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采购外包管理规定

第一章总则

1.1目的

为统一集团及下属各利润中心采购外包行为，降低总拥有成本（TCO），确保合规、质量、交付、服务四大维度可控，特制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于集团总部、事业部、区域公司、工厂、研发中心、销售公司、海外代表处等所有使用采购外包服务的单位（以下简称“需求单位”）。

1.3定义

采购外包：指将原本由需求单位自行实施的供应商寻源、比价、招标、合同签署、订单下达、跟单、物流、质检、对账、付款申请等全部或部分职能，委托给外部专业机构（以下简称“外包商”）完成，并以“结果+过程”双维度付费的服务模式。

1.4管理原则

（1）“谁需求、谁负责”原则：需求单位对业务结果负最终责任。

（2）“分类分级”原则：按品类风险等级与金额大小实行差异化管理。

（3）“全生命周期”原则：覆盖外包商准入、合同、日常运营、绩效、退出五大阶段。

（4）“数字化留痕”原则：所有关键节点必须在SRM系统（SupplierRelationshipManagement）固化表单、附件、审批流，禁止线下绕路。

第二章组织与职责

2.1采购外包管理委员会（以下简称“管委会”）

主任：集团分管采购副总裁

成员：采购中心、法务中心、财务中心、审计部、质量部、信息安全部、使用部门代表

职责：审批年度外包策略、A类外包商准入、重大违约处理、年度审计报告。

2.2采购中心（COE）

（1）制定并动态更新《采购外包品类策略白皮书》；

（2）建立统一的外包商库、价格库、绩效库；

（3）组织年度外包商复评、飞行检查、专项审计；

（4）负责SRM系统权限分配及数据治理。

2.3需求单位

（1）提交《采购外包申请单》，明确外包范围、预算、KPI；

（2）指派“外包业务代表”（BPR）一人，负责日常对接、验收、绩效打分；

（3）参与外包商现场审核、联合谈判、合同评审；

（4）每月5日前在SRM确认上月对账单，逾期视为无异议。

2.4外包商

（1）设立“客户专属交付团队”，至少包含项目经理、寻源工程师、质控工程师、财务对账专员；

（2）遵守《外包商行为准则》，签署《保密与信息安全协议》（NDA+ISA）；

（3）接受飞行检查、数据穿透审计、第三方合规调查；

（4）出现重大质量或合规事件时，24小时内提交《事件初步报告》，3日内提交《纠正与预防措施报告》（CAPA）。

第三章品类分类与外包策略

3.1品类风险矩阵

维度一：供应市场复杂度（技术门槛、供应商数量、地缘政治）

维度二：对核心业务的影响度（交期、质量、成本、知识产权）

经管委会审议，将全品类划分为四类：

A类（战略高敏）：芯片、算法授权、关键原材料——禁止外包；

B类（杠杆型）：包装耗材、五金件、低值易耗——可外包，采用“框架协议+竞价”模式；

C类（瓶颈型）：特殊化学品、稀缺模组——可部分外包，采用“双源+VMI”模式；

D类（非核心）：办公用品、差旅、员工体检——鼓励外包，采用“一站式商城”模式。

3.2外包深度分级

L1：仅外包寻源与比价，订单仍由需求单位下达；

L2：外包寻源、比价、订单、跟单，质检与付款由需求单位掌控；

L3：全链路外包，外包商对交付结果负总责（Turn-Key）。

各品类允许的外包深度由《品类策略白皮书》每年更新一次。

第四章外包商准入管理

4.1资格预审

（1）硬门槛：

a.成立≥3年，注册资本≥500万元，近3年主营业务收入年均≥2000万元；

b.具备ISO9001、ISO14001、ISO45001或同等体系证书；

c.具备3年以上同行业外包服务经验，提供≥3份合同及客户证明；

d.近3年无重大行政处罚、失信记录、环保处罚、知识产权败诉。

（2）软门槛：

a.数据接口：可对接SRM、ERP、PLM、WMS系统，支持API或SFTP；

b.结算账期：可接受“月结30天+6个月银行承兑”；

c.保证金：按预估合同金额5%缴纳，最低10万元，以保函或现金形式。

4.2现场审核流程

Step1文件评审：外包商提交《资格预审文件包》（模板由COE统一发布）；

Step2现场审核：COE组织跨部门3人小组，按《外包商现场审核清单》打分，≥80分视为通过；

Step3高管面试：管委会随机抽选外包商高管进行30分钟质询，重点考察危机应对、数据安全、合规文化；

Step4公示：通过名单在SRM首页公示5个工作日，接受实名举报；

Step5入库：公示无异议后生成唯一编码，纳入“合格外包商库”，有效期2年。

第五章采购外包合同管理

5.1合同类型

（1）单价合同：适用于B、D类品类，价格锁定12个月；

（2）成本加激励合同：适用于C类瓶颈品类，目标成本±5%以内按5:5分成；

（3）总价加奖励合同：适用于L3Tur