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XX中学2026年春季学期期末档案整理归档工作安排及移交要求

为规范学校档案管理工作，全面梳理2026年春季学期各项工作资料，确保档案资料的完整性、系统性、规范性和安全性，切实发挥档案在学校教育教学、管理决策中的重要作用，根据上级档案管理相关规定，结合我校实际，特制定本期末档案整理归档工作安排及移交要求，望各部门、各年级、各班级严格遵照执行，确保按时、保质完成档案整理归档及移交工作。

一、工作总体目标

以规范档案管理、提升档案质量为核心，全面收集2026年春季学期学校各项工作形成的各类档案资料，按照“分类整理、规范装订、有序归档、安全移交”的原则，完成所有档案的整理、装订、编号、归档工作，确保档案资料齐全完整、分类科学、保管安全，实现档案管理标准化、规范化，为学校后续工作查阅、历史追溯、考核评估提供可靠依据。

二、归档范围

本次期末档案整理归档范围涵盖2026年春季学期（2026年2月—2026年7月）学校各部门、各年级、各班级在教育教学、管理服务、文体活动、教研科研等各项工作中形成的，具有保存价值的各类文字、图片、音像、电子等资料，具体包括以下类别：

（一）行政类档案：学校工作计划、总结、通知、通报、会议纪要、规章制度、请示批复、上级文件、对外交流材料等；

（二）教学类档案：各年级、各学科教学计划、教案、课件、教学反思、听课记录、作业批改样本、试卷、成绩分析、教学质量评估材料、教研活动记录、课题研究材料、优质课评比材料等；

（三）学生类档案：学生学籍信息、综合素质评价材料、评优评先材料、奖惩记录、体检报告、学生活动记录、家长会材料、家校沟通记录等；

（四）德育类档案：主题班会记录、德育活动方案及总结、学生行为规范教育材料、安全教育材料、志愿服务记录、师德师风建设材料、班主任工作手册等；

（五）文体类档案：各类文体活动方案、通知、照片、视频、总结、获奖证书复印件等；

（六）财务类档案：本学期经费收支凭证、报销单据、财务报表、采购合同、资产登记材料等（由财务处单独整理归档）；

（七）其他类档案：学校基础设施建设材料、固定资产登记材料、各类检查评估材料、教职工培训材料、人事变动材料等。

三、工作时间安排

本次期末档案整理归档及移交工作分三个阶段推进，明确时间节点，确保工作有序高效完成，具体安排如下：

（一）资料收集阶段（2026年X月X日—X月X日，共5个工作日）

各部门、各年级、各班级指定专人负责，全面梳理本单位本学期形成的各类档案资料，逐一对接、逐项收集，确保资料不遗漏、不缺失；对零散资料进行初步分类、整理，剔除无用、重复材料，确保收集的资料真实、完整、有保存价值。

（二）整理装订阶段（2026年X月X日—X月X日，共7个工作日）

各单位按照档案整理规范要求，对收集的资料进行分类、排序、编号、装订：文字资料采用A4纸张统一规格，折叠整齐、装订牢固；图片、音像资料分类整理，标注清楚内容、时间、地点、责任人；电子档案按类别建立文件夹，命名规范，与纸质档案同步整理，确保纸质档案与电子档案一一对应。

（三）审核移交阶段（2026年X月X日—X月X日，共3个工作日）

各单位完成档案整理装订后，填写《XX中学2026年春季学期档案移交登记表》，注明档案类别、数量、装订情况、责任人等信息；学校档案管理部门组织专人对各单位移交的档案进行审核，对不符合整理规范的档案，责令限期整改；审核通过后，办理正式移交手续，双方签字确认，完成档案移交工作。

四、整理规范及要求

为确保档案整理质量，达到规范化、标准化要求，明确以下整理规范，各单位严格遵照执行：

1.分类规范：按照本通知明确的归档范围，对档案资料进行分类整理，每类档案单独装订，标注清晰的类别名称，做到分类科学、层次分明、便于查阅。

2.排序有序：同类档案按照“时间先后、重要程度”排序，行政文件按发文时间排序，教学资料按年级、学科排序，学生档案按班级、学号排序，确保排序有序、逻辑清晰。

3.编号规范：每册档案统一编号，编号格式为“年份+类别代码+册数”（如2026春-行政-01），编号标注在档案封面右上角，清晰醒目；每册档案内页标注页码，页码从第一页开始，连续编号，无漏页、重页。

4.装订规范：纸质档案采用线装或胶装方式装订，装订牢固、平整，无松动、脱落现象；档案封面统一使用学校指定样式，注明档案名称、年份、类别、册数、责任人、装订日期等信息，填写规范、完整。

5.电子档案规范：电子档案与纸质档案同步整理，文件格式统一（文档采用docx格式，图片采用jpg/png格式，视频采用mp4格式），文件夹命名规范，标注“年份+类别+单位”，便于检索和查阅；电子档案需备份留存，确保数据安全。

6.资料完整：确保各类档案资料齐全完整，无缺失、无破损、无涂改，对于重要的复印件资料，需注