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采购流程管理高效化操作手册

一、适用场景与核心价值

本手册适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门，尤其适合需规范采购行为、提升效率、控制成本的组织场景。当企业面临采购流程不透明、跨部门协作低效、供应商管理混乱、成本超支等问题时，通过本手册的标准化操作，可实现采购需求快速响应、供应商资源优化、流程节点可控，最终达成“降本、增效、合规”的核心目标。

二、标准化操作步骤详解

（一）采购需求发起与确认

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购专员

关键动作：

需求部门填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额等信息，部门负责人签字确认。

采购专员对接需求部门，对需求的合理性（如数量是否匹配历史消耗、规格是否符合生产标准）进行初审，避免“过度采购”或“规格偏差”。

需求金额超部门权限时，按审批流程逐级上报（如：5000元以下部门负责人审批，5000-20000元分管副总审批，20000元以上总经理审批）。

输出成果：《采购需求申请表》（审批完成版）、需求确认会议纪要（如需）。

（二）供应商寻源与评估

操作主体：采购专员、供应商评估小组

关键动作：

根据需求类型（如标准物料、定制服务），通过企业合格供应商库、行业展会、公开招标平台等渠道初步筛选3-5家候选供应商。

向候选供应商发出《供应商信息调查表》，收集其营业执照、生产许可证、资质认证、过往合作案例、价格体系、供货周期等信息。

评估小组从“价格（30%）、质量（25%）、交付能力（20%）、服务（15%）、资质（10%）”五个维度对供应商进行打分（满分100分），评分≥80分纳入“合格供应商短名单”。

输出成果：《供应商信息调查表》、《供应商评估打分表》、合格供应商短名单。

（三）询价比价与合同拟定

操作主体：采购专员、法务部（如需）

关键动作：

向短名单供应商发出《询价单》，明确需求明细、报价截止时间、报价有效期（通常为7-15天）、交付要求等。

收集报价后，填写《比价分析表》，对比不同供应商的价格、质量保障、付款条件等，选择“性价比最优”供应商，必要时进行议价。

确定供应商后，采购专员根据双方谈判结果拟定《采购合同》，明确标的物信息、价格、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任等核心条款，法务部审核合同条款合规性。

输出成果：《询价单》、《比价分析表》、《采购合同》（审批版）。

（四）订单下达与执行跟踪

操作主体：采购专员、需求部门

关键动作：

采购专员根据审批通过的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门、仓库部，保证各方知晓采购计划。

供应商确认订单后，采购专员建立《采购订单跟踪表》，记录订单状态（已确认/已生产/已发货）、预计交付时间、物流单号等信息，每周更新进度。

若供应商未能按期交付，采购专员需及时沟通原因（如生产延迟、物流异常），协调解决方案（如调整交付时间、更换物流方式），必要时启动备选供应商。

输出成果：《采购订单》、《采购订单跟踪表》。

（五）物料验收与入库

操作主体：仓库管理员、需求部门质检员、采购专员

关键动作：

供应商送货到厂后，仓库管理员核对送货单与《采购订单》信息（物料名称、数量、规格），确认外包装完好无损后签收。

需求部门质检员按《检验标准作业书》（SOP）对物料进行质量检验，填写《物料验收单》，标注“合格”“不合格”或“让步接收”（需需求部门确认）。

检验合格后，仓库管理员办理入库手续，更新库存台账；检验不合格时，采购专员及时联系供应商协商退/换货，并记录《不合格品处理记录》。

输出成果：《送货单》、《物料验收单》、《不合格品处理记录》（如需）。

（六）付款结算与资料归档

操作主体：采购专员、财务部

关键动作：

采购专员收集《采购合同》、《物料验收单》、《发票》（合规发票，抬头、税号等信息与企业一致）、供应商收款信息，填写《付款申请单》，按审批流程上报（如：采购专员→财务经理→总经理）。

财务部审核资料无误后，按合同约定方式（如预付款30%、货到付70%）安排付款，同步更新应付账款台账。

采购专员将本次采购全流程资料（需求申请、供应商评估、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保证“一单一档”，保存期限≥3年。

输出成果：《付款申请表》、付款凭证、采购档案（电子+纸质）。

三、关键流程表单模板

模板1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

物料/服务名称

规格型号

单位

用途说明

□生产□研发□行政□其他

期望交付时间

预算金额（元）

预算来源

需求部门负责人签字

日期

采购专员初审意见

□同意□需补充说明（请注明）：______________________签字：______日期：______

审批意见（按权限）

分管副总/总经理：__