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试析民商事仲裁中的证据制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国仲裁法》及相关司法解释，参照行业最佳实践与集团母公司《关于规范法律风险防控工作的指导意见》，结合公司内部管理需求，旨在明确民商事仲裁中的证据制度管理要求，规范证据收集、保存、提交及审查行为，有效防控法律风险，保障公司合法权益。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下场景：

（一）涉及合同纠纷、知识产权争议、劳动争议等民商事仲裁案件；

（二）仲裁前的证据保全、证据交换及庭审应对工作；

（三）因业务经营引发的仲裁风险预防与管理。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“XX专项管理”：指公司围绕民商事仲裁证据制度建立的全流程风险防控与管理体系，包括制度建设、风险识别、操作规范及监督考核。

（二）“XX风险”：指因证据收集不充分、证据形式不符合仲裁规则、证据灭失或伪造等行为，可能导致仲裁程序不利或实体权利无法得到支持的法律风险。

（三）“XX合规”：指公司及员工在民商事仲裁证据管理中严格遵守法律规定、仲裁规则及内部制度，确保证据行为的合法性、及时性与完整性。

第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保所有民商事仲裁业务场景纳入证据管理制度范畴；

（二）责任到人：明确各层级、各部门在证据管理中的职责分工；

（三）风险导向：聚焦证据管理中的关键风险点，实施差异化管控；

（四）持续改进：根据制度执行效果与法律环境变化，动态优化管理措施。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为本制度的第一责任人，对XX专项管理的总体有效性负总责；分管法律事务或业务板块的领导为直接责任人，统筹日常管理工作的组织协调。

第六条公司设立XX专项管理领导小组，由分管领导担任组长，法务部、业务主管部门负责人及下属单位代表组成，主要履行以下职责：

（一）审议XX专项管理制度及重大风险处置方案；

（二）协调跨部门、跨单位的证据管理协同工作；

（三）监督制度执行情况，定期向主要负责人汇报。

第七条设立XX专项管理办公室（由法务部牵头），具体承担以下职能：

（一）组织制定和修订证据管理制度及操作指南；

（二）定期开展证据管理风险排查，发布预警提示；

（三）对各部门证据管理行为进行合规抽查与评价。

第八条牵头部门（法务部）职责：

（一）统筹推进XX专项管理制度的宣贯与培训；

（二）制定证据收集、保存、提交的标准流程，定期评估优化；

（三）牵头处理证据管理领域的重大风险事件。

第九条专责部门（业务主管部门）职责：

（一）审核下属单位重大合同的证据管理方案；

（二）推动业务操作中证据记录的标准化建设；

（三）参与证据灭失风险的事前预防与补救。

第十条业务部门及下属单位职责：

（一）落实XX专项管理要求，建立本领域证据台账；

（二）在业务节点前完成证据自查，确保完整性；

（三）及时上报证据管理中的异常情况。

第十一条基层执行岗（业务人员、项目专员等）责任：

（一）签署岗位合规承诺书，保证证据收集行为的合法性；

（二）在业务活动中主动识别并上报证据风险；

（三）配合完成证据的归档与保管工作。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条证据收集的合规标准：

（一）涉及合同纠纷时，需在争议发生前建立合同履行过程中的关键节点记录制度；

（二）知识产权争议中，应确保证据链包含权利证明、侵权证据及损失计算依据；

（三）劳动争议案件需重点收集工资支付凭证、考勤记录等直接证据。

第十三条禁止性行为：

（一）严禁以胁迫、欺诈手段获取证据；

（二）禁止伪造、篡改或销毁仲裁规则规定的证据形式；

（三）不得违规泄露涉及商业秘密的证据材料。

第十四条专项风险防控点：

（一）证据时效风险：需在仲裁规则规定的期限内完成证据提交，逾期可能导致证据失权；

（二）证据完整性风险：需通过公证、录像、原件留存等方式防止证据灭失；

（三）关联交易中的证据隔离风险：需建立独立证据链以排除利益输送影响。

第十五条业务操作规范：

（一）证据收集前需填写《证据收集审批表》，明确目的、范围及责任人员；

（二）电子证据应采用哈希值校验等技术手段确保原始性；

（三）证人证言需经其本人签字确认，并附身份证明复印件。

第十六条证据交换管理：

（一）仲裁庭发出证据交换通知后，应在规定期限内提交证据清单及对应材料；

（二）对方提交的证据需进行合规性复核，对无效证据及时提出异议；

（三）证据交换记录应存档备查。

第十