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采购流程标准化操作与供应商管理模板

一、适用场景与价值

二、标准化操作流程

（一）采购需求提报与审批

需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等信息，部门负责人签字确认后提交至采购部。

需求审核：采购部对接需求部门，核对需求的合理性（如数量是否匹配历史消耗、预算是否符合公司规定），对超预算需求需需求部门提交说明并报分管领导*审批；对模糊需求（如规格不明确）要求需求部门补充完整，避免后续采购偏差。

需求汇总：采购部汇总各部门需求，按采购类别（如物资类、服务类）分类整理，形成《月度采购需求计划》，报采购经理*及财务部备案，作为后续采购执行的依据。

（二）供应商选择与管理

供应商寻源：采购部通过公开招标、邀请招标、市场调研、供应商推荐（如行业推荐、老供应商推荐）等方式收集潜在供应商信息，要求供应商提供《供应商信息登记表》（含营业执照、相关资质证书、主营产品/服务、生产能力、质量体系认证等）。

供应商资质审核：采购部联合法务部、质量部对供应商资质进行审核，重点核查营业执照有效期、经营范围是否匹配采购需求、特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）是否有效，淘汰不符合要求的供应商。

供应商评估与分级：对资质合格的供应商，采购部组织技术部、使用部门进行现场考察或样品测试，评估指标包括：产品质量（样品合格率、质量认证）、价格水平（市场比价结果）、交付能力（产能、交货准时率）、服务能力（售后响应速度、技术支持），形成《供应商绩效评估表》，按评分结果将供应商分为A类（优先合作）、B类（合格合作）、C类（需改进）三级，动态更新供应商名录。

（三）采购订单执行与跟踪

订单下达：根据审批后的《采购需求计划》及供应商评估结果，采购部与选定的供应商签订《采购合同》（明确物料/服务详情、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款），《采购订单》并加盖公司公章，同步发送至供应商及仓库、财务部备案。

订单跟踪：采购专员*负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产/备货情况，保证按约定时间交付；若遇供应商延迟交货，要求供应商提供书面说明及新的交付时间，同时评估对生产/运营的影响，必要时启动备用供应商。

异常处理：若供应商无法按订单要求交付（如质量不达标、数量短缺），采购部需第一时间通知需求部门及质量部，协商解决方案（如换货、补货、扣减货款），并将异常情况记录在《采购订单跟踪表》中，作为后续供应商绩效评估的依据。

（四）物料/服务验收与入库

到货检验：供应商交付物料/服务后，仓库管理员*核对《采购订单》信息（名称、规格、数量），与需求部门、质量部共同进行验收：物资类需检查外观、数量、合格证，必要时送检；服务类需对照合同约定验收服务成果（如维修服务需检查设备运行状态），填写《入库验收单》，注明验收结果（合格/不合格）。

不合格品处理：对验收不合格的物料/服务，仓库管理员*标识隔离，采购部及时联系供应商办理退货/换货手续，要求供应商在规定期限内补发合格品，同时记录供应商的不合格次数，纳入后续绩效评估。

入库登记：验收合格的物料由仓库管理员*办理入库手续，更新库存台账，同步将《入库验收单》提交财务部及采购部，作为付款依据。

（五）付款结算与供应商绩效更新

对账：财务部根据《采购合同》《入库验收单》《发票》（需与合同信息一致）进行对账，确认应付金额及付款节点，《付款申请单》报财务经理*审批。

付款：审批通过后，财务部按合同约定方式（如电汇、承兑汇票）向供应商付款，付款后及时将付款凭证同步至采购部，更新供应商付款记录。

绩效更新：采购部结合本次合作情况（如交付准时率、产品质量、服务响应），更新《供应商绩效评估表》，对连续3次评估为C类的供应商，暂停合作并要求整改；对A类供应商，可适当增加合作份额或给予优先采购权。

三、核心工具模板

（一）采购需求申请表

序号

需求部门

需求日期

物料/服务名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

期望交付日期

预算金额（元）

紧急程度（普通/紧急）

部门负责人签字

1

生产部

2023-10-01

A型原材料

XYZ-001

吨

10

生产甲产品

2023-10-10

50,000

普通

张*

（二）供应商信息登记表

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系方式

注册地址

主营产品/服务

资质文件（如ISO9001认证）

合作历史（合作次数、合作金额）

供应商等级（A/B/C）

科技有限公司李*

北京市区

A型原材料

ISO9001:2015认证

合作2次，累计80,000元

B类

（三）采购询价比价表

采购需求编号

物料名称

规格型号

需求数量

供应商名称

报价（元/单位）

总价（元）

交货期

付款条件

质量承诺