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销售合同签订及管理标准化模板

一、适用业务场景

新客户首次合作，需明确双方权利义务及合作细节；

老客户续签订单或新增采购品类，需更新合同条款；

大额/复杂销售业务（如定制化产品、长期供货协议），需规范合同流程；

跨区域销售业务，需统一合同标准，避免条款差异风险。

二、标准化操作流程

（一）合同前期准备

需求梳理：销售专员根据客户需求，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、价格、交付时间、付款方式等核心要素，填写《销售合同需求确认单》（见模板表格1）。

客户资质核查：通过企业信用信息公示系统、官方渠道等核查客户营业执照、经营资质（如特殊行业许可），保证签约主体合法有效；若客户为代理人，需提供加盖公章的《授权委托书》。

资料准备：收集产品说明书、质量标准、交付验收标准等附件，作为合同补充文件。

（二）合同起草

模板调用：使用公司标准化《销售合同模板》（见模板表格2），根据前期准备的核心信息填写合同编号、签约主体、标的、金额等基础条款。

条款细化：

标的描述需明确具体（如产品名称、型号、执行标准，避免“同类产品”等模糊表述）；

价格条款需注明含税/不含税、单价、总价及价格有效期；

交付条款需约定时间（具体日期或周期）、地点（指定仓库/客户地址）、运输方式及费用承担；

付款方式需明确分期/一次性付款的节点、账户信息（需为公司对公账户）；

违约责任需量化（如逾期交货/付款的违约金比例，上限不超过合同总额的30%）。

附件整合：将产品清单、技术参数、验收标准等作为合同附件，注明“附件与具有同等法律效力”。

（三）合同内部审核

业务部门审核：销售经理审核合同内容与客户需求一致性、履约可行性（如库存、产能保障），签署审核意见。

法务审核：法务专员重点审查条款合法性（如格式条款是否公平、争议解决方式约定是否明确）、权利义务对等性，提出修改建议并跟踪落实。

财务审核：财务部门审核价格体系合理性、付款方式对公司现金流的影响、税费计算准确性，确认账户信息无误。

最终审批：根据合同金额分级审批（如5万元以下由销售总监审批，5万元以上由总经理审批），审批通过后形成《合同审批记录表》（见模板表格3）。

（四）合同签订

文本确认：将审核通过的合同文本发送客户，确认无误后约定签订方式（纸质签署/电子签章）。

签署规范：

纸质合同需双方加盖公章或合同专用章（个体工商户可加盖公章，需与营业执照名称一致）；

多页合同需加盖骑缝章，每页加盖小章或签字；

法定代表人/授权代表签字需与《授权委托书》信息一致，注明签字日期。

合同份数：正本一式两份（双方各执一份），副本根据需要份数（如财务、法务、业务部门留存），所有文本需保持一致。

（五）合同归档

编号管理：合同签订后3个工作日内，由行政专员按“年份（4位）+部门代码（2位）+序号（3位）”规则赋予唯一编号（如2024XS001），登记《合同台账》（见模板表格4）。

资料归档：将合同正本、审批记录、客户资质、附件等资料整理成册，装入档案袋，标注“合同编号+签约主体+签订日期”；电子版扫描存档至公司指定服务器，保证可查询、不可篡改。

（六）履约跟踪

交付/服务跟踪：销售专员按合同约定时间节点，协调生产/服务部门完成交付，填写《合同履约跟踪表》（见模板表格5），记录交付时间、数量、客户签收情况。

验收确认：客户验收后，要求提供书面《验收确认函》（需加盖公章），作为付款依据；若验收不合格，按合同约定启动整改或退货流程。

款项催收：财务部门根据付款节点提前5个工作日提醒客户，逾期未付款的，销售专员配合发送《催款通知函》，必要时启动法律程序。

（七）合同变更与终止

变更流程：若需修改合同内容（如标的、数量、交付时间），双方需签订《合同变更协议》（参照合同模板，注明变更条款及生效时间），履行内部审核程序后归档。

终止条件：出现以下情况可终止合同：

一方违约导致合同无法履行，守约方书面通知终止；

因不可抗力（如自然灾害、政策变化）导致合同目的无法实现；

双方协商一致，签订《合同终止协议》，明确终止时间、款项结算、违约责任处理等。

三、核心模板表格清单

表格1：销售合同需求确认单

项目

内容说明

填写人

日期

客户名称

销售专员

合同标的

产品/服务名称、规格型号、数量

销售专员

需求交付时间

销售专员

预估金额（元）

销售专员

特殊要求

（如定制化、包装、验收标准等）

销售专员

部门负责人审核意见

销售经理

表格2：销售合同模板（核心条款节选）

合同编号：_________

甲方（采购方）：名称_________，统一社会信用代码_________，地址_________，法定代表人_________，联系人_________，联系方式_________。

乙方（销售方）：名称_________，统一社会信用代码_______