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工程联系单

一、工程联系单的定义与核心价值

工程联系单，顾名思义，是在工程项目实施过程中，因各种原因需要进行信息传递、事项告知、问题协商、请求指示或确认事宜时，由相关方发出的正式书面文件。它并非简单的工作便条，而是具有一定严肃性和追溯性的工程管理工具。

其核心价值体现在：

1.沟通的规范性与严肃性：将口头沟通或临时安排转化为书面形式，确保信息传递的准确无误，避免“口说无凭”带来的后续纠纷。

2.责任的明确与界定：通过书面记录，清晰反映各方在特定事项上的意见、要求和承诺，有助于明确责任主体。

3.过程的可追溯性：作为工程项目档案的重要组成部分，工程联系单记录了项目实施过程中的关键节点和决策过程，为后续审计、验收、结算乃至可能的法律纠纷提供原始依据。

4.问题解决的高效性：通过规范的流程，将需要协调解决的问题清晰呈现，促进相关方快速响应与决策，提高问题解决效率。

工程联系单与工程签证单、技术核定单、工作联系函等文件既有联系，也有区别，实践中需注意其适用范围和侧重点，避免混淆。通常而言，工程联系单的范畴更为广泛，可作为其他专项文件的前置沟通或补充说明。

二、工程联系单的核心构成要素

一份规范有效的工程联系单，应包含以下核心构成要素，以确保信息的完整性和可操作性：

1.标题与编号：

*标题：应简明扼要地概括联系单的核心内容或事由，如“关于XX区域排水管道改道协调的联系单”、“关于XX设备安装技术参数确认的联系单”。

*编号：联系单应有唯一的、规范化的编号。编号规则应在项目初期确定，通常包含项目代号、年份、月份、流水号等信息，便于分类、归档和查询。

2.基本信息栏：

*签发单位：填写发出联系单的单位全称，并加盖单位公章（或项目专用章，视项目管理规定而定）。

*接收单位：填写需要接收并处理该联系单的单位全称。若涉及多个主要接收单位，可分别列出或明确主送与抄送。

*抄送单位：根据事项关联性，列出需要知晓该联系单内容的其他单位或部门。

*签发日期：联系单发出的日期。

*事由/主题：更精炼地概括联系事项的核心，有时可与标题合并或进一步说明。

3.正文内容：

*背景与依据：简要阐述发起本联系单的背景情况、原因或相关的合同条款、设计图纸、规范标准等依据。

*具体事项描述：清晰、准确、客观地描述需要沟通、协调、请示或确认的具体内容。应避免模糊不清、模棱两可的表述。可采用“5W1H”原则（Who,What,When,Where,Why,How）作为描述的指导，确保信息完整。

*问题与诉求：明确提出当前存在的问题、需要对方配合解决的事项、或希望对方给予的明确答复/指示。

*建议方案（可选）：若发起方已有初步解决方案或建议，可在此列出，供接收方参考，以提高沟通效率。

4.附件：

*对于复杂的事项，应附上必要的支撑材料，如相关的图纸、照片、计算依据、会议纪要摘录、检测报告等。附件应清晰编号，并在联系单正文中注明附件名称和数量。

5.处理意见栏（接收单位填写）：

*预留出接收单位签署处理意见的空间，包括是否同意、具体的处理方案、执行计划、需配合的事项、不同意的理由等。

*应有明确的签署栏，包括接收单位负责人、经办人签字、日期，并加盖单位公章（或项目专用章）。

6.签批栏：

*根据项目管理流程和权限设置，明确联系单的内部审批和外部签认流程。通常包括签发单位内部审批（如项目经理、技术负责人签字）和接收单位的签认。

三、工程联系单的标准流转程序

规范的流转程序是保证工程联系单有效运作的关键。一般而言，其流转程序如下：

1.发起与拟稿：由相关责任部门或经办人根据实际需求，按照规定格式拟写工程联系单初稿，确保内容真实、准确、完整。

2.内部审核与签发：拟稿完成后，发起单位应按照内部管理流程进行审核（如部门负责人审核、项目经理审批），审核通过后加盖公章正式签发。

3.送达：通过正式渠道（如当面递交签收、挂号信、指定电子邮箱、项目管理信息系统等）送达至接收单位。建议采用可追溯的送达方式，并保留送达凭证。

4.接收与登记：接收单位收到联系单后，应进行登记，记录接收日期、编号、事由等信息，并及时传递给相关负责人或经办部门处理。

5.研究与答复/处理：接收单位相关负责人或经办部门对联系单内容进行研究，必要时进行内部讨论或现场核实，在规定时限内（合同或项目管理办法应明确）给出明确的处理意见或答复，并签署后反馈给发起单位。若涉及多个部门或需外部协调，应及时组织。

6.闭环与归档：发起单位收到接收单位的答复或处理意见后，应对照原诉求进行确认。若问题已解决或意见达成一致，则该联系单闭环。所有过程性文件（包括初稿、签批件、送达凭