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公文处理与档案管理制度

一、总则

公文与档案是单位在各项职能活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是记录和反映单位工作的重要史料与凭证。为规范我单位公文处理与档案管理工作，提高工作效率和质量，确保公文的权威性、严肃性和档案的完整性、安全性，依据国家相关法律法规及行业规范，结合我单位实际情况，特制定本制度。

本制度适用于单位内部所有部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类公文处理与档案管理工作。公文处理与档案管理工作遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，实行统一领导、分级负责的管理体制。

二、公文处理

（一）公文种类与格式

公文种类主要包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。各类公文的使用须符合其既定适用范围和行文规则。

公文格式应严格遵循国家规定的标准，包括版头、主体、版记三部分。其中，主体部分包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。排版应规范，字体、字号、行距等符合要求，确保页面清晰、美观、易读。

（二）公文拟制

公文拟制包括起草、审核、签发等环节。

起草公文应做到：深入调查研究，充分占有材料，准确领会发文意图，内容真实可靠，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，语言精练，字词规范，标点正确。涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门应主动与相关部门协商，达成一致意见后方可行文；如有分歧，应如实反映。

公文文稿在提交签发前，须经本部门负责人审核。审核重点包括：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否规范，内容是否与国家法律法规、方针政策及上级指示精神一致，涉及其他部门的事项是否已协商一致等。

审核后的文稿，根据公文的重要程度和内容性质，由相应负责人签发。重要公文应经集体研究讨论后签发。签发人应对文稿的内容和质量负总责。

（三）公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

收文办理指对收到公文的处理过程，主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。收到公文后，应及时清点、核对，准确登记文号、标题、来源、主送机关、份数、收到日期等信息。初审重点检查是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求等。承办部门应按照职责分工及时办理，对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应及时退回并说明理由。传阅公文应严格履行传阅手续，防止延误、丢失。对需要办理的公文，应明确办理时限，加强催办，确保按时办结。

发文办理指以本单位名义制发公文的过程，主要包括复核、登记、印制、核发等程序。公文正式印制前，文秘部门应对签发后的文稿进行复核，重点检查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核无误后进行登记、印制。印制应保证质量，做到版面清晰、字迹工整、装订规范。公文印制完成后，应进行核发，检查数量、格式是否符合要求，并及时分发。

（四）公文管理

公文管理应严格执行保密制度和阅文制度，确保公文安全。

公文由文秘部门统一管理。个人不得私自留存、复制、摘抄、销毁带有密级的公文。公文的传阅、借阅应履行登记手续，阅后及时归还。复制、汇编机密级、秘密级公文，须经本单位负责人批准，并不得改变原件的密级。

公文的存放应符合保密要求，做到防潮、防火、防虫、防盗。对于过期或作废的公文，应按照有关规定进行清理、鉴定和销毁，严禁随意丢弃。销毁秘密公文，必须严格履行审批手续，由专人负责监销，确保不丢失、不漏销。

三、档案管理

（一）档案收集与整理

档案收集是档案管理的基础。各部门应将在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，及时收集、整理后向单位档案管理部门移交。移交的档案材料应齐全、完整、准确，符合归档要求。

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理过程包括分类、组卷、排列、编号、编目、装订等环节。分类应科学合理，组卷应规范有序，卷内文件排列应条理清晰，编号应准确无误，编目应简明扼要。

（二）档案保管

档案保管应建立健全库房管理制度，配备必要的设施设备，确保档案的安全与完整。

档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案，应及时进行修复和复制。档案的存放应按照档案分类方案和库房编号进行，做到井然有序，便于查找。

（三）档案利用

档案利用是档案工作的目的。单位应建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批手续，既要满足工作需要，又要确保档案安全。

单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，查阅密级档案须经单位分管档案工作的领导批准。外单位人员查阅档案，须持单位介