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企业电子公章使用管理WORD模板

随着数字化转型在各行业的深入推进，电子公章作为企业线上业务处理的关键信任工具，其规范使用与安全管理已成为企业运营中不可或缺的一环。为帮助企业建立健全电子公章管理体系，防范运营风险，提升办公效率，特拟定本《企业电子公章使用管理办法》（以下简称“本办法”）模板。企业可根据自身规模、业务特性及管理需求，对本模板进行调整与细化，使其更贴合实际运营。

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企业电子公章使用管理办法

第一章总则

1.1目的与依据

为规范本企业电子公章的申请、制作、保管、使用、变更、注销及监督等管理行为，保障企业经营活动的合法性、安全性与高效性，防范法律风险，依据《中华人民共和国电子签名法》及国家相关法律法规、行业标准，并结合本企业实际情况，制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于本企业及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）电子公章的全生命周期管理及相关操作人员的行为规范。任何涉及本企业电子公章的使用与管理活动，均须遵守本办法。

1.3基本原则

电子公章的管理与使用应遵循以下原则：

*合法性原则：电子公章的制作、使用和管理必须符合国家法律法规及相关技术标准的要求。

*安全性原则：采取严格的技术措施和管理手段，保障电子公章的生成、存储、传输和使用安全，防止被盗用、滥用、伪造和篡改。

*审慎性原则：电子公章的使用应严格履行审批程序，确保用印行为的真实、合规，符合企业利益。

*高效性原则：在确保安全的前提下，优化电子公章使用流程，提升办公效率，支持企业数字化转型。

*可追溯性原则：电子公章的每一次使用操作都应被完整记录，确保用印行为可审计、可追溯。

第二章电子公章的定义与分类

2.1电子公章定义

本办法所称电子公章，是指基于可信密码技术生成的，以电子形式存在，依附于电子文件并与其逻辑关联，用于识别用印主体身份和表明用印主体认可电子文件内容的数字化签名工具。其法律效力等同于实体公章。

2.2电子公章分类

根据使用主体和用途，本企业电子公章可分为（企业可根据实际情况增删）：

*企业法人电子公章：代表本企业法人意志，用于以企业名义发出的具有法律效力的重要电子文件。

*企业合同专用电子公章：专门用于企业对外合同、协议等法律文件的签署。

*部门电子公章：用于各部门在其职责范围内发出的内部管理文件或特定业务文件。

*（其他）专项电子公章：根据特定业务需求设立的电子公章，如财务专用电子章、项目专用电子章等。

第三章电子公章的制作与管理

3.1制作权限与流程

*企业电子公章的制作权限归企业指定的管理部门（如行政部、办公室或法务部）统一负责。

*制作新的电子公章，需由需求部门提出书面申请，详细说明公章名称、用途、保管人及使用范围等，经相关领导审批后，由管理部门统一委托具备合法资质的第三方电子认证服务机构（CA机构）或通过符合国家规范的电子公章制作系统进行制作。

*电子公章的制作应符合国家信息安全标准，确保其唯一性、可靠性和防篡改性。

3.2存储与保管

*电子公章（包括其私钥）应存储在符合国家密码管理规定的专用硬件设备（如USBKey、加密狗、服务器密码机等）中，并采取严格的安全保密措施。

*不同类别的电子公章应指定专人负责保管。保管人应签署保密协议，对电子公章的安全负直接责任。

*保管设备应妥善存放，防止遗失、被盗或非授权使用。保管人变更时，须办理严格的交接手续，并及时更新保管人信息。

3.3变更与注销

*因企业名称变更、公章样式调整等原因需变更电子公章的，应参照制作流程重新申请制作，并及时废止原电子公章。

*电子公章不再使用或因保管设备损坏、密钥泄露等情况，应及时办理注销手续。注销后的电子公章及其存储介质应按规定进行销毁或妥善处理，确保无法恢复使用。

第四章电子公章的使用权限与人员管理

4.1使用权限设定

*电子公章的使用权限应根据岗位职责和工作需要进行严格设定和分级授权。

*管理部门负责为经审批的授权人员配置相应的电子公章使用权限，并记录在案。权限配置应遵循“最小权限”和“岗位匹配”原则。

*严禁超权限使用电子公章，严禁将个人使用权限转借他人或用于非授权业务。

4.2授权使用人员管理

*电子公章授权使用人员（以下简称“用印人”）应为本企业正式员工，并通过必要的安全培训和考核。

*用印人应妥善保管自己的身份认证信息（如用户名、密码、动态口令、USBKey等），不得向他人泄露。如发生遗失或可能泄露，应立即向管理部门报告并申请挂失、更换。

*用印人离职、调动或不再负责相关工作时，管理部门应及时收回其电子公章使用权限，并注销或变更相关认证信息。

第五章电子公章的使用流程

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