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2026年服务机器人公司采购款项结算管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范本公司采购款项结算管理工作，保障公司资金使用安全、高效，明确采购款项结算的流程、责任及标准，防范结算环节的财务风险，结合服务机器人行业采购业务特点（含核心零部件采购、外协加工服务采购、软硬件配套采购等）及公司实际经营情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有采购款项的结算活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购、外协加工费用等与采购相关的款项支付、对账、核销等环节；覆盖公司采购部、财务部、仓储部、验收部等所有参与采购款项结算的部门及相关人员。

第三条基本原则

合规性原则：结算工作严格遵守《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等国家法律法规，以及公司财务管理制度、采购管理制度等内部规定。

真实性原则：结算依据必须真实反映采购业务的实际情况，所有结算凭证（合同、入库单、验收单、发票等）真实、合法、有效。

及时性原则：在确保审核无误的前提下，按照合同约定及公司资金计划及时完成款项结算，维护公司良好的供应商合作关系。

权责明确原则：明确各部门在采购款项结算中的职责，做到分工清晰、相互监督。

第二章结算前准备

第四条采购合同管理

所有采购业务必须签订正式采购合同，合同中需明确采购标的、数量、单价、总价、付款方式、付款期限、发票类型及开具要求、验收标准、违约责任等与款项结算相关的核心条款。

采购合同需经采购部、法务部、财务部、公司管理层逐级审核审批后方可生效，未经审批的合同不得作为结算依据。

采购部需将生效后的采购合同原件及时归档，并将复印件提交财务部备案，合同内容发生变更的，需及时更新备案资料。

第五条采购验收管理

采购物资到货或服务完成后，仓储部（物资类）或需求部门（服务类）需在规定时限内（物资到货3个工作日内、服务完成1个工作日内）组织验收，验收内容包括数量、规格、质量、技术参数等是否符合合同约定。

验收合格的，需填写《采购验收单》，由验收人、部门负责人签字确认；验收不合格的，需注明不合格原因，及时反馈采购部与供应商沟通处理（退换货、扣款、终止合同等），未验收或验收不合格的采购项目，财务部不得办理结算手续。

验收单需详细注明采购合同编号、采购标的、验收数量、验收结果等信息，作为结算的重要凭证。

第六条发票管理

供应商需按照合同约定的时间、类型、金额开具合法有效的发票，发票内容需与采购合同、验收单等凭证内容一致（包括商品/服务名称、规格、数量、金额等）。

采购部收到供应商发票后，需在1个工作日内核对发票信息（发票真伪、信息准确性、是否符合税务要求等），核对无误后填写《发票交接单》提交财务部；核对有误的，需及时退回供应商重新开具。

财务部需对收到的发票进行复核，确认符合抵扣及入账要求后，方可作为结算依据，不符合要求的发票需退回采购部处理。

第三章结算流程

第七条结算申请

采购部根据已生效的采购合同、验收合格的验收单、合规的发票等凭证，填写《采购款项结算申请表》，申请表需注明合同编号、供应商名称、结算金额、付款方式、付款账号、结算依据等信息，并附相关凭证复印件。

结算申请表需经采购部负责人审核签字，审核内容包括结算金额是否与合同、验收单、发票一致，结算申请是否符合合同约定的付款条件等。

第八条部门审核

财务部收到结算申请及相关凭证后，首先核对结算申请表填写信息是否完整、附件是否齐全，随后逐一核对合同、验收单、发票等凭证的一致性和有效性，重点审核：

结算金额是否准确，是否符合合同约定的定价及付款比例；

付款条件是否已满足（如验收合格、发票已提供等）；

供应商信息（名称、账号、开户行等）是否与合同一致。

财务部审核无误后，由财务负责人签字确认；审核发现问题的，需退回采购部补充完善或说明情况，待符合要求后重新提交。

对于结算金额超过一定标准（单笔结算金额≥50万元）的，财务部审核后需提交公司分管领导、总经理审批；单笔结算金额≥200万元的，需提交董事会审批（具体金额标准可根据公司实际调整）。

第九条款项支付

经所有审批环节通过后，财务部根据公司资金计划安排付款，付款时需严格按照结算申请表注明的供应商账号、付款金额、付款方式执行，不得擅自变更。

付款完成后，财务人员需及时在财务系统中记录付款信息，打印付款凭证（银行回单等），并将付款凭证与结算申请表、合同、验收单、发票等资料整理归档。

若因银行系统问题、供应商账号错误等原因导致付款失败，财务部需及时通知采购部与供应商沟通，核实信息后重新办理付款手续，并做好记录。

第十条特殊结算情形处理

预付款结算：对于合同约定需支付预付款的采购项目，采购部需提交预付款申请，附采购合同、预付款保函（如有）等凭证，经审批后财务部支付预付款；预付款金额不得超过合同总价的30%（特殊情况需经总