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文秘岗位工作流程及操作指南

一、岗位认知与核心职责

文秘岗位作为组织内部上传下达、内外协调的关键枢纽，其工作质量直接影响整体运营效率与决策顺畅度。核心职责在于为领导决策提供支持、保障日常办公有序运转、促进各部门间有效沟通，并妥善处理各类行政事务。从业者需具备高度的责任心、出色的沟通协调能力、严谨细致的工作作风及良好的职业素养。

二、日常办公事务处理流程

（一）收文处理

1.接收与登记：收到外来文件、内部报告或资料后，需立即检查文件是否完整、有无遗漏。随即在《收文登记表》中准确记录来文单位、文号、标题、收到日期、份数及签收人等信息。若文件有紧急或重要标识，应特别标注。

2.拟办与批办：对收到的文件，根据其内容性质和紧急程度，提出初步的处理意见，如“请某某领导阅示”、“请某某部门办理”等，填写在《文件处理单》上，然后呈送相关领导批阅。严格按照领导的批示意见进行下一步处理。

3.分办与传阅：依据领导批示，将文件及时、准确地分发给承办部门或传阅对象。传阅文件时，可采用专人送阅或在指定传阅夹中流转的方式，确保每位传阅人签署姓名和日期，并注意控制传阅范围和速度，避免积压。

4.催办与督办：对于需要办理的文件，要定期跟踪了解办理进度，对未按时办结的事项及时进行提醒和催办，确保事事有回音、件件有着落。督办过程中要做好记录。

5.办结与归档：文件办理完毕或传阅结束后，应及时将文件、处理单及相关材料整理齐全，按照档案管理规定进行分类、编号、装订，然后移交档案室归档。

（二）发文处理

1.拟稿与核稿：根据领导指示或工作需要，起草文件初稿。初稿完成后，需进行认真校对，检查文字表述、逻辑结构、格式规范等是否准确无误。重要文件或专业性较强的文件，应先请相关业务部门负责人进行核稿。

2.审核与签发：将核稿后的文件连同《发文稿纸》一并呈送分管领导审核，审核通过后再报请单位主要领导签发。领导签发时，需明确文件的发文字号、主送机关、抄送机关等。

3.编号与登记：在领导签发后，对文件进行统一编号，并在《发文登记表》中详细记录发文编号、标题、签发人、印发日期、份数等信息。

4.排版与印制：按照公文格式要求进行排版，确保字体、字号、行距、页码等符合规范。排版完成后，进行印制。印制过程中要注意纸张质量和印刷清晰度，核对份数，避免浪费。

5.用印与分发：文件印制完成后，加盖单位公章。用印时要位置端正、印迹清晰。随后，按照主送和抄送范围，通过机要交换、邮寄、传真或专人送达等方式进行分发，并做好分发记录。

6.归档：将发文的定稿、正本、存根及相关材料整理归档。

（三）办公用品管理

1.需求统计与申购：定期（如每月底）向各部门收集办公用品需求，汇总后结合库存情况，编制办公用品申购计划，报领导审批。审批通过后，联系合格供应商进行采购。

2.入库与保管：办公用品采购回来后，需进行数量和质量验收，确认无误后办理入库手续，登记《办公用品库存台账》。办公用品应分类存放，妥善保管，注意防潮、防尘、防火。

3.领用与登记：建立办公用品领用制度，员工领用办公用品时，需在《办公用品领用登记表》上签字确认，注明领用物品名称、数量、领用日期等。控制易耗品的领用数量，倡导节约。

三、会议组织与服务流程

（一）会前准备

1.明确会议要素：根据领导指示，确定会议的主题、时间、地点、参会人员（名单及职务）、会议议程、所需材料等核心要素。

2.拟定会议方案：将会议要素整理成会议方案，包括会议通知、议程安排、会场布置、材料准备、后勤保障等内容，报领导审批。

3.发送会议通知：会议方案审批后，及时向参会人员发出会议通知，明确会议的各项要素。重要会议可通过电话、邮件等多种方式通知，并确认参会情况，记录缺席人员及原因。

4.准备会议材料：根据会议议程，准备或督促相关部门准备会议所需的文件、报告、PPT、议程表、签到表等材料，确保材料准确、完整，并提前打印、装订成册。

5.会场布置与检查：提前到达会场，进行布置。包括摆放桌椅、座签（确保姓名、职务准确无误）、会议材料、饮用水、纸笔等；调试音响、麦克风、投影仪、灯光、空调等设备，确保其正常运行；检查会场卫生、通风情况。

（二）会中服务

1.签到引导：在会场入口组织参会人员签到，分发会议材料，引导参会人员就座。

2.设备保障：会议期间，密切关注各类设备的运行状况，及时处理突发故障。

3.记录与传递：做好会议记录，准确记录会议要点、讨论情况、决议事项等。根据需要，及时传递会议信息或临时通知。

4.茶水服务与应急：适时提供茶水服务，保持会场整洁。应对会议过程中可能出现的临时需求或突发状况，如临时增减参会人员、调整议程等。

（三）会后整理

1.会场清理：会议结束后，及时清理会场，回收剩