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文档撰写与格式化标准指南

一、指南编制目的

为统一各类文档的撰写规范与格式标准，提升文档的专业性、可读性与一致性，保证信息传递高效准确，特制定本指南。本指南适用于团队内部及对外协作中的各类文档管理场景，助力规范工作流程、减少沟通成本，同时为文档归档、查阅及复用提供基础支撑。

二、指南适用场景

本标准覆盖组织内常见文档类型，具体包括但不限于：

项目类文档：项目立项报告、需求规格说明书、开发计划、测试报告、项目总结报告等；

会议类文档：会议通知、会议议程、会议纪要、行动项跟踪表等；

技术类文档：系统架构设计文档、API接口文档、用户操作手册、维护手册等；

管理类文档：部门规章制度、工作流程说明、培训材料、年度总结计划等；

对外协作类文档：合作方案、服务说明书、交付验收单等。

三、文档撰写标准化流程

（一）需求分析与目标明确

明确文档用途：清晰界定文档是用于向上级汇报、跨部门协作、技术存档还是对外交付，不同用途的文档侧重点不同（如汇报类需突出结论，技术类需详尽细节）。

定位受众群体：根据受众背景调整内容深度与表达方式（如面向管理层需简洁聚焦核心成果，面向技术人员需包含具体参数、逻辑说明）。

梳理核心信息：列出文档必须传递的关键信息（如项目背景、核心结论、操作步骤、数据结论等），避免内容偏离主题。

（二）框架搭建与结构设计

确定章节层级：采用“章-节-条-款”四级结构，保证逻辑清晰。例如：

第一章引言（1.1项目背景1.2编制目的）

第二章内容（2.1核心概念2.2具体流程）

第三章结论与建议（3.1主要结论3.2后续计划）

规范章节编号：章节编号采用阿拉伯数字分级编号，如“1”“1.1”“1.1.1”，最多不超过四级；同级标题格式需统一（如字体、字号、对齐方式）。

设计目录导航：文档超过5页时需添加自动目录，目录需包含章节标题及对应页码，可实现页面跳转（电子文档）。

（三）内容撰写规范

语言表达要求：

使用简洁、客观的书面语，避免口语化、歧义表述（如“大概”“可能”需替换为“约”“预计”）；

逻辑连贯，段落间过渡自然，可采用“首先/其次/最后”“/另”等关联词；

数据准确，涉及时间、数量、比例等需注明来源（如“根据2023年Q3销售数据，用户留存率达85%，同比提升12%”）。

图表与公式规范：

图表需有编号（如图1、表1）和标题，标题置于图表上方；图表内容需清晰易懂，避免冗余信息；

公式需居中显示，编号右对齐（如式(1)），公式中变量需定义说明（如“式中：A——面积，单位m2；r——半径，单位m”）。

引用与注释规范：

引用外部内容（如政策条款、参考文献）需注明来源，采用“[序号]”上标标注，文末统一列出参考文献列表；

注释采用页下注或章末注，注释文字用小五号宋体，与区分。

（四）格式标准化设置

页面布局：

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm；

页眉页脚：页眉居中标注文档名称（如“项目需求规格说明书”），页脚居中标注页码（如“-1-”）。

字体与字号：

一级标题黑体三号加粗，二级标题黑体四号加粗，三级标题黑体小四号加粗；

宋体小四号，行距1.5倍；

图表宋体五号加粗，图表内文字宋体五号。

特殊格式：

重点内容可使用加粗或下划线（避免过度使用）；

术语首次出现时需标注英文全称及缩写（如“客户关系管理（CustomerRelationshipManagement,CRM）”）；

日期格式统一为“YYYY年MM月DD日”（如“2023年10月01日”）。

（五）审核与修订流程

自查完善：撰写完成后，对照本指南检查内容完整性、逻辑连贯性、格式规范性，保证无错别字、数据矛盾等问题。

交叉审核：涉及多部门协作的文档，需发送至相关部门负责人审核，确认内容无遗漏、职责边界清晰。

终审定稿：由项目负责人或指定终审人签字确认（电子文档需添加电子签章），定稿后不得随意修改，确需修改需重新履行审核流程。

四、典型框架

（一）项目总结报告模板

章节编号

章节标题

内容要点

1

引言

1.1项目背景（项目启动原因、行业背景等）1.2项目目标（立项时设定的核心目标）

2

项目实施过程

2.1主要阶段划分（如需求调研、开发测试、上线部署等）2.2关键里程碑及完成情况

3

成果与交付物

3.1核心成果（如系统功能、数据指标、专利成果等）3.2交付物清单（文档、代码、硬件等）

4

问题与改进

4.1项目实施中遇到的主要问题（如资源不足、需求变更等）4.2解决措施及经验教训

5

结论与后续计划

5.1项目总体评价（目标达成度、效益分析等）5.2后续工作建议（如二期规划、优化方向）

附录

相关数据支撑

关键数据图表、用户反馈摘要、重要会议纪要等

（二）会议纪要模板

章节编号

章节标