号”，示例：

行政类合同：XZ-HT-2024-001（XZ=行政，HT=合同，2024=年份，001=流水号）；

研发类报告：YF-BG-2024-015（YF=研发，BG=报告）。

分类与编码执行：

由各业务部门负责人牵头，组织部门人员梳理本部门文档清单；

档案管理部门审核分类与编码的合理性，避免重复或遗漏。

（二）第二步：文档元数据标注

操作目标：为文档标注关键信息，保证后续检索、统计的准确性。

必填元数据字段：

字段名称

说明

示例

文档编号

按第一步编码规则填写

XZ-HT-2024-001

文档标题

简明扼要概括文档内容

《2024年行政采购合同》

创建部门/人

文档所属部门或主要编制人（人名用*代替）

行政部/*经理

创建日期

文档最终定稿日期（格式：YYYY-MM-DD）

2024-03-15

密级

按组织密级划分填写

内部

保管期限

按组织保管期限表填写

10年

关键词

核心内容提炼（用逗号分隔，不超过5个）

采购、办公设备、供应商

存储位置

电子文档填写系统路径，纸质文档填写档案柜编号（如：A区-3层-02柜-05盒）

/OA系统/行政部/2024/合同

操作要求：文档后24小时内完成元数据标注，电子文档需在系统中录入字段，纸质文档需在封面/首页粘贴元数据标签。

（三）第三步：审核与审批

操作目标：保证文档内容完整、合规，归档权限明确。

审核内容：

文档内容是否完整（如合同需包含双方盖章、签字页，报告需含编制、审核、批准人签字）；

元数据标注是否准确、无遗漏；

分类与编码是否符合本指南要求。

审批权限：

公开/内部级文档：部门负责人审批；

秘密级及以上文档：部门负责人+分管领导审批；

涉及重大决策、法律风险的文档：需增加法务部或管理层审批。

流程输出：审批通过后，《文档归档审批表》（见模板1），由审批人签字确认。

（四）第四步：存储载体选择与归档

操作目标：根据文档类型选择合适的存储载体，保证物理与信息安全。

存储载体选择：

电子文档：优先存储于组织指定的文档管理系统（如OA、SharePoint、档案管理系统），禁止存储于个人电脑、移动硬盘等非授权设备；涉密电子文档需加密存储，访问权限需严格管控。

纸质文档：使用无酸档案盒封装，档案盒规格统一（如A4竖装盒），盒面标注文档编号、标题、保管期限、盒内文件清单。

归档操作：

电子文档：至指定系统后，系统自动归档时间戳，同步至备份服务器；

纸质文档：按“年度-分类-编码”顺序排列入柜，档案盒侧脊标注编码，填写《文档存储位置记录表》（见模板2）。

（五）第五步：定期维护与更新

操作目标：保证存储环境稳定、文档信息可追溯，及时处理过期或异常文档。

维护周期与内容：

电子系统：每月检查系统运行状态，保证数据备份正常（本地+异地，备份频率≥1次/周）；每季度清理重复、冗余文档，更新索引。

纸质档案：每季度检查档案库房温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%），防潮、防虫、防火；每年核对档案盒内文件与清单一致性，破损文档及时修复或复制。

更新触发条件：

文档密级、保管期限变更时，需重新标注元数据并通知档案管理部门；

组织架构调整导致文档归属变更时，由接收部门完成文档移交与归档更新。

（六）第六步：鉴定与销毁

操作目标：规范过期文档处理流程，避免信息泄露或存储资源浪费。

鉴定流程：

保管期满前3个月，由档案管理部门发起鉴定申请，会同业务部门、法务部组成鉴定小组；

鉴定小组逐一审核文档价值，确定“继续保管”“降级保管”“销毁”三种结果。

销毁操作：

销毁清单需经分管领导