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2026年服务机器人公司采购付款审批管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司采购付款审批全流程管理，防范采购付款风险（如虚假采购、超额付款、付款延迟导致供应链中断等），提高资金使用效率，结合服务机器人行业采购特性（核心零部件定制化采购、研发耗材高频采购、外协加工采购等）及公司财务管理需求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有采购类付款审批活动，覆盖核心零部件采购、研发耗材采购、生产辅料采购、办公用品采购、外协加工服务采购、设备采购等所有采购类型；涉及采购部、研发部、生产部、财务部、管理层等所有参与采购付款审批的部门及人员。

第三条基本原则

合规性原则：采购付款审批严格遵守《中华人民共和国合同法》《企业内部控制应用指引》等法律法规，以及公司资金管理、采购管理等内部制度要求。

权责匹配原则：按采购金额、采购类型划分审批权限，明确各审批环节的责任主体，确保“采购-验收-付款”各环节权责清晰、相互制衡。

先验后付原则：所有采购付款需以货物验收合格、服务完成确认为前提，严禁未验收先付款（特殊采购类型如定制化核心零部件预付款除外）。

效率与风控兼顾原则：在保障资金安全的前提下，优化审批流程，缩短审批时限，确保核心零部件等关键采购的付款及时性，维护供应链稳定。

全程可追溯原则：采购付款审批的所有环节需留存书面或电子记录，包括采购合同、验收单、发票、审批单等，确保付款行为可追溯、可核查。

第二章采购付款审批范围与分类

第四条审批范围

公司所有对外采购产生的款项支付均纳入本制度审批范围，包括货款、预付款、定金、尾款、外协加工费、运输费等与采购相关的各类款项；不包含员工费用报销、备用金借支等非采购类付款（按对应专项制度执行）。

第五条采购类型与付款方式划分

核心零部件采购：指服务机器人核心功能部件（如传感器、控制器、执行机构等）的采购，付款方式分为预付款（≤合同金额30%）、到货款（验收合格后支付60%）、尾款（质保期满支付10%）；单次采购金额较高，付款审批需重点核查采购合同、验收报告。

研发耗材采购：指研发部门实验用耗材、测试配件等采购，付款方式为货到验收合格后一次性付款；采购频次高、单次金额较小，审批流程可适当简化，但需核查耗材验收记录。

生产辅料采购：指生产环节辅助材料（如螺丝、包装材料等）采购，付款方式为月结或批结，付款审批需核查采购入库单、对账明细。

设备采购：指生产、研发用专业设备采购，付款方式分为预付款（≤合同金额20%）、到货款（安装调试合格支付70%）、尾款（质保期满支付10%）；审批需核查设备验收报告、发票合规性。

外协加工服务采购：指服务机器人零部件外协加工、整机装配外协等服务采购，付款方式为加工完成验收合格后付款，审批需核查加工成果验收单、工时/成本明细。

第三章采购付款审批通用流程

第六条付款申请

申请主体：采购付款申请由采购部经办人发起，核心零部件、研发耗材等专项采购可由对应业务部门（研发部、生产部）协同发起；申请需在满足付款条件后3个工作日内提交。

申请材料：完整填写《采购付款申请单》，注明采购合同编号、采购类型、付款金额、付款方式、收款方信息、付款依据等；附采购合同复印件、验收单/入库单、合规发票、对账明细等佐证材料，预付款需额外附采购进度说明。

材料审核：采购部负责人需对申请材料的完整性、真实性进行初审，重点核查验收单签字是否齐全、发票信息与合同是否一致，初审通过后提交财务部。

第七条财务审核

合规性审核：财务部审核发票的合规性（是否为增值税专用发票、发票信息是否准确、是否加盖发票专用章）、付款金额与合同/验收单是否一致、收款方信息与合同是否匹配。

资金审核：核查公司资金计划，确认付款金额在月度资金预算范围内；核查应付账款台账，确认无重复付款、超额付款风险。

审核反馈：审核通过的，在《采购付款申请单》签字确认并提交审批；审核不通过的，注明原因退回采购部，要求补充完善材料，补充材料需在2个工作日内完成。

第八条分级审批

小额付款（单次≤5万元）：经采购部负责人、财务部审核后，由财务经理审批；适用于研发耗材、办公用品等小额采购付款。

中额付款（5万元＜单次≤50万元）：经采购部负责人、财务部审核后，由分管采购领导审批；适用于常规核心零部件、生产辅料批量采购付款。

大额付款（单次＞50万元）：经采购部负责人、财务部、分管采购领导审核后，由总经理审批；适用于核心零部件大额采购、设备采购、外协加工大额付款。

预付款审批：所有预付款（无论金额大小）均需额外经财务总监审核，单次预付款≥20万元的需总经理审批；审批需重点核查预付款比例是否符合合同约定。

第九条资金支付

支付执行：财务部收到完整审批手续的付款申请后，在2个工作日内完成资金支付；优先采用银行转账方式，严禁现金支付（≤1