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2026年服务机器人公司采购合同签订与管理制度.docx

2026年服务机器人公司采购合同签订与管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范本公司采购合同的签订、履行、变更、归档及监督管理等全流程工作，防范合同法律风险与经营风险，保障公司合法权益，结合服务机器人行业采购业务特性（含核心零部件、智能控制系统、外协加工服务、软硬件配套等采购场景）及公司实际经营管理需求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有采购合同的签订与管理活动，涵盖原材料、设备、配件、技术服务、外协加工等各类采购业务对应的合同；覆盖采购部、法务部、财务部、需求部门、管理层等所有参与采购合同签订与管理的部门及人员。

第三条基本原则

合法合规原则：合同的签订、履行、变更等全流程严格遵守《中华人民共和国民法典》《招标投标法》等国家法律法规，以及公司内部管理规定，确保合同具备法律效力。

平等自愿原则：与供应商签订合同遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，兼顾双方合法权益，不得签订显失公平或违背公序良俗的合同条款。

风险可控原则：合同条款需明确权责、违约责任、争议解决方式等核心内容，提前规避价格波动、交付延迟、质量缺陷等采购风险。

全程管控原则：对合同从前期洽谈、条款拟定、审核审批、签订生效，到履行跟踪、归档保管的全生命周期进行闭环管理。

第二章合同签订前期管理

第四条供应商准入与评估

采购部需建立供应商准入审核机制，拟签订合同的供应商需提供营业执照、相关资质证书、产品检测报告（服务机器人核心部件供应商需额外提供行业认证文件）等资料，经采购部、法务部、质量部联合审核通过后方可进入合作名单。

对核心供应商（年度采购金额≥100万元）需进行实地考察，评估其生产能力、质量管控体系、履约能力、售后服务水平等，形成《供应商评估报告》作为合同签订的重要依据；非核心供应商需完成线上资质核验及信用查询。

供应商准入后需建立动态评估档案，每季度更新履约情况、产品质量反馈等信息，评估不合格的供应商暂停合作，整改达标后方可恢复合同签订资格。

第五条采购需求确认

需求部门需根据公司生产经营计划，填写《采购需求单》，明确采购标的（含规格型号、技术参数、数量、交付时间、质量标准等），经部门负责人、分管领导审批后提交采购部；服务机器人核心部件采购需附技术规格书。

采购部收到《采购需求单》后，需核对需求的合理性、准确性，结合市场行情、库存情况与需求部门沟通确认，避免因需求模糊导致合同条款争议。

单次采购金额≥50万元的，采购部需组织至少3家合格供应商进行比价或招标，形成《采购比价/招标报告》，作为合同定价的依据；特殊品类（如定制化核心部件）可采用单一来源采购，但需提交专项说明经管理层审批。

第六条合同条款拟定规范

采购合同需使用公司统一制定的标准模板（法务部拟定并更新），特殊采购场景需调整条款的，需在标准模板基础上修改，不得擅自拟定无模板依据的合同。

合同核心条款需包含但不限于：采购标的（服务机器人相关采购需明确部件型号、软件版本、技术服务范围等）、数量、单价、总价（含税费、运输费等费用构成）、交付时间及地点、质量标准及验收方式、付款方式及期限、发票开具要求、违约责任、争议解决方式。

针对服务机器人采购特性，需额外明确：核心部件的质保期限（不得低于行业标准，且不短于12个月）、技术参数达标要求、软件系统升级服务、故障响应时限等条款；外协加工服务需明确工艺标准、保密条款（涉及公司核心技术的需单独签订保密协议）。

第三章合同审核与审批

第七条内部审核流程

采购部完成合同条款拟定后，首先提交部门负责人审核，重点核对采购标的、数量、价格、交付时间等与《采购需求单》《比价/招标报告》的一致性。

采购部负责人审核通过后，提交法务部审核，法务部重点审查合同条款的合法性、合规性、风险点，包括违约责任是否明确、争议解决方式是否合理、知识产权归属（涉及定制化技术的）是否清晰等，审核后出具《合同法务审核意见》，需修改的条款由采购部与供应商沟通调整。

法务部审核通过后，提交财务部审核，财务部重点审查付款方式、发票类型、资金预算等是否符合公司财务管理制度，确认资金计划可支撑后出具审核意见。

第八条分级审批规则

单次采购金额＜10万元的合同，经采购部、法务部、财务部审核后，由采购分管领导审批即可；

10万元≤单次采购金额＜50万元的合同，经上述部门审核后，需提交总经理审批；

单次采购金额≥50万元的合同，经部门审核、总经理审核后，需提交董事会（或经营决策委员会）审批；

所有审批环节需在3个工作日内完成，审核人需注明明确的审核意见（同意/修改/否决），否决的需说明具体原因，由采购部重新调整合同条款。

第九条合同签订生效

合同经所有审批环节通过后，由采购部指定专人（合同管理员）与供应商确认最终版本，确保双方持有的合同文本内容完全一致。