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机关档案数字化管理制度

第一章总则

为规范机关档案数字化工作流程，保障档案信息资源的完整性、准确性和安全性，提升档案管理现代化水平，根据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理系统基本功能规定》《纸质档案数字化技术规范》等法律法规及行业标准，结合本机关实际，制定本制度。

本制度适用于本机关各类纸质档案、特种载体档案（照片、录音、录像等）的数字化加工，以及数字化成果的管理、利用与维护。

档案数字化工作遵循“统筹规划、分步实施、标准统一、安全可控”原则，坚持纸质档案与数字化成果“双套制”管理，确保数字化过程可追溯、成果可验证、利用可监管。

第二章组织与职责

第一节管理机构

成立档案数字化工作领导小组（以下简称“领导小组”），由分管档案工作的机关负责人任组长，办公室（档案管理部门）、信息技术部门、业务部门主要负责人为成员，负责统筹协调数字化工作重大事项，审定数字化工作计划、资金预算、技术方案及安全措施，研究解决工作推进中的重大问题。

领导小组下设数字化工作专班（以下简称“工作专班”），由办公室（档案管理部门）牵头，信息技术部门、业务部门指定专人组成，具体承担以下职责：

1.制定年度数字化工作计划，明确目标任务、时间节点及责任分工；

2.组织开展数字化前档案鉴定、整理与著录；

3.监督数字化加工过程，核查技术标准执行情况；

4.验收数字化成果，组织质量抽检与问题整改；

5.协调解决数字化设备、场地、人员等保障问题；

6.定期向领导小组汇报工作进展及存在问题。

第二节部门分工

1.办公室（档案管理部门）：负责档案原始质量审核（包括完整性、可读性、整理规范性），制定数字化技术标准与质量要求，组织成果验收与归档，建立数字化档案目录与元数据管理体系，监督纸质档案数字化后的保管与处置。

2.信息技术部门：负责数字化设备维护、网络安全保障、数字化系统开发与运维，指导数据存储、备份及灾备方案实施，确保数字化加工环境符合安全要求。

3.业务部门：配合完成本部门归档档案的整理、鉴定与移交，提供档案背景信息（如文件形成时间、责任者、密级等），参与数字化成果的准确性验证。

第三章数字化流程与操作规范

第一节准备阶段

1.档案鉴定与整理：

-数字化前需对拟数字化档案进行全面鉴定，剔除无保存价值、重复归档或损毁严重无法修复的档案。

-对需要数字化的档案按全宗、类别、年度等进行系统整理，确保案卷（件）排列有序，页号编制规范，破损档案需先进行修裱、去污等抢救性保护。

-编制待数字化档案清册，注明档号、题名、页数、密级、保管期限等信息，经档案管理部门审核后移交数字化加工环节。

2.设备与环境准备：

-数字化加工场所应独立设置，配备门禁系统、视频监控、消防设施及温湿度调控设备（温度18℃-26℃，相对湿度30%-50%），确保环境安全、整洁、无强光直射。

-数字化设备包括高速扫描仪（A3及以上幅面）、大幅面扫描仪（适用于图纸等特种载体）、图像处理工作站、存储服务器等，需经检测调试，确保扫描精度、色彩还原度等技术参数符合要求。

3.技术方案制定：

-根据档案类型（文书、科技、照片等）、载体特性（纸质、胶片等）及利用需求，制定差异化技术方案。例如：文书档案扫描分辨率不低于300dpi，照片档案或需要放大利用的档案分辨率不低于600dpi；彩色档案采用24位真彩色扫描，黑白档案采用灰度模式扫描。

-明确数字化成果格式：文本类档案采用TIFF格式（未压缩或LZW压缩）存储原始图像，同时生成PDF/A-2a格式用于长期保存；照片、图纸等特殊载体档案可增加JPEG2000格式；元数据采用XML格式著录，与图像文件关联存储。

第二节实施阶段

1.扫描操作：

-扫描人员需核对待扫描档案与清册信息，确认无误后按页扫描，避免漏扫、重扫。扫描时需保持档案平整，对装订成册的档案应拆除装订物（或采用平板扫描仪），避免折叠、压痕；对脆弱档案（如薄纸、褪色文件）需采用非接触式扫描设备。

-扫描过程中需实时检查图像质量，发现歪斜、模糊、黑边等问题立即重新扫描，确保单页图像完整覆盖档案内容，页边距均匀（上下左右各保留2mm-5mm空白）。

2.图像处理：

-图像纠偏：对扫描后倾斜角度超过2°的图像进行自动或手动纠偏，确保文字、线条与图像边缘平行。

-去污处理：对图像中的污点、划痕等进行修复，修复过程中不得覆盖或修改原始档案内容，修复痕迹需可追溯（通过图像处理软件记录操作日志）。