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学生学籍档案管理制度

第一章总则

第一条为规范本校学生学籍档案的生成、流转、保管与利用，保障学生合法权益，支撑教育教学质量监测与改进，依据《教育法》《档案法》《普通高等学校学生管理规定》等上位规范，结合本校“全过程育人、全要素归档、全周期服务”的管理理念，制定本制度。

第二条本制度所称学籍档案，是指学生从招考录取到毕业离校全过程中形成的、反映其学业经历与综合素质、具有保存与查考价值的各种文字、图表、声像、电子及实物载体材料。

第三条学籍档案管理坚持“真实完整、安全保密、方便利用、责任到人”的原则，实行“学校统筹、学院为主、职能部门协同、信息化支撑”的校院两级管理体制。

第四条本制度适用于本校接受普通高等学历教育的本科生、第二学士学位生、研究生、来华留学生及以往届补档人员。非学历教育学生档案参照执行，另行细则补充。

第二章档案内容与形成标准

第五条学籍档案实行“一生一档、一档多卷、卷内分层”的结构。主卷永久保存，副卷保存期限与学生学业周期同步，必要时可延期。

第六条主卷必备材料及排序：

（一）入学录取材料：含招生录取表、政审表、体检表、高考（研考）成绩单、加分资格证明、学生本人签字确认的录取通知书复印件。

（二）学籍注册材料：含新生入学登记表、学籍卡、学生证件照电子版与纸质版、身份信息变更审批表。

（三）学业过程材料：含每学年学籍注册章、主修专业确认表、转专业审批表、辅修双学位申请表、休学复学审批表、保留入学资格审批表、跳级或留级处理决定。

（四）学业评价材料：含全部学期成绩单、重修成绩认定表、学分认定与转换表、毕业论文（设计）题目与成绩、答辩记录、学位申请表、学位评定委员会决议。

（五）综合素质材料：含奖学金及荣誉称号评审表、违纪处分决定及解除文件、志愿服务记录、国际组织实习证明、创新创业学分认定表、体测成绩、心理健康测评结果。

（六）毕业结业材料：含毕业资格审查表、学历学位证书复印件、电子注册备案表、毕业生登记表、校友联络信息确认表。

第七条副卷可选材料：学生社团任职、竞赛获奖、专利论文、社会实践报告、国际交流成绩单、企业实训考核表等，由学生自主提交、学院审核后归入。副卷实行“谁产生、谁负责、谁归档”的动态机制。

第八条电子档案与纸质档案内容须保持完全一致，电子文件采用PDF/A-2b格式，分辨率≥300dpi，数字签名采用国密SM2算法，时间戳由学校依法设立的时间戳服务中心颁发。

第九条所有归档材料须为原始件或经确认与原始件一致的复制件。凡用复印件归档，须加盖“与原件一致”骑缝章，并由经办人、复核人双签字。任何个人不得擅自涂改、抽取、添页或销毁。

第三章职责分工

第十条学校档案工作委员会为决策机构，负责审议学籍档案发展规划、年度检查报告、档案信息化预算及重大争议处理。委员会主任由校长担任，成员含档案馆、教务处、学生处、研究生院、信息化办公室、保密办、各学院负责人。

第十一条档案馆是业务主管单位，履行以下职责：

（一）制定档案技术规范、保管期限表、数字化操作规程；

（二）组织学籍档案的接收、整理、编目、统计、鉴定、销毁；

（三）配置符合国家B1级防火、C级防水、恒温恒湿、防盗报警的专用库房；

（四）开展档案利用审核、远程服务、编研开发、校史展览；

（五）定期组织业务培训与考核，对学院档案员实行年度评优与问责。

第十二条教务处负责生成并审核本科及第二学士学位学生的主干学业材料，确保成绩、学籍异动、毕业资格审查数据在归档前完成系统锁定。

第十三条学生处负责采集、审核学生奖惩、资助、心理健康、军训、志愿服务等综合素质材料，并在事件发生后30个工作日内完成归档。

第十四条研究生院负责研究生从招考到学位授予全过程材料的生成、审核与移交，确保学位评定委员会决议与学位申请表同步归档。

第十五条信息化办公室负责数字校园基础平台与档案管理系统的对接，确保电子档案元数据自动捕获、四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）通过率达100%，并提供区块链存证接口。

第十六条各学院是学籍档案的“第一形成者”，履行以下职责：

（一）指定专职档案员，人数按学生数1:800配备，保持岗位稳定；

（二）在新生入学后两周内完成建档，毕业前三个月完成主卷整理与移交；

（三）建立学院级档案分室，配置密码文件柜、监控摄像头、自动灭火球；

（四）每学期开展一次档案清点，发现缺失立即启动补档程序；

（五）配合档案馆完成数字化加工、开放审核、校友查档、学历认证。

第四章归档流程与时限

第十七条归档流程实行“节点触发、限时办结、闭环管理”。

（一）触发节点：招生录取、学籍注册、成绩发布、学籍异动、奖惩决定、毕业学位、离校手续。

（二）材料收集：责任老师在节点发生后5个工作日内完成原始材料收集