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采购合同审核清单标准化版

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类企业（涵盖制造业、服务业、商贸企业等）在采购合同签订前的内部审核环节，旨在通过标准化流程保证合同条款合规、权责清晰、风险可控。具体场景包括：日常原材料采购、设备采购、服务外包采购、项目合作采购等；适用于采购部门、法务部门、财务部门及相关业务部门协同审核，也可作为企业采购管理体系的标准化文件，助力提升合同审核效率，降低履约风险，保障企业合法权益。

二、标准化审核流程步骤

步骤一：审核前置准备

资料收集：获取待审核采购合同文本（含附件、补充协议）、采购需求单、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、法定代表人证件号码明等）、过往合作记录（如有）、招标/比价/议价文件（如适用）。

审核依据明确：对照《_________民法典》《_________招标投标法》等法律法规，结合企业内部《采购管理制度》《合同管理规范》及采购需求单的具体要求，明确审核标准。

步骤二：合同主体资格审核

供应商主体资格：

核对供应商名称、统一社会信用代码、注册地址、经营范围等是否与营业执照一致，保证其具备履行合同的法律主体资格；

检查供应商是否持有与采购内容相关的行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，如适用），且在有效期内；

对于大型或长期合作项目，可通过“国家企业信用信息公示系统”查询供应商是否存在经营异常、严重违法失信等记录。

采购方主体资格：

确认采购方名称、盖章主体是否与公司注册名称一致，避免因主体不符导致合同无效；

审核签字人是否为法定代表人或其合法授权代表（需提供授权委托书，载明授权范围、权限及有效期）。

步骤三：标的物与服务条款审核

标的物基本信息：

明确产品/服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准等是否与采购需求单一致，避免描述模糊（如“优质产品”“类似产品”等模糊表述需修正为具体标准）；

对于定制化产品或服务，需确认技术协议、图纸等附件是否完整并作为合同组成部分。

数量与单位：

核对数量是否准确，计量单位（如吨、台、套、项等）是否规范，避免使用“一批”“约数”等不明确表述。

步骤四：价格与支付条款审核

价格构成：

明确合同总价是否包含税费、运费、保险费、安装调试费等所有费用，避免后期争议；

对于浮动价格，需约定价格调整机制（如原材料价格波动幅度、调价公式等）。

支付方式与周期：

审核支付节点是否合理（如预付款比例一般不超过30%，到货款、验收款、质保金比例需明确），是否符合企业资金管理规定；

约定支付账户信息（供应商名称、开户行、账号）是否与营业执照一致，避免个人账户收款。

步骤五：交付与验收条款审核

交付要求：

明确交付时间（具体日期或期限）、交付地点（如采购方指定仓库、供应商工厂等）、交付方式（运输方式、运费承担方）；

约定逾期交付的违约责任（如按日计算违约金，上限不超过合同总额的10%）。

验收标准与流程：

验收标准需符合国家、行业或双方约定的质量规范，可引用具体标准编号（如GB/T19001-2016）；

约定验收流程（如到货检验、试运行验收、最终验收）、验收时限、验收不合格的处理方式（如退换货、整改、扣减货款等）。

步骤六：违约责任与争议解决条款审核

违约责任：

明确双方违约情形（如逾期交货、质量不达标、逾期付款等）对应的违约责任，包括违约金计算方式、赔偿范围（直接损失还是间接损失）；

约定违约金是否可调整，避免“过高”或“过低”显失公平（一般不超过实际损失的30%）。

争议解决：

争议解决方式优先约定“向采购方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”，或双方协商选择仲裁（需明确仲裁机构全称）；

避免约定“由双方上级单位协调解决”等不具强制力的条款。

步骤七：法律合规性与其他条款审核

法律效力：

检查合同是否存在违反法律强制性规定的条款（如“一方放弃权利、免除对方责任”等格式条款是否提示对方注意）；

确认合同份数、生效条件（如双方签字盖章后生效、附条件生效等）是否明确。

其他特殊条款：

保密条款：明保证密信息范围、保密期限及违约责任；

知识产权条款：涉及专利、商标、著作权的，需明确归属及使用权限；

不可抗力条款：定义不可抗力情形（如自然灾害、战争等）、通知义务及责任减免。

步骤八：审核结果处理与存档

审核结论：

审核通过：由审核人员签字确认，流转至下一环节（如审批、盖章）；

需修改：列出修改意见，退回采购部门与供应商协商调整后重新提交审核；

审核不通过：说明法律或合规风险点，终止合同流程并上报采购负责人。

资料存档：

审核完成后，将审核清单、合同文本、修改记录、资质文件等资料整理归档，保存期限不少于合同履行完毕后5年。

三、采购合同审核清单模板（标准化版）

审核模块

审核项目

审核要点

审核标准

审核结果（通过/不通过/需修改）

备注

合同主体

供应商资