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沟通纪要记录规范

一、常见应用情境

本规范适用于各类需要记录沟通核心信息的场景，包括但不限于：

常规会议沟通：部门例会、项目推进会、周/月度总结会等内部工作协调会议；

跨部门协作沟通：涉及多部门配合的需求对接、资源协调、问题解决会议；

客户/供应商对接沟通：需求沟通、方案确认、进度反馈、问题处理等外部协作会议；

项目进度同步沟通：阶段性成果汇报、风险预警、计划调整等专项沟通；

突发问题处理沟通：故障响应、紧急协调、临时决策等应急沟通场景。

二、标准操作流程

（一）会前准备：明确记录基础

沟通目的确认

提前与沟通发起人明确本次沟通的核心目标（如“确定项目Q3执行计划”“解决客户A的投诉问题”），保证记录内容聚焦关键议题。

基础信息收集

获取沟通的基本要素：时间（具体到分钟，如“2024年X月X日14:00-15:30”）、地点（会议室/线上会议/电话沟通）、参会人员（姓名+部门/角色，如“-产品部经理”“-技术部开发”）、记录人（指定专人负责，避免临时遗漏）。

资料与工具准备

提前获取沟通相关材料（如会议议程、项目背景文档、客户需求清单），准备记录工具（电子文档/专用纪要模板、录音设备【需提前告知参会人】），保证记录过程流畅。

（二）会中记录：抓取核心信息

开场关键信息确认

沟通开始时，简要记录开场白（如“本次会议旨在讨论项目延期问题，由主持”），并核对参会人员是否与预期一致，如有